Организация аудита и оценка эффективности его процессов

Аудит трудовых показателей осуществляется по плану и состоит, как правило, из четырех стандартных этапов:

1) подготовительный этап – разрабатывается внутрифирменный документ (приказ, распоряжение, намечаются сроки, задачи исполнителей и участников аудита), план представления и программы рассмотрения анализируемой ин­формации;

2) сбор информации (наблюдения, замеры, опросы, обработка статистиче­ских данных, компоновка бухгалтерских иных данных;

3) обработка информации (составление таблиц, графиков, введение ин­формации в ЭВМ и разработка алгоритмов анализа);

4) обобщение и представление оценочных результатов, выводов и реко­мендаций заказчику.

Источниками для аудиторского рассмотрения и анализа являются: дан­ные отделов труда и заработной платы, планового отдела, бухгалтерии, акты реви­зий, проверок; отчеты, справки обследования, документы отдела кадров (объ­яснительные записки, протоколы производственных совещаний, письма, выго­воры, заявления и жалобы работников, интервью и социологические те­сты).

Аудит в сфере труда включает в себя:

Аудит эффективности управления персоналом. Сопоставляя затраты с количеством произведенный управленческих действий, можно оценить в стои­мостном выражении работу, например, по найму работников, получить показа­тели затрат в денежном выражении по текучести кадров, переобучению, повы­шению квалификации персонала или нарушению трудовой и технологической дисциплины.

С помощью таких категорий, как затраты и упущенные возможности, аудитор показывает администрации и руководителю предприятия серьезность экономических потерь от непрофессионального управления социально-трудо­выми процессами, в частности от потери рабочего времени, возможность новых подходов к управлению персоналом.

Аудит эффективности использования персонала. Он предполагает ана­лиз численности, структуры, движения кадровых работников по предприятию в целом и его подразделениям в динамике за определенные периоды, аудит ис­пользования рабочего времени, производительности труда, расходования фон­дов на оплату труда, обучение и социальные нужды.

Аудит использования рабочего времени представляет собой сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими, что обнаружи­вает потери рабочего времени в абсолютных единицах и процентах.

Аудит качества труда, охватывает большое количество условий и пока­зателей: определенный уровень квалификации рабочих, отсутствие нарушений техники безопасности, сдача продукции с первого предъявления.

Аудит производительности труда. Цель его – выявление степени вы­полнения производственных планов по росту производительности труда и ее динамики, изучение влияния роста производительности труда на объем выпу­щенных товаров и услуг и выявление степени воздействия на производитель­ность труда различных факторов. (например, анализ роста производительности труда в результате повышения технологического уровня производства позво­ляет выявить численность высвобожденных рабочих в результате внедрения нового оборудования, механизации и автоматизации производства и труда, со­кращение затрат ручного труда, улучшения использования оборудования.

Аудит расходов средств на оплату труда. Он включает в себя ряд по­следовательных расчетов: определение размеров заработной платы по катего­риям персонала; обоснование форм и систем оплаты труда; анализ эффективно­сти системы премирования; анализ распределения и использования средств, направляемых в фонд потребления; определение финансового резерва за анали­зируемый период и на перспективу. Эти данные сводят в таблицу, в которой указывают величину фонда потребления, фