Організація складського обліку запасів

Облік запасів в підприємстві здійснюється за двома складовими:

- за місцем зберігання;

- у бухгалтерії.

Облік, що здійснюється за місцем зберігання, називається складським обліком. Організація складського обліку передбачає:

- організацію матеріальної відповідальності;

- організацію впорядкування та експлуатації приміщення для зберігання;

- організацію предметного обліку та зберігання запасів;

- вибір носіїв інформації;

- організацію руху носіїв інформації.

Завідувач і складу є матеріально відпові­дальними особами, їх призначають на посаду за пого­дженням з головним бухгалтером з одночасним підписанням трудової угоди та договору про повну матеріальну відповідаль­ність.

У підприємствах відповідно до видів матеріальних за­пасів варто відводити такі місця для зберігання:

- склади (комори) — для сировини, малоцінних та швидко­зношуваних предметів, матеріалів, готової продукції, продукції сільськогосподарського виробництва.

Організація роботи місць зберігання запасів починається із за­безпечення належних умов зберігання, що мають відповідати ка­тегорії та виду запасів.

Склади (комори) мають мати постійний номер (шифр), який вказується у всіх первинних документах щодо руху запасів у ме­жах складу і комори. Склади (комори) мають бути ізольовані від інших приміщень з метою запобігання несанкціонованому проникненню туди будь-яких осіб. Для забезпечення зберігання ма­теріальних запасів приміщення складу (комори) має бути осна­щене охоронною та пожежною сигналізацією, вогнетривкими дверима з надійним замком, залізними ґратами тощо.

Одним із напрямків організації предметного обліку є розробка номенклатури груп запасів та номенклатури цінника.

Номенклатура груп запасів являє собою структурований перелік запасів, що використовуються в підприємстві. Номенклатура груп містить номенклатурний номер, найменування, одиницю виміру. Номенклатура-цінник – це номенклатурний реєстр, що містить перелік технічно правильних найменувань запасів, їх номенклатурний номер залежно від виду, сорту, марки чи розміру, технічну характеристику, облікову ціну.

Номенклатурний номер є кодом чи умовним позначенням щодо певного виду запасів. Він позначається в усіх первинних документах. Номенклатурні номери розробляються так само, як і інвентарні номери. Відповідно до Інструкції з обліку запасів номенклатурний номер повинен мати сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий підгрупу, три останні – порядковий номер предметів у групі. Номенклатурні номери розробляються трьома методами, в основу яких покладено кодування за допомогою цифр, літер та комбіноване кодування.

Приклад загальної номенклатури матеріалів для підприємств

Таблиця 7.1.

Роботу з розробки номенклатурних номерів очолює працівник бухгалтерської служби (керівник групи, сектора тощо), залучаю­чи до цього спеціалістів інших структурних підрозділів, зокрема працівників складів (комор) тощо. Номенклатура предметів роз­робляється на кілька років.

Рис – 7.2. Схема руху інформації у процесі обліку надходження

матеріальних запасів на складі

Організація руху носіїв інформації починається з розробки об­лікової номенклатури та графіків руху документообігу (рис. 7.2) з подальшим забезпеченням останніми матеріально відповідальних осіб та проведенням докладного інструктажу щодо виконання за­ходів з раціоналізації руху носіїв облікової інформації.