ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ ЮРИДИЧНОЇ СЛУЖБИ

Велике значення для організації роботи юридичної служби має правильний добір та розстановка кадрів. Це означає, що кожний співробітник повинен відповідати таким вимогам: правильно розу­міти державну політику і наполегливо впроваджувати її в життя; досконало володіти своєю спеціальністю; у повному обсязі знати питання, які має вирішувати; забезпечувати суворе дотримання державних інтересів і трудової дисципліни; вміти переконувати, виховувати та організовувати людей; бути вимогливим до себе і підлеглих; виявляти принциповість і добросовісність у роботі.

Нині, коли відбуваються якісні зміни в організації і керівництві економікою, коли істотно змінились і набрали нових форм вироб­ничі та трудові відносини, щораз підвищуються вимоги до еконо­мічної і правової освіти кадрів як важливої умови підвищення нау­кового рівня господарювання, кожний співробітник повинен постійно підвищувати і вдосконалювати свої знання у сфері еконо­мічної теорії та політики держави, з питань сучасної науки і прак­тики керівництва виробництвом, методів виховання та організації людей.

У п. 5 Загального положення про юридичну службу [5] визна­чено кваліфікаційні вимоги до керівників, заступників керівників юридичних служб, головних, провідних юрисконсультів та юрис­консультів інших категорій, які входять до складу юридичної служби.

Характеристика кожної посади складається з трьох розділів: "Посадові обов'язки", "Повинен знати"; "Кваліфікаційні вимоги".

У розділі "Посадові обов'язки" перелічуються роботи, виконан­ня яких може бути доручене повністю або частково співробітни­кові, який обіймає відповідну посаду.

У розділі "Повинен знати" визначаються основні вимоги, що висуваються до співробітника стосовно спеціальних знань, а та­кож законодавчих актів, положень, інструкцій та інших керівних та нормативних документів.

У розділі "Кваліфікаційні вимоги" визначаються рівень спеці­альної підготовки співробітника, необхідний для виконання по­кладених на нього обов'язків, і вимоги до стажу роботи. Ква­ліфікаційні характеристики є основою для розробки посадових інструкцій, що визначають конкретні обов'язки окремих вико­навців.

Начальник юридичного відділу. Посадові обов'язки. Забезпечує дотримання законності в діяльності підприємства і захист його правових інтересів. Здійснює контроль за відповідністю вимогам законодавства проектів наказів, інструкцій, положень та інших актів правового характеру, що видаються на підприємстві; у разі потреби бере участь у підготовці цих документів. Готує висновки щодо правових питань, які виникають у діяльності підприємства. Здійснює методичне керівництво правовою роботою на підпри­ємстві. Надає правову допомогу структурним підрозділам у пре­тензійній роботі; готує і передає необхідні матеріали до судових органів. Представляє інтереси підприємства в суді, інших держав­них і громадських органах та організаціях під час розгляду право­вих питань. Очолює роботу з узагальнення та аналізу результатів розгляду претензій, судових справ, а також практики укладення і виконання господарських договорів. Розроблює пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і поліпшення виробничої та госпо­дарсько-фінансової діяльності підприємства.

Повинен знати: постанови, розпорядження вищих органів, ме­тодичні, нормативні та інші керівні матеріали з правової діяльності підприємства; чинне законодавство: господарське, цивільне, тру­дове, фінансове, адміністративне право; технічні засоби, порядок ведення обліку, складання звітності про господарсько-фінансову діяльність підприємства; порядок укладення й оформлення госпо­дарських договорів; основи економіки, організації праці, вироб­ництва і управління; правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги: вища юридична освіта і стаж роботи за фахом не менш як три роки.

