Организация как объект управления

Организация – экономическая единица координации, обладающую доступными определению границами и функционирующую более или менее непрерывно для достижения цели или совокупности целей, разделяемых членами – участниками. (Стефан Роббинс)

Ключевые признаки организации:

· Организация – социальное образование. Организация состоит из людей или групп, которые представляют различные части организации. Организация – это объединение людей. Однако не всякое объединение людей образует организация.

· Наличие общей цели. Организация создается и существует для осуществления миссии, достижения общей цели, направленной на удовлетворение потребностей различных заинтересованных в ее деятельности лиц и групп.

· Структурированная совместная деятельность. Для достижения поставленных целей необходима совместная деятельность: общественная, производственная, научная, посредническая. В процессе деятельности осуществляется управление, направленное на организацию взаимодействия людей и групп. Формы взаимодействия зависят от целей, видов деятельности, разделения труда, установленных правил.

· Наличие определенных границ. Границы определяют, какие элементы находятся внутри, а какие вне организации, где заканчивается одна организация и начинается другая, на какие сферы деятельности распространяется ее деятельность. Определение рациональных границ связано с решением вопроса, какие этапы процесса создания продукта организация намерена включить в свои рамки. Границы организации закреплены в уставе, учредительном договоре, положениях и др. документах. При этом учитывается ряд ограничений, относящихся к численности персонала, размеру капитала, видам деятельности и т.п., зафиксированных в законах и др. нормативных актах.

В этой связи организация может рассматриваться как относительно автономная группа людей с четко структурированной совместной деятельностью и определенными границами, которая создается или существует для достижения общей цели (целей). В этой связи любую организацию можно рассматривать как социальную систему.

Социальная организация – это феномен, свойственный человеку и в какой-то степени животным. Большинство определений, которые даются социальной организации, акцентируют внимание на том, что она представляет собой в общем случае объединение людей – индивидуумов и групп, соединившихся ради достижения значимой для них цели. Социальная организация служит средством упорядочивания действий индивидуумов и групп, предупреждающим их столкновения и оберегающим общество от хаоса. Это достигается:

· социализацией, т.е. усвоением индивидом ценностей и норм, принятых в его социальном окружении;

· применением системы санкций при выходе за рамки ограничений, установленных для каждого гражданина как члена общества и/или организации (свобода одного гарантируется ограничением произвола со стороны другого). Соблюдение баланса возможностей – ключевая проблема демократической организации общества.

Организационные характеристики социальных систем:

1. Миссия организации. Это предназначение организации, основная цель ее существования. Миссия имеет большое значение для деловой среды. Она влияет на имидж организации, привлекает потребителей, партнеров, акционеров, так как информирует о том, что представляет собой фирма, к чему она стремиться, чем руководствуется в своей деятельности, какие средства готова использовать. Миссия придает организации определенность и индивидуальность. Она является основой для выработки целей и стратегии организации, определяет ее организационную структуру, оказывает влияние на ее организационную культуру. Она предъявляет определенные требования к сотрудникам, позволяет отбирать определенный тип работников, необходимых для организации.

Чтобы правильно выбрать миссию организации, в ее формулировке можно отразить:

- запросы, которые призвана удовлетворять фирма, компания (потребителей, сотрудников, собственников, общества);

- главную цель, к которой стремиться организация (например, быть лидером);

- продукт, который производит компания (услуги, работы);

- технологии, которые она использует;

- на каких рынках она работает;

- какие ценности проповедует организация;

каковы принципы ее деятельности.

Миссия организации, особенно крупной, может быть сформулирована очень широко. На уровне подразделения или малой организации миссия формулируется более конкретно, четко и, как правило, отражает определенную сферу деятельности и производимый продукт. Например, миссией автомобильной компании «Дженерал моторс» является – «предоставление такого качества продукции и услуг, при котором наши покупатели будут обеспечены превосходным товаром, наши работники и деловые партнеры уверены в нашем успехе, а держатели наших акций получат наибольшую отдачу на свои капиталовложения». А миссия ее дочерней компании «Шевролет» сформулирована гораздо уже: «Производство удобных и экономичных автомобилей».

