Составление смет затрат по местам возникновения и центрам ответственности

Рассмотрим процесс планирования деятельности предприятия и значение смет затрат (расходов) в этом процессе. Планирование можно подразделить на перспективное планирование (стратегическое или корпоративное) и краткосрочное планирование (текущее) – составление смет.

Перспективное планирование – это систематический формализованный процесс, цель которого – управлять будущей деятельностью, чтобы достичь желаемой цели в период времени более одного года.

Краткосрочное планирование должно отражать текущие условия и имеющиеся материальные, трудовые и финансовые ресурсы, которыми предприятие располагает в данный период. Основной плановый документ в этом случае – смета затрат.

Цели составления смет следующие:

1) планирование ежегодных хозяйственных процессов;

2) координация деятельности различных подразделений предпри-

ятия;

3) доведение планов до руководителей различных центров ответственности;

4) стимулирование (мотивация) деятельности руководства по достижению целей предприятия;

5) управление производством;

6) оценка эффективности работы руководителей.

Детализированную смету для каждого центра ответственности обычно разрабатывают на год. Годовая смета может подразделяться по одному из следующих вариантов:

а) на двенадцать месячных;

б) на тринадцать четырехнедельных периодов;

в) с помесячной разбивкой в первые три месяца и с поквартальной

разбивкой в последующие девять месяцев с дальнейшей разбивкой по месяцам кварталов.

Квартальные сметы в течение года могут быть пересмотрены. Например, в течение первого квартала с появлением новой информации могут быть изменены сметы на последующие три квартала, и будет подготовлен план на пятый квартал (первый квартал будущего года). Таким образом, процесс сметного планирования непрерывен и называется скользящим составлением смет, и гарантирует наличие двенадцатимесячной сметы, к которой добавляют смету на предстоящий квартал, как только истекает срок действия сметы предыдущего квартала. Скользящие сметы обеспечивают непрерывность процесса планирования, а руководителям необходимо постоянно заглядывать вперед и пересматривать планы на будущее.

На практике выделяют следующие этапы составления смет:

– доведение методики составления смет, графика, даты, к которой они должны быть составлены, лицам, ответственным за сметное планирование;

– первоначальная подготовка смет;

– обсуждение смет с вышестоящим руководством;

– координация и анализ рассмотренных смет;

– принятие смет;

– последующий анализ смет.

По местам возникновения затрат и центам ответственности составляют сметы прямых (одноэлементных) расходов и сметы общепроизводственных (комплексных) накладных расходов. В качестве прямых (одноэлементных) расходов при планировании затрат выделяют прямые материальные затраты и прямые затраты труда (затраты на оплату труда основных производственных рабочих).

Рассмотрим порядок составления годовых смет прямых расходов на условном предприятии обрабатывающей промышленности.

Исходные данные: ОАО «Авангард» производит два вида изделий – изделие 01103 и изделие 01104. Изделия изготавливают в двух центрах ответственности: в цехе 1 – изделие 01103, а в цехе 2 – изделие 01104.

А) нормативные затраты по закупке основных материалов и оплате прямых затрат труда в ден. ед.:

– материал 010, за единицу – 1,80;

– материал 020, за единицу – 4,00; – труд основных рабочих, час – 3,00.

Б) накладные расходы возмещаются на базе показателя рабочего времени основных производственных рабочих.

В) нормы расхода основных материалов и рабочего времени по изделиям:

Изделие 01103 Изделие 01104 Материал 010 на единицу 10 8

Материал 020 на единицу 5 9

Труд основных рабочих, час 10 15

Г) годовая производственная программа: – изделие 01103 – 10 200 единиц; – изделие 01104 – 1605 единиц.

Руководители центров ответственности (начальники цехов 1 и 2) должны разработать смету затрат на основные материалы (табл. 7), которые потребуются для выполнения производственной программы.

