ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ ДЛЯ АНАЛИЗА

СРЕДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Ответ

После общего исследования среды деятельности предприятия и выявления наиболее значимых факторов среды необходимо получить о них всю возможную информацию.

Есть несколько способов получения информации о кри­тических точках среды:

• сканирование среды (поиск уже сформированной ин­формации, существующей в ретроспективе);

• мониторинг среды (отслеживание текущей, вновь появ­ляющейся информации о среде);

• прогнозирование (создание информации о будущем со­стоянии среды).

Отслеживание информащш. осуществляется в рамках трех главных типов систем ее получения.

1. Иррегулярные системы. Распространены в исследова­ниях особых ситуаций, например в условиях продолжаю­щегося кризиса среды: энергетического, политического и т. п, Фокусируются в прошлое с целью определения событий-аналогов. Применимы для выработки краткосрочных реак­ций на кризисную ситуацию. Мало пригодны для опреде­ления возможных будущих событий.

2. Регулярные (периодические) системы. Для них харак­терен периодический, чаще всего ежегодный обзор событий. Результаты периодических исследований применяются менеджментом при принятии рабочих решений. В исследова­ниях также преобладает ретроспективный момент, но при этом имеет место и обращение к будущему.

3. Системы непрерывного обзора. Постоянно исследуют значимые элементы среды и являются устойчивым компо­нентом процесса планирования. В большей степени ориен­тированы на будущее с использованием методов прогнози­рования. Применение ограничено средствами предприятия, а также возможностями аналитиков предприятия правиль­но оценивать значение факторов среды.

Прежде чем приступить к поиску информации, следует определить круг вопросов по каждому из значимых элемен­тов среды. Перечень признаков для характеристики внут­ренней среды представлен в табл. 7.

Направления сбора информации о внешней среде:

1) экономические факторы (инфляция, рентабельность (ставка процента), безработица и пр.);

2) социальные факторы (рождаемость, социальная обес­печенность, имущественное положение, степень удовлетво­рения потребностей и т. д.);

3) культурные факторы (ценности и предпочтения по­требителя);

4) ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, ин­вестиционные и др.);

5) политические факторы;

6) отраслевые факторы (конкуренция, цены, технология и т. яц}.

Перечень вопросов для обзора по подпространствам внешней среды деятельности предприятия и их элементам разрабатывается по форме, приведенной в табл. 8.

Направления сбора информации для анализа состояния организации (ее сильные и слабые стороны):

Таблица 7

Примерный перечень признаков для характеристики внутренней среды

Элементы и признаки подпространств внешней среды предприятий.

-стиль управления (личные качества, знания, навыки ру­ководства);

-капитал (размер капитала, ликвидность, объем долгов, и др.);

-трудовые ресурсы (квалификация, уровень оплаты тру­да: оклады, часовые тарифные ставки и т. п.);

-технология (прогрессивность, степень модернизации, восприимчивость к новшествам и т. п.);

-организация (структура, ориентация на удовлетворение потребностей потребителей, процесс принятия решений, открытость отношений внутри организации);

-здания и сооружения (удобство, привлекательность и др.);

-рабочая сила (основные рабочие группы, ценности и убе­ждения, личные цели и т. д.).

Многие предприятия пытаются находить специальные и особенные источники информации, но при этом 90% не­обходимой, соответствующей (релевантной) информации извлекается из легальных источников.

Сбором информации занимается в основном служба планирования. Процесс поиска информации координиру­ется и контролируется высшим менеджментом, который тоже самостоятельно ведет поиск и анализ информации.

В процессе планирования решения принимаются на ос­новании преобразования информации. В практике управ­ления различают два понятия: данные и информация.

Данные — это разнообразные сообщения, представлен­ные в цифровой, письменной или смешанной форме и за­фиксированные на определенных носителях или передан­ных устно. Они отражают состояние объекта и его харак­теристики. W&

Важной характеристикой данных является их информа­тивность. Под информативностью в управлении понимают количество информации, которое извлекает из документа ее потребитель.

Информация — это сведения, полученные в результате переработки данных, раскрывающих их содержание и опи­сывающих состояние объекта. Источники информации о сре­де деятельности предприятия приведены в табл. 9.

Система информации включает собственно информа­цию, способы ее получения, обработки, передачи и хране­ния, методы переработки для использования в управлении. Она является частью системы управления. Сложность структуры управления современным предприятием обу­словливает необходимость упорядочения информации и ее потоков. Ниже приведены научные принципы совершенст­вования системы информации.

Таблица 9 Источники информации о среде деятельности предприятия

1. Системность при выборе параметров элементов ин­формационной системы.

2. Эволюционность развития системы.

3. Обеспечение эффективности совершенствования сис­темы.

4. Минимизация исходной информации.

5. Универсальность информации.

6. Объединение информационных потоков по функциональным признакам.

Среди информационных систем особое место занимают автоматизированные информационные системы накопления информации, ее обработки и хранения. По характерувыполняемых работ автоматизированные системы разделяются на расчетные, следящие, информационно-справочные информационно-поисковые и системы выполнения логических операций.

Группировки информации о среде деятельности:

• по характеру признаков среды:

- размеры предприятия и мощности производства;

- номенклатура продукции (маркетинг);

- активы (финансовые);

- программа обучения персонала (управление персо­налом);

- характер делегирования полномочий;

• по источникам информации:

- отчеты;

- деловые материалы,

- журналы и книги; —совещания и т. п.

Оценка информации является заключительным этапом анализа среды деятельности предприятия. Итога оценки используются в качестве основы для стратегического ана­лиза и определения возможных вариантов стратегии.

Основной целью оценки информации является выясне­ние отрицательных и положительных воздействий среды на будущую деятельность предприятия. В процессе оценки фокус перемещается от понимания среды к критическому ее анализу и пониманию, какое значение для предприятия и его будущего может иметь данное состояние среды.

Существует несколько распространенных методов оцен­ки информации о внутренней и внешней среде.

Среди них метод А. X. Мескома «5x5», который вклю­чает пять вопросов о пяти факторах внешней среды:

1. Назовите хотя бы пять факторов внешней среды для данной фирмы.

2. Какие пять факторов представляют наибольшую опас­ность?

3. Какие пять факторов ваших конкурентов вам извест­ны?

4. Если вы определили направление стратегии, какие пять факторов могли бы стать наиболее важными для ва­ших целей?

5. Назовите пять внешних пространств, включающих возможность изменений, которые могли бы стать благопри­ятными для вас.

Другой метод может представлять перечень из четырех вопросов, включающий основные критерии оценки влияния каждого значимого фактора среды на будущее предприятия:

1. Как (положительно или отрицательно) данный фак­тор может повлиять на положение фирмы?

2. Какова вероятность усиления этого фактора, можно ли будет его проследить?

3. Насколько велико будет воздействие фактора на фирму?

4. Когда воздействие данного фактора на фирму может ослабнуть?

• в ближайшее время?

• в среднесрочном периоде?

• через длительное время?

ВОПРОС 17