Миссия может быть выражена в виде лозунга или девиза. Например, лозунгом компании «Макдональд», в котором отражена ее миссия, является «Чистота, качество, сервиз, быстрота».

2. Цели организации. На основе миссии, сформулированной в общих чертах, определяются цели организации, которые отражают разнообразные конкретные направления ее деятельности с указанием сроков их выполнения. Это могут быть долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели экономического, социального, производственного, организационного характера, направленные на рост и развитие организации, стабилизацию или ее сокращение.

Организация, реализуя свое предназначение (миссию), в зависимости от состояния внешней среды и собственных возможностей может добиваться самых различных целей: повышение доходности, конкурентоспособности, потребностей улучшения работы с клиентами, развития сотрудников и др. Цели организации являются основой для постановки целей ее подразделений. Таким образом, в организации складывается иерархия целей. Руководитель должен координировать цели подразделений, отдельных групп и лиц, направлять их на выполнение целей всей организации, не допуская организации возникновения противоречий. Такие противоречия порождают различные конфликты, которые в худшем случае могут разрушить организацию.

Кроме работников организации во внешней среде существуют заинтересованные группы – покупатели, поставщики, держатели акций, кредиторы, дистрибьюторы, которые определяют ее цели, исходя из собственных интересов. Из-за разности этих интересов при постановке целей руководство сталкивается со сложной задачей, пытаясь удовлетворить каждую из заинтересованных групп, учитывая при этом интересы компании. Кроме того, при постановке целей необходимо учитывать и меру социальной и этической ответственности, которую несет организация перед обществом.

Для реализации целей организации разрабатывается стратегия - всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей. Если цели определяют то, к чему стремится организация, что она хочет получить как результат своей деятельности, то стратегия дает ответ на вопрос, каким способом, с помощью каких средств и действий организация сможет достичь своих целей в условиях изменяющейся внешней среды. Общекорпоративная стратегия определяет на перспективу общее направление деятельности организации. Деловые стратегии определяют то, как организация будет конкурировать на тех рынках, где она продает свои продукты; функциональные стратегии (маркетинговая, финансовая, производственная, исследований и разработок, управления персоналом) – то, какие продукты будет разрабатывать и производить компания, как она будет их продавать, как будут распределяться ресурсы, необходимые для выполнения поставленных целей.

3. Производственно-технологические характеристики. Эти характеристики отражают особенности и тип производства, а также технологий, используемых организацией при создании продукции, услуг, выполнении работ. Эти особенности касаются используемого сырья, материалов, машин, механизмов, оборудования, сложности продукта и технологических операций по его изготовлению. Организация может использовать в производстве и управлении рутинные и нерутинные технологии, а также различные типы производства: единичное, серийное, массовое. Особенности технологий связаны со сферой действия организации и типом производства. Например, в медицине используют специфические для других сфер жизнедеятельности общества технологии диагностики, профилактики и лечения заболеваний населения. Однако и в самой медицине, в зависимости от ее отрасли (педиатрия, хирургия, гинекология, кардиология и т.д.) диагностические и лечебные технологии будут значительно различаться.

Размер организации. По размеру организации может быть крупной, средней и малой.

Принято считать, что численность работников средних предприятий составляет от 100 до 300 человек, а крупных – от 300 (в некоторых отраслях от 500) и выше.

Помимо численности в законодательстве ряда стран в качестве критериев используются такие стоимостные показатели, как годовой объем продаж (оборот), балансовая стоимость активов. По российскому законодательству ограничена лишь доля собственности других организаций в установном капитале малой организации.

4. Разделение труда и специализация. В любой организации существует разделение труда между ее работниками и подразделениями, в результате которого появляются новые виды работ. Горизонтальное разделение труда происходит на одном уровне иерархии по функциям управления, стадиям и этапам осуществляемых процессов. Вертикальная специализация означает разделение работ между работниками и подразделениями организации, находящимися на различных уровнях иерархии. Профессиональные организации часто делают акцент на персональное разделение труда, которое означает специализацию работы среди работников в соответствии с их индивидуальным опытом и квалификацией. Этот тип разделения труда особенно необходим в организациях, где требуются специальные, часто уникальные знания, например при высокотехнологическом производстве.

Уровень специализации отражает степень разделения труда. При высокой степени специализации выполняется узкий набор функций, задач, работ, при низкой – широкий. Специализация имеет преимущество: способствует повышению производительности труда, улучшению качества выполняемых работ, совершенствованию методов их проведения и т.п. однако слишком узкая специализация работ приводит к их монотонности, снижает мотивацию работников, степень их удовлетворенности, порождает обособленность между узкоспециализированными подразделениями и сотрудниками, а также ухудшает взаимодействие между ними и увеличивает потребность в координации.

Дифференциация означает такую специализацию подразделений, при которой каждое из них выполняет определенную законченную работу. Необходимость в дифференциации вызвана изменениями, происходящими во внешней среде организации. Чем выше степень дифференциации различных частей организации, тем больше потребность в интеграции, т.е. в согласовании их действий и сотрудничестве.

5. Стандартизация и формализация. Стандартизация, или унификация, означает выполнение похожих, аналогичных работ, операций, действий персонала, использование одних и тех же методов их выполнения, одинаковых технологий в различных частях организации. Специализация и стандартизация облегчают процесс формализации. Например, известная компания «Макдональд» достигла очень высокой степени специализации, стандартизации и формализации. Содержание работы разделено на операции, описано до мелочей. Во всех ресторанах используют стандартные процедуры выполнения работ, стандартное оборудование, технологии, меню, стандартная система обучения персонала. Стандартизировано и поведение персонала – обязательная улыбка, приветствие, фразы, вопросы, униформа.

Формализация отражает установленные в организации и зафиксированные в письменном виде правила и процедуры, определяющие деятельность персонала, подразделений и организации в целом. Она способствует наведению и поддержанию порядка. О том, насколько высок уровень формализации, свидетельствует количество письменной регламентирующей документации (инструкции, правила, положения, распоряжения, нормы, указания и т.п.). Организации с высоким уровнем формализации принято называть бюрократическими.

6. Иерархия и диапазон контроля. Иерархия отражает вертикальную соподчиненность уровней управления, показывает, кто кому подчиняется, где и как распределяются полномочия по принятию решений. Проблема определения уровней иерархии непосредственно связана с проблемой ограничения числа подчиненных, т.е. масштабом или нормой управляемости (диапазоном контроля).

Диапазон контроля, или норма управляемости, - это максимальное число непосредственных подчиненных, которыми может эффективно управлять руководитель. При определении этого числа учитываются различные факторы, связанные с характером выполняемых работ, характеристиками подчиненных, стилем руководства и т.п. Норма управляемости тесно связана с уровнем иерархии. Так, например, считается, что для высшего уровня управления организацией этот показатель не должен превышать 7 человек, в то время как у руководителей низшего уровня он может достигать 30.

Узкий диапазон контроля означает, что у руководителя в подчинении минимальное число подчиненных, в результате чего в организации увеличивается число уровней управления. Широкий диапазон контроля предполагает подчиненных и наличие минимально возможного числа уровней иерархии в организации. В современных организациях количество уровней управления колеблется от 2 до 12 в производственных организациях и от 2 до 9 – в непроизводственных организациях.

7. Централизация и децентрализация. Централизация означает сосредоточение прав по принятию решений на высшем уровне управления, децентрализация – передачу прав по принятию решений на более низкие уровни иерархии. Уровень централизации определяется тем, где сосредоточены права по принятию решений, и может измеряться количеством принимаемых решений на высшем уровне управления по отношению к общему количеству решений. Децентрализация обеспечивает большую гибкость организации, так как позволяет быстро реагировать на изменяющиеся условия. Задача руководителя – постоянно поддерживать эффективное соотношение между уровнями централизации и децентрализации.

8. Профессионализм и соотношение численности персонала. Профессионализм персонала отражает степень профессионального мастерства работников организации. Высокий уровень профессионализма связан с длительной специальной подготовкой, образованием, повышением квалификации, а также продолжительным опытом работы.

