ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Такая опись составляется в 3 экземплярах.
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются отдельно и включаются в отдельную опись.
В годовой раздел включаются приказы по личному составу (включая дела уволенных работников, личные карточки, невостребованные трудовые книжки). От бухгалтерии включаются лицевые счета на выдачу зарплаты (заменяют их расчетно-платежные ведомости).
При внесении в сводный годовой раздел описи по личному составу дела систематизируются в порядке:
1. приказы по личному составу;
2. списки личного состава;
3. личные карточки;
4. личные дела уволенных работников (при отсутствии отдельной описи личных дел);
5. лицевые счета на выдачу зарплаты;
6. акты о несчастных случаях (хранятся 45 лет).
Личные дела уволенных работников выделяются в особый подраздел годового раздела, также как и невостребованные трудовые книжки (хранятся 50 лет), и систематизируются в описи по алфавиту фамилий, указанных в именительном падеже. По буква фамилий систематизируются и дела с личными карточками.
Несколько дел могут быть сформированы в одно дело. При этом на обложку выносится «Личные дела работников «Д-Ф».
Личные дела вносятся в опись по году увольнения.
Допускается составление самостоятельной описи на отдельные категории дел (личные дела, лицевые счета).
При решении вопроса о включении в опись личных дел уволенных работников учитывается следующее:
ü Личные дела руководителей организации, работников, внесши крупный вклад в развитие отрасли, руководителей ключевых структурных подразделений могут храниться постоянно и включаться в описи дел постоянного хранения или будет составляться отдельная опись.
ü Годовой раздел сводной описи имеет установленную форму, порядок заполнения граф, нумерацию, которые аналогичны порядку составления описи дел постоянного хранения. Дополнительная графа – «Срок хранения дела(тома, части)».
ü В годовой раздел сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются заголовки дел, отложенных в течении года в деятельности структурных подразделений, имеющих срок хранения 10-25 лет.
Систематизация заголовков дел в такой описи соответствует систематизации заголовков сводной НД. Дела систематизируются с учетом специфики.
| … | 3-2 3-2 3-9 3-9 3-11 3-11 4-12 5-2 6-8 7-10 | Приказы №1-102 руководителя организации по личному составу Т.1 То же с №103 по №120. т.2. Личные карточки уволенных работников «Д-Ф» т.1. То же «Х-Я» т.2 Личные дела уволенных работников «А-Н» т.1. То же «М-Ш» т.2 Лицевые счета рабочих на выдачу зарплаты НЕВОСТРЕБОВАННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ Борисова Мария Николаевна Яковлев Олег Яковлевич Акты расследования несчастных случаев В данный раздел внесено … | Дата увольнения 2000 г. | 75 лет, ст. 50 лет, ст. 542 после увольнения 40 лет, ст.441 |
Опись по хронологически-номинальному принципу
| … | Приказы по личному составу … |
Опись личных дел уволенных работников за 2003-2004 гг
| ФИО ФИО ФИО |
ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
Регистрация ОГ
В индекс могут входить следующие составные части:
3/2/А-41/з
3—условное обозначение региона;
2 – условное обозначение тематики ОГ;
«з» – первая буква вида обращения.
Коллективные обращения можно обозначать так: Кл-41.
Обращения можно регистрировать: Гр-41.
Когда делаются запросы, то их стоит регистрировать под таким индексом: 2-3/150/А-41 (2 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела (валовой); 150 – валовой номер исходящего документа; А-41 – номер ОГ).
Анонимные ОГ
По закону они не рассматриваются, за исключением случаев, когда они содержат сведения о преступлениях. Вопрос, подлежат ли они регистрации, решается в каждой организации по-разному. Во многих положениях записано, что они должны регистрироваться. Например, АН-41 или Бн-41.
Дата добавления: 2016-02-04; просмотров: 1330;