Таблица 7 Смета затрат на основные материалы (на год)

Ответственность за составление сметы затрат на оплату труда также лежит на руководителях центров ответственности. Они должны подготовить по ЦО расчеты затрат рабочего времени, необходимого для выполнения производственно программы. При квалификационном разделении труда все его виды в смете указываются отдельно. Сметные почасовые ставки (нормативы) оплаты труда определяет отдел труда и заработной платы. Смета затрат на оплату труда на год по структурным подразделениям представлена в табл. 8.

Таблица 8 Смета затрат на оплату труда основных производственных рабочих (на год)

Планирование накладных расходов осуществляют при помощи сметы общепроизводственных расходов. За составление сметы общепроизводственных расходов (ОПР) кроме руководителей центров ответственности (цехов) отвечает руководитель производственной службы. Общая сумма ОПР в смете будет зависеть от динамики расходов по отдельным статьям в отношении к прогнозируемому уровню производства. Общепроизводственные расходы анализируют, чтобы выяснить, регулируемы ли они или нет, и установить контроль над уровнем этих расходов.

Исходные данные для составления сметы общепроизводственных расходов (табл. 9). Прогнозируемая деятельность:

а) плановый фонд рабочего времени основных производственных

рабочих цеха 1 – 102 000 ч.;

б) плановый фонд рабочего времени основных производственных рабочих цеха 2 – 24 075 ч.

Таблица 9 Годовая смета

общепроизводственных накладных расходов, ден. ед.

Пояснения:

*) используется, если нет возможности разделить накладные расходы на постоянную и переменную части;

153 000 Смет- 48 150 ные

1)  1,50; затраты по 2)  2,00. стать-

102 000 ч 24 075 ч ям перемен- ных

общепроизводственных накладных расходов определяют путем умножения планового (сметного) фонда рабочего времени основных производственных рабочих по каждому цеху на сметную почасовую ставку распределения переменной части общепроизводственных расходов.

Таким образом, до начала планового периода составляют сметы для центров ответственности, показатели которых установлены для запланированного уровня производства. Затраты, предусмотренные такими сметами, не корректируются применительно к фактическому уровню производства и эти сметы называют «жесткими». Их показатели в дальнейшем сопоставляют с фактическими результатами.

Однако отдельные виды затрат меняются в зависимости от изменения объемов производства. Поэтому при подготовке отчетов о выполнении сметы для центров затрат и центров ответственности важно принимать во внимание изменение затрат. К примеру, если фактический объем производства превышает запланированный, то переменные затраты будут большими чем сметные из-за увеличения объема производства.

Так как на руководителей ЦО возложена ответственность за затраты их подразделений, важно, чтобы они отвечали за результаты деятельности в действующих условиях, а не за результаты в условиях, которые были при составлении сметы. То есть, неверно сравнивать фактические затраты при одном уровне деятельности со сметными затратами, сформированными для другого уровня деятельности. В этой связи первоначальная смета должна быть скорректирована для фактического уровня деятельности (объема производства). Такой процесс называется составлением «гибкой» сметы.

Гибкая смета учитывает изменение затрат, вызванное изменением уровня деятельности. В основе составления гибких смет лежит анализ затрат при их классификации на переменные, постоянные, условнопеременные и условно-постоянные.

Рассмотрим на примере механического цеха условного предприятия составление гибких смет производственных затрат. Предположим, что начальная жесткая смета составлена на определенный месяц для выпуска продукции в 10 000 ед., а фактически объем производства составил 9000 ед. продукции.

При составлении отчета об исполнении сметы ЦО «Механический цех» фактические затраты будут сопоставляться с затратами из гибкой сметы на выпуск 9000 ед. продукции. Отчет показывает, что запланированный уровень производства в 10 000 ед. не был достигнут. Причинами невыполнения плана могут быть:

– неэффективность действий руководителя ЦО для достижения запланированного уровня производства;

– падение спроса на продукцию;

– начальная смета была составлена некорректно.

В табл. 10 приведены показатели гибких смет производственных затрат для различных объемов производства продукции.

Таблица 10