ПОРЯДОК ПРИЕМА, ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Полный цикл прохождения входящих документов включает прием и первоначальную обработку корреспонденции, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрацию документов, рассмотрение руководством, доставку документов исполнителям, непосредственное использование или исполнение документов, распределение документов по логическим комплексам (делам).

Прием и первоначальная обработка производятся в СДОУ и проводятся централизованно. Это позволяет организовать всю последующую работу с документами, производить их учет. При поступлении проверяется целостность упаковки и правильность доставки. На поврежденных конвертах делается отметка и составляется акт. При невозможности использования составляется 2 акта, один из которых вместе с корреспонденцией возвращается отправителю (с пометкой «Ошибочно доставлено»). Не вскрываются конверты , отправленные в общественные организации и с пометкой «Лично» . Исполнитель обязан после этого отправить документ для учета и регистрации. Проверяется правильность вложения и наличие основного документа и приложения. Конверты сохраняются, когда по ним можно установить адрес и время отправления. Затем фиксируется факт поступления документа (регистрационным штампом). Если пакеты не вскрываются, то штамп ставится на конверте. Завершается первоначальная обработка сортировкой:

1. На регистрируемые и нерегистрируемые документы.

2. Документы, регистрируемые в СДОУ и в структурных подразделениях, в соответствии с перечнями.

При составлении перечня выявляются виды документов, не требующих ответа, и документов, регистрируемых в структурных подразделениях в самостоятельных формах (в основном, бухгалтерская документация, договорно-правового характера).

Задача предварительного рассмотрения состоит в том, чтобы направить документ лицу, принимающему по нему решение. Нужно руководствоваться положением о делопроизводстве, ДИ, НД.

Иногда время ожидания документа во много раз превосходит время его исполнения. Предварительное рассмотрение документов целесообразно осуществлять до их регистрации. Знакомясь с содержанием документов, работник определяет, куда и кому передать документ. При этом рекомендуется составлять перечень, в котором указаны виды документов, содержащиеся в них вопросы и структурные подразделения, в которые их следует отправить. Наличие перечней позволяет исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Рекомендуется разработать перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством (декреты, указы и др.), по принципиальным вопросам деятельности организации.

Для большей информированности руководителя можно составлять список, в котором указывается, какие документы поступили за день, неделю и кому они направлены на исполнение. Руководитель может ознакомиться с документами, представляющими определенный интерес; подписывая документы.

В процессе предварительного рассмотрения выясняется, не было ли переписки по вопросам. Если запрос поступает повторно, то подбираются ранее написанные документы и направляются руководителю. Документы передаются на рассмотрение в день получения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Документы, не требующие рассмотрения руководства, после регистрации вместе с РКК передаются в структурное подразделение соответствующему работнику. РКК помещается в контрольно-справочную картотеку, а документ передается руководителю структурного подразделения. После этого на РКК может быть перенесена его резолюция, а документ передан исполнителю. Как правило, передача дел производится под расписку, в той или иной регистрационной форме.