Принятые сокращения, условные индексы, понятия и термины

Данные о качестве следует отличать от документации системы качества, порядок управления которыми приведен в 1МИ-4.5-ОКК. В данных о качестве содержится информация непосредственно о самом качестве продукции (документации), работ и услуг. В документации системы качества изложены требования к СК и порядок обеспечения СК.

Под регистрацией данных о качестве понимаются процедуры идентификации, сбора, индексирования, доступа, составления картотеки или создания базы данных, хранения, ведения и изъятия зарегистрированных данных о качестве.

Под маршрутно-сопроводительной документацией понимаются документы, обеспечивающие идентификацию и прослеживаемость товарно-материальных ценностей в процессе их транспортировки. Такие документы содержат информация об основных характеристиках товарно-материальных ценностей, правилах их транспортировки, погрузки-разгрузки и хранения, об ответственности за них в данный момент времени и маршруте их транспортировки. Сюда обычно относят транспортные накладные, маршрутные листы, коносаменты и проч.

Под продукцией понимается результат деятельности Компании или результат реализации отдельных технологических процессов.

Сокращения приведены в алфавитном порядке:

ДирФил — Директор филиала Компании

ДТС — Департамент трубопроводного строительства

МИ — Методологическая инструкция

НачУД — Начальник Управления делами

НОКК — Начальник Отдела контроля качества

ОКК — Отдел по контролю качества

ОМ — Отдел мониторинга

СК — Система качества

СКФил — Служба качества филиала

УВРК — Уполномоченный от высшего руководства по качеству

УД — Управление делами

Ответственность

НОКК несет ответст- Разработку настоящей инструкции и изменений в нее;

вен-ность за: Архивирование и рассылку настоящей инструкции;

Правильность составления первичной документации по качеству в Компании;

Организацию сбора и обработки данных о качестве; Регистрацию первичной документации по качеству продукции, являющейся результатом деятельности Компании в целом; Доработку документации о качестве продукции, являющейся результатом деятельности Компании в целом;

Составление централизованной базы данных о качестве на уровне Ком­пании и контроль за созданием баз данных о качестве в филиалах; Создание централизованной базы обобщающих статистических данных о качестве на уровне Компании и контроль за созданием таких баз данных в филиалах; Контроль за сроком хранения документации о качестве.

НачУД Изъятие и уничтожение ненужных документов с данными о качестве;

Организацию хранения данных о качестве.

Утверждение настоящей инструкции и изменений в нее.

Описание процесса

Составление первичной документации о качестве происходит на основе результатов входного, операционного и приемочного контроля, различного рода испытаний, связанных с этими и другими видами контроля (см. 5МИ-4.10 ОКК), а также по результатам внутренних проверок качества (см. 2МИ-4.17-ОКК).

Каждый документ о качестве должен быть подписан лицом, ответственным за правильность оформления документа и за достоверность информации, содержащейся в документе.

Все документы о качестве должны иметь опознавательный знак, который однозначно и наглядно показывает принадлежность данного документа к документации о качестве. Такой знак ставится на документ при разработке стандартной формы или при составлении документа, создаваемого не на стандартном бланке. Ответственность за идентификацию документа несет лицо, подписавшее его в качестве ответственного за исполнение.

Все составленные и подписанные документы о качестве технологического процесса в течение 3 дней направляются руководителю, ответственному за реализацию технологического процесса, который производит их проверку на правильность заполнения и оформления и на достоверность информации, содержащейся в документе. Данные о качестве продукции, являющейся результатом деятельности филиала, направляются в том же порядке МСКФил, а данные о качестве результатов деятельности всей Компании — НОКК.

Данные о качестве обязательно проверяются на:

1. полноту и комплектность документов;

2. наличие удостоверяющих подписей;

3. пригодность документов для хранения.

При обнаружении недопустимых отклонений в оформлении документа или недостоверной информации документ может быть доработан ОКК или направлен на доработку лицу, ответственному за исполнение документа.

При многократном нарушении правил оформления документов о качестве НОКК имеет право обязать сотрудника, нарушающего данные правила, пройти соответствующую программу обучения. В случаях злостного нарушения правил оформления документов о качестве НОКК имеет право обязать начальника сотрудника, допускающего нарушения документационной дисциплины, наложить на него административное взыскание.

Регистрация документа состоит в присвоении номера и занесении данных о документе в регистр учета документов по качеству. При этом необходимо осуществить выделение ключевых слов в документе, которые облегчат его поиск. Индексирование документа должно включать в себя нанесение на документ его номера по регистрам учета документов по качеству, а также буквенно-символьно-цифровых кодов, отражающих основное содержание и назначение документа.

Документы о качестве могут быть как на бумажном, так и на электронном носителе. В первом случае документ направляется в картотеку. Во втором случае электронный документ направляется в базу данных о качестве. При составлении картотеки и при создании базы данных следует точно определить регламентацию доступа к информации по качеству, лиц, ответственных за хранение информации, лиц, ответственных за изъятие и обновление информации. Всякое обращение к базе данных в целях ее использования, а также получение данных из картотеки должно быть зарегистрировано с указанием лица, выдавшего документ, и лица, получившего документ.

В случае если в документе содержится статистическая информация, такая информация подлежит обязательному занесению в электронную статистическую базу данных.

Статистическая база данных должна содержать в себе следующие разделы:

1. статистика качества технологических процессов;

2. статистика готовой продукции:

a. входной продукции;

b. внутренней продукции;

c. выходной продукции, т. е. продукции, сдаваемой Заказчику.

Использование данных о качестве может состоять в:

1. оценке качества продукции;

2. подтверждении требуемого уровня качества;

3. оценке эффективности функционирования системы качества;

4. анализа причин выявленных несоответствий;

5. проведения корректирующих и предупреждающих действий (см. 8МИ-4.14-ОКК);

6. предоставлении данных о качестве Заказчику или органам надзора, если это оговорено в контракте или требуется законодательством;

7. составлении отчетов НОКК.

Отчет НОКК должен содержать в себе следующие сведения:

1. оценку эффективности функционирования системы качества;

2. классификацию несоответствий по виновникам, причинам, видам, характеру и этапам обнаружения;

3. информацию о повторяющихся несоответствиях, их причинах и виновниках, оценку эффективности проводимых мероприятий, выводы и результаты анализа данных о качестве.

Изъятие и уничтожение документов по качеству должно проходить в строгом соответствии с требованиями по срокам хранения документов. Изъятие и уничтожение осуществляется специально созданной для этого комиссией, в которую обязательно должны входить Начальник УД, Начальник ОКК и представитель ОМ.

Изъятие и уничтожение документов должно проходить не чаще 1 раза в год.

Данные по качеству в общем случае должны храниться 10 лет.

Данные по рекламациям должны храниться 15 лет.

Регистры учета данных о качестве должны 25 лет.

Данные по качеству в общем случае хранятся в ОМ при этом ответственным за хранение должен быть представитель ОКК.

Данные по качеству готовой продукции, предназначенной для сдачи Заказчику, хранятся в УД.

Проверка исполнения настоящей методологической инструкции сотрудниками Компании и еефилиалов проводится Начальником ОКК не реже, чем 1 раз в квартал в ходе внутренних проверок качества (см. 2МИ-4.17-ОКК).

Описание порядка реализации действий приводится в схеме № 1:

Внесение изменений

Изменения в настоящую методологическую инструкцию подготавливает ОКК, утверждает УВРК.