ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ (ВО) ДЕЛА
Оформление
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется ВО документов дела. Она составляется по установленной форме.
ВО составляется, как правило, в делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов – делах с «глухими» заголовками.
ВО составляется на отдельных листах в начале дела. К ней составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов, включенных в нее, количество её листов.
ВО подписывает составитель с указанием должности, расшифровкой подписи, и датой составления.
Если из дела изымаются документы, подлинник заменяется копией и это отражается в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующий акт.
Внутренняя опись документов дела №3-2
| Номер по порядку | Индекс документа | Заголовок документа | Дата | Номера листов дела | Примечания |
| Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства в аппарате министерства | 10.01.2006 | Стр. 1-3 | |||
| О распространении обязанностей между руководством министерства | 15.01.2006 | Стр. 4-7 |
Итого 50 (пятьдесят) документов.
Количество листов внутренней описи 6 (шесть)
Главный специалист Подпись Д.О. Бенько
20.01. 2007
При необходимости может составляться новая итоговая запись. В этом случае изменения вносятся и в заверительную запись в листе-заверителе.
Если дело переплетено, то ВО подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
В приказах по личному составу составление ВО имеет особенности. Заголовки – это предписываемые действия (приём, перемещение, увольнение) с указанием ФИО конкретных работников. Если в одном приказе указывается несколько действий, они расписываются во ВО под самостоятельными порядковыми номерами. Если указывается несколько действий, в заголовке пишется «По личному составу».
В протоколах и личных делах работников ВО также имеет особенности. Несколько личных дел уволенных работников могут быть подшиты в 1 дело. В этом случае, помимо ВО, имеющейся в каждом деле, составляется единая ВО документов, помещенная в начале.
Внутренняя опись документов личных дел уволенных работников «А-Ш»
| ФИО в И.п. | 15.01.1997 25.03.2006 | 1-15 | |||
| Борисова О.А. | 20.05.1996 20.10.2006 | 16-30 |
Во второй графе помещается номер личного дела, присвоенный ему при заведении личного дела по книге (журналу) учета личных дел. (По НД все личные дела учитываются под одним индексом.)
В графе 3 пишется ФИО работника в именительном падеже.
В графе 4 указывается дата приказа о приеме и приказа об увольнении.
В итоговой записи указывается общее количество документов. Включенных в личные дела работников, подшитых в одно дело.
Дата добавления: 2016-02-04; просмотров: 535;