Юрисконсульт. Посадові обов'язки. Розроблює або бере участь у розробці документів правового характеру. Здійснює методичне ке­рівництво правовою роботою на підприємстві, надає правову до­помогу структурним підрозділам і громадським організаціям, бере участь у підготовці відповідей у разі відхилення претензій. Готує за участю інших підрозділів підприємства матеріали про розкрадан­ня, нестачі, виготовлення неякісної, нестандартної і некомплектної продукції та інші правопорушення для передання їх до слідчих та судових органів. Бере участь у розробці та здійсненні заходів щодо зміцнення господарського розрахунку, договірної, фінансової і тру­дової дисципліни, забезпечення збереження майна, боротьби з його розкраданням та іншими правопорушеннями.

Повинен знати: постанови, розпорядження вищих органів, ме­тодичні, нормативні та інші керівні матеріали з правової діяльності підприємства; чинне законодавство: господарське, цивільне, тру­дове, фінансове, адміністративне право; технічні засоби, порядок ведення обліку, складання звітності про господарсько-фінансову діяльність підприємства; порядок укладення і оформлення госпо­дарських договорів; основи економіки, організації праці, вироб­ництва і управління; правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги. Головний юрисконсульт: вища юридич­на освіта, стаж роботи на посаді провідного або іншої категорії юрисконсульта не менш як три роки.

Провідний або нижчої категорії юрисконсульт: вища юридична освіта без висунення вимог до стажу роботи або навчається на ос­танніх курсах вищих юридичних навчальних закладів за умови, що після прийняття на роботу до юридичної служби стажувати­меться в управлінні юстиції області, міст Києва та Севастополя.

Відповідність зазначеним вимогам знань і досвіду спеціаліста дає змогу визначити рівень його підготовки до роботи за фахом, правильно вирішити питання щодо призначення на посаду, атес­тації або висування на вищу посаду.

Чіткості та раціональності в роботі юридичної служби можна досягти тільки в разі правильного її планування. Порядок розроб­ки планів діяльності юридичних служб визначається методичними рекомендаціями щодо організації роботи юридичної служби на підприємствах, які розроблює і затверджує Міністерство юстиції України.

Плани, як правило, складають на місяць, квартал і рік, що відповідає термінам планування господарської діяльності підпри­ємства. Це так звані поточні плани.

Перспективні плани складають на термін понад рік.

Кожна галузь має певну специфіку правової роботи, тому не існує єдиних вимог до змісту плану роботи юридичних служб, але основні розділи плану мають бути такими:

• організація господарських зв'язків, договірна і претензійно-позовна робота, аналіз її результатів, звітність;

• забезпечення законності трудових правовідносин, укріплення дисципліни, боротьба з безгосподарністю, втратами, розкрадан­ням матеріальних та грошових цінностей;

• розробка і впровадження заходів забезпечення якості про­дукції, виконуваних робіт;

• планове забезпечення організації управління праці, заробіт­ної плати, соціального розвитку;

• забезпечення законності актів, що видаються, правова екс­пертиза;

• правова інформація, правове виховання і правова профілак­тика.

При плануванні правової роботи необхідно враховувати її об­сяг і характер, кількість юристів та їхню кваліфікацію.

Розроблюючи плани роботи юридичної служби, необхідно також суворо дотримуватись таких вимог: безперервності планування; об­рання основного напрямку в роботі, пов'язаного зі специфікою діяльності підприємства; комплексності, оперативності, реальності заходів; здійснення контролю за виконанням планових заходів, пе­ревірки їх ефективності.

Належне виконання планів роботи юридичною службою забез­печується складанням на їх основі особистих планів роботи кожно­го юрисконсульта, як правило, на місяць. Особисті плани затвер­джує керівник юридичної служби.

Обов'язки в юридичній службі розподіляються залежно від обся­гу роботи і структури юридичної служби. Функції потрібно розпо­діляти так, щоб у кожного юрисконсульта були у провадженні ок­ремі вузлові питання (наприклад, здійснення претензійно-позовної роботи), а також конкретні ділянки поточної роботи: кодифікація чинного законодавства, складання звітності та ін. За юрискон­сультами можуть бути закріплені відділи, цехи, інші структурні підрозділи підприємства залежно від структури господарського органу, організація роботи юридичної служби якого розглядається.