Соотношение численности персонала измеряется соотношением различных групп управленческих работников: руководителей высшего уровня, специалистов, технического персонала. Задача руководителя состоит в том, чтобы поддерживать необходимые соотношения в зависимости от изменения других организационных характеристик. Многие крупные корпорации следуют «правилу - 100», ограничивая персонал штаб-квартиры (высшего звена управления) числом до 100 человек. В целом же отношение числа руководителей высшего звена к общему числу занятых в больших организациях должно быть ниже, чем в малых.

Сложность организации является ее комплексной характеристикой. Она отражает уровень специализации или разделения работ, дифференциации подразделений, иерархию и территориальное расположение организации. Чем сложнее организация, тем больше в ней уровней управления, подразделений и должностей и должностей на одном иерархическом уровне, филиалов, дочерних компаний, выше степень их дифференциации.

Внутренняя среда организации.Внутреннюю структуру организации можно рассматривать с точки зрения статики, выделяя состав ее элементов и структуру, и сточки зрения динамики, т.е. протекающих в ней процессов. Именно процессы предопределяют структуру организации необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.

Внешнее окружение оказывает сильное влияние на формирование внутренней среды организации как открытой системы. Она во многом определяется миссией и целями организации, которые в свою очередь отражают требования внешней среды. Организация вынуждена изменять свою внутреннюю среду из-за необходимости адаптации к изменениям внешней среды.

В организации выделяют следующие подсистемы (элементы) ее внутренней среды:

· социальная подсистема – совокупность людей, работающих в организации со сложным комплексом отношений между ними. Основу этой подсистемы составляет работа с персоналом: подбор, обучение, мотивация, развитие и обеспечение профессионального роста и др.;

· производственно-техническая подсистема – материальные средства, комплекс машин, оборудования, сырья, материалов, инструментов, энергии. Призвана обеспечивать переработку входящих ресурсов в готовый продукт или услугу, предлагаемые организацией внешней среде, при использовании специальных технологий;

· информационная подсистема – совокупность организационно-технических средств, обеспечивающих каналы и сети организации соответствующей информацией для эффективных коммуникаций в управлении организацией;

· экономическая подсистема – обеспечивает совокупность экономических процессов, происходящих в организации: движение капитала, денежных средств; соотношение затрат и доходов, другие экономические показатели;

· маркетинговая подсистема – обеспечение потребностей клиентов в продуктах и услугах организации путем изучения рынка, создание системы сбыта, организации оптимального ценообразования и эффективной рекламы, а также организация активного воздействия на рынок и существующий спрос для увеличения рыночной доли и повышения рентабельности продаж.

Ресурсы организации – это наличные или необходимые средства, возможности, ценности, запасы, обеспечивающие стабильную работу организации для достижения ее основных целей. Ресурсы, как фактор внутренней среды, также связан с протекающими в организации процессами. Организация должна располагать следующими видами ресурсов:

· человеческими (люди), которые занимают главенствующие место среди всех ресурсов. Их можно определить как запасы творческой энергии личности;

· финансовыми, формирование, движение и распределение которых является ежедневной задачей менеджмента;

· материальными и энергетическими, зависящими от материального состояния организации. Эти ресурсы включают энергоносители (электроэнергия, пар, газ, и др. виды топлива), сырье, полуфабрикаты и прочее;

· информационными – совокупность данных и знаний. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления всей организацией;

· технологическими, которые выражены в применяемых технологиях производства и управления. Технология включает технические средства в определенной комбинации. Появление совершенно новых технологий (мембранных, информационных, биотехнологий и др.) требует новых подходов к управлению. Дело не только в повышении производительности и эффективности, не менее важно влияние технологий на климат в организации, на организационную культуру;

· временными, которые как сырье, материалы и финансы являются ограниченными источниками. Для руководителя имеет фундаментальную важность управление, как собственным временем, так и временем других людей.

Внутренняя среда пронизывается организационной культурой, которая является интегрированной характеристикой и отражает систему ценностей, культивируемые нормы деловых взаимоотношений и поведения, разделяемые персоналом.