Виды документов по личному составу

Документирование трудовой деятельности

Виды документов по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называетсядокументацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

· трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· трудовые книжки;

· личные дела;

· лицевые счета по заработной плате;

· личные карточки формы Т-2.

Документы по личному составуявляются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

1.1. Оформление приёма, перевода, увольнения работника

При приеме на постоянную работуоформляется ряд документов и проводится ряд процедур в следующем порядке:

1) заявление;

2) трудовой контракт (договор) с работником;

3) приказ о приеме;

4) запись в трудовой книжке;

5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6) лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта (заключения договора) издается приказо приеме сотрудника на работу.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (и заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

1) заявление работника об увольнении;

2) приказ об увольнении;

3) запись в трудовой книжке;

4) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле).

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы (в случае увольнения по инициативе работника) и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должностьв рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

1) заявление (представление);

2) контракт;

3) приказ по личному составу о переводе на другую должность;

4) запись в трудовой книжке;

5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6) запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе работника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2 (личном деле). Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Трудовой контракт

Трудовой контракт (договор)– документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.

Согласно Трудовому Кодексу Республики Беларусь трудовой контракт заключают сроком от одного до пяти лет с последующим его продлением или перезаключением.

Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям. При заключении контракта рекомендуется указывать:

1) место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его юридический адрес);

2) конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

3) дату начала работу и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

4) оплату труда;

5) обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. К их числу можно отнести:

1) испытательный срок;

2) совмещение профессий (должностей);

3) повышение квалификации;

4) дополнительный отпуск и др.

В трудовом контракте указывают размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях увеличены или уменьшены по сравнению с нормой, предусмотренной в организации (на предприятии). Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрения, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т.п.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации (на предприятии), второй – у работника.