Розподілені між юрисконсультами обов'язки закріплюються спе­ціальним документом і затверджуються керівником підприємства або міністерства.

З метою забезпечення взаємозамінності та підготовки кадрів зі всебічною і глибокою кваліфікацією начальник юридичної служби з огляду на обставини у правовому підрозділі може доручити кож­ному співробітникові підготовку і вирішення будь-якого питання незалежно від затверджених розподілених обов'язків. Досягти цьо­го можна лише тоді, коли кожний юрисконсульт підприємства од­наково добре володіє знаннями та вміннями за всіма- напрямками правової роботи. Кожний юрисконсульт повинен знати і вміти ви­конувати договірну та претензійно-позовну роботу, вміти захища­ти інтереси підприємства в судах, здійснювати правову експертизу нормативних актів, що подаються на підпис керівництву, і вести правову пропаганду в колективі.

Детальніше обов'язки, права і відповідальність юрисконсультів, як і всіх службовців, визначаються в посадових інструкціях пра­цівників.

Діловодство взагалі – це робота, пов'язана з обліком, реєстра­цією, контролем за виконанням та збереженням документів.

Розвиток господарства в Україні, перебудова управління ним і всією економікою викликали збільшення потоків управлінської інформації, обсягу документів, що видаються, і внесення змін у чинні законодавчі акти. Цей процес особливо характерний для діяльності юридичних служб.

Основну роботу з діловодства виконують спеціальні структурні підрозділи апарату управління підприємства (загальний відділ, канцелярія, секретаріат та ін.). Однак діловодством займається й юридична служба, оброблюючи велику кількість різних доку­ментів.

Правильне ведення діловодства дає можливість зорієнтуватись в усіх питаннях, що їх розглядає юридична служба, швидко підго­тувати довідку, зробити висновки та огляди. Юридична служба одержує велику кількість офіційних документів, готує претензійно-позовні та інші необхідні матеріали. Недодержання термінів оформ­лення документів або їх порушення призводить до негативних наслідків, наприклад накладання штрафу.

Основними умовами раціональної роботи з документами є їх чітка систематизація, закріплена в номенклатурі справ (номенкла­тура справ – це систематизований перелік найменувань справ у діловодстві з визначенням термінів їх зберігання).

Номенклатура має п'ять граф. У графі 1 зазначається порядко­вий номер справи у номенклатурі. У графі 2 проставляється умовне позначення структурного підрозділу, що веде цю справу, його по­рядковий номер – разом це визначає індекс справи. У графі 3 по­дається найменування справ. У графі 4 визначаються терміни збе­рігання справ, а у графі 5 даються пояснення до найменувань справ і термінів їх зберігання. Метою організації діловодства є мак­симальне зменшення обсягу паперів і ширше використання техніч­них засобів одержання й обробки інформації; розробка і викорис­тання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення та проходження на підприємстві; розробка і викорис­тання найраціональнішої системи обліку документів, що надхо­дять та відсилаються; забезпечення систематичного контролю за рухом претензій, позовів, справ у судах; розробка номенклатури справ з виокремленням питань, що входять до компетенції юри­дичної служби.

Юридична служба у діловодстві користується журналами: реє­страції претензій, висунутих підприємством; реєстрації претензій, висунутих до підприємства; обліку договорів з постачальниками; обліку договорів зі споживачами та ін.

Крім того, у діловодстві ведуться спеціальні справи, до яких згідно з номенклатурою вкладаються накази вищих організацій; роз'яснення та інструктивні листи Вищого арбітражного суду Ук­раїни; копії положень про підприємство і структурні підрозділи; плани роботи відділу і юрисконсультів; матеріали перевірок право­вої роботи у структурних підрозділах та деякі інші.

