Організація обліку придбання запасів

Організація обліку придбання здійс­нюється в таких напрямах:

- організація роботи з прийняття та перевірки запасів;

- організація вибору носіїв інформації;

- організація облікових номенклатур;

- організація руху носіїв облікової інформації.

Якщо запаси отримуються на складі постачальника, підприємство призначає експедитора, який їх приймає, пере­віряє та доставляє на підставі довіреності. Прийняття запасів експедитором передбачає отримання вантажу для доставки. При цьому експедитор має перевірити запаси на предмет:

- цілості — у разі, якщо запаси надходять у вигляді певних комплектів (пачки паперу, коробки з канцелярським приладдям тощо) стандарт­них ємностей (банки з фарбою) і т. ін.;

-фактичної відповідності даним первинних документів – за кількістю, масою, розміром;

- якісної відповідності — запаси мають відповідати тим якіс­ним характеристикам, які були обумовлені угодою.

У разі виявлення розбіжностей експедитор має повідомити про них постачальникові і вимагати заміни тих товарно-матері­альних цінностей, що не відповідають зазначеним умовам. Якщо заміна неможлива, складається додатковий акт. Експедитор несе повну матеріальну відповідальність за доставку товарно-мате­ріальних цінностей в підприємство.

Доставка матеріальних запасів до місця їх отримання супро­воджується передачею експедитором зазначених цінностей на склад та їх прийняттям на складі матеріально відповідальною особою. На складі матеріальні запаси, що надійшли, підлягають аналогічній перевірці, яку проводить особа, що приймає товарно-матеріальні цінності.

Якщо постачальник бере на себе функції з доставки товарно-матеріальних запасів, організація здійснює ретельну перевірку зазначених предметів під час їх надходження. Приймання запасів має здійснюватись за транспортними чи супровідними доку­ментами (рахунками-фактурами, товарно-транспортними наклад­ними (форма № 1-ТН) тощо) перевізника чи відправника. Від­сутність зазначених первинних документів чи неповнота їх запов­нення не є підставою для припинення приймання товарно-мате­ріальних цінностей. Тоді складається акт про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей із зазначенням документів, яких бракує.

У процесі приймання матеріалів та інших запасів матеріально від­повідальною особою — працівником складу — здійснюється пере­вірка цілості, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей.

Перевірка цілості отриманих запасів полягає в установленні непошкодженості тари чи пакування. Після суцільного перегляду товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, матеріально від­повідальна особа перевіряє їх кількість. Перевіряючи кількість місць (ящиків, мішків, в'язок, коробок, контейнерів, упаковок тощо), матеріально відповідальна особа простим підрахунком ви­значає загальну кількість кожного з найменувань. Перевірка маси отриманих запасів потребує відповідних вимірювальних приладів (ваг різної категорії, за допомогою яких здійснюється порів­няння фактичних даних та даних первинних документів). Пере­вірка якості зазначених товарно-матеріальних цінностей здійс­нюється за зовнішніми ознаками. Якщо виникають сумніви щодо за допомогою зовнішньої експертизи.

Якщо під час приймання запасів виявлено нестачу чи невідповід­ність стосовно кількості, матеріально відповідальна особа має при­пинити приймання, забезпечити зберігання запасів, не змішуючи їх з однорідними товарами, і відразу викликати представника поста­чальника для складання акта приймання матеріалів ф. 3-1. Представ­ник постачальника повинен прибути до підприємства не пізніше як на­ступного дня, а в разі приймання товарно-матеріальних цінностей, що мають обмежений термін зберігання, зокрема, продуктів харчу­вання, — упродовж чотирьох годин. Якщо представник не з'явився, акт складається у присутності незацікавленої організації.

Коли виявлено розбіжності між фактично отриманими запа­сами та даними супровідних документів, приймальна комісія у присутності завідуючого складом та представника постачальника складає « Акт про приймання матеріалів»,- М-7. Запаси, при­ймаються та оприбутковуються на складі на підставі прибутково­го ордера ф. М-4 і актів приймання.

Під час приймання матеріальних запасів, за якими існу­ють кількісні і якісні розбіжності з даними документів поста­чальника, складається акт про приймання матеріалів ф. 3-1

Акт складається у двох примірниках. Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної осо­би, що прийняла їх на відповідальне збереження. Після оприбут­кування запасів на складі матеріально відповідальна особа пере­дає обидва примірники акта із супровідними документами поста­чальника до бухгалтерії, де один примірник використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для по­дання претензій постачальникові.

Дещо розширену інформацію містить акт про приймання ма­теріалів ф. М-7.

В акті подається характеристика матеріальних запасів щодо кількості місць, виду упаковки, найменування та маси продукції. Виявлені розбіжності відображаю­ться за видами (нестача, брак, бій, пересортиця, надлишок). Що­до ідентифікації прийнятих матеріальних запасів у межах підприємства в акті зазначаються склад, який приймає запаси, код поста­чальника, номер супровідного документа, сорт, номенклатурний номер, одиниця виміру.

Ще одним документом з оформлення надходження матеріаль­них запасів є прибутковий ордер ( прибуткова накладна) ф. М-4.

Прибутковий ордер в одному примірнику складає матеріально відповідальна особа в день надходження цінностей на склад.

	Інші супровідні документи

Рис – 7.1. Схема руху облікової інформації

про надходження матеріальних запасів

Схему руху інформації у процесі обліку надходження мате­ріальних запасів зображено на рис. 7.1 .