Зазначені документи зберігаються в юридичній службі впродовж року, після чого передаються до архіву підприємства. Цьому пере­дує експертиза цінності документів, яку проводить комісія, призна­чена керівником підприємства. Обліково-довідкова робота – це організація систематизованого обліку і зберігання чинних норма­тивних актів. Незважаючи на те що в юридичних журналах та офіційних виданнях містяться нормативні акти вищих та місцевих органів влади, зміст багатьох актів доводиться наказами міністрів, керівників інших центральних органів державної виконавчої влади, в Інструкціях, положеннях та Інших документах, що спри­чинює потребу в систематизації цих актів. Систематизація закріп­лює результати вивчення законодавства, допомагає юридичне обґрунтовувати вирішення правових питань, що виникають у практиці роботи підприємства, забезпечує підготовку і видавання точних довідок щодо законодавства.

Існує кілька форм обліку і систематизації нормативних актів: журнальна, карткова або контрольно-текстова, кожна з яких оби­рається юридичною службою залежно від умов, обсягу роботи, кількості співробітників тощо.

Хоча зараз облік і систематизація законодавчих актів повинні здійснюватись з використанням новітньої техніки, на .жаль, ще не­поодиноким є ведення обліку і систематизації "від руки" шляхом занесення нормативних актів до журналу або картотеки.

Аналіз і узагальнення правової роботи полягають у вивченні договірної роботи, узагальненні практики розгляду претензій і по­зовів, виявленні порушень, що повторюються, і недоліків у діяль­ності підприємства, практики розвитку і вдосконалення госпо­дарських зв'язків, що уможливлює виявлення причин недоліків, передбачення наслідків цих порушень і розробку профілактичних заходів усунення виявлених недоліків. Методи і заходи аналітичної роботи юридичних служб мають на меті краще використання пра­вових засобів для зміцнення економіки підприємства, зменшення не­виробничих витрат, усунення недоліків в організації виробництва, застосування трудового законодавства тощо.

За результатами аналізу складають довідку, де зазначають не тільки порушення, а й умови та наслідки кожного порушення, шляхи і заходи їх усунення.

Юристи підприємств є безпосередніми учасниками реалізації завдань, удосконалення виробництва, активно впливають на зміц­нення госпрозрахунку, планової та договірної дисципліни, ведуть боротьбу з безгосподарністю і марнотратством, подають допомогу господарським керівникам і громадським організаціям у правовому вихованні кадрів. Але ж за якими критеріями оцінювати роботу юридичної служби? За кількістю претензій і позовів? За кількістю договорів, наказів, інструкцій та інших актів? А можливо, за різни­цею між сумами, одержаними і сплаченими за претензіями і позова­ми? Якщо перша перевищує другу, то юридична служба працює добре?

На практиці склалися загальні критерії оцінки роботи юридич­них служб незалежно від галузі, де головним є забезпечення поряд­ку укладення договорів, збереження майна підприємств, належної якості продукції, дотримання законодавства про працю, посилен­ня трудової дисципліни, правове виховання і правова пропаган­да. Тому роботу юридичних служб має сенс порівнювати за термі­нами укладення договорів, ураховуючи співвідношення своєчасно укладених договорів до загальної їх кількості, а також з огляду:

• на забезпечення інтересів підприємства в переддоговірних спорах – співвідношення кількості спорів, вирішених в інтересах підприємства, до загальної кількості спорів;

• на рівень задоволення претензій, тобто забезпечення інтересів підприємства;

• на дотримання термінів висування та розгляду претензій і по­зовів, а також на одержані на цих підставах штрафи;

• на рівень відшкодування збитків, заподіяних посадовими та іншими особами;

• на рівень відшкодування шкоди, заподіяної виготовленням неякісної продукції;

• на дотримання законодавства про працю – рівень наказів, що були скасовані, кількість випадків поновлення на роботі;

• на рівень пропагандистської роботи (кількість прочитаних лекцій, проведених бесід, семінарів).

На основі такого аналізу можна зробити не тільки висновки щодо ефективності діяльності юридичної служби, а й встановити, як юридична служба вплинула на кінцеві результати господарсь­кої діяльності, визначити рівень виконання договірних зобов'язань і отриманого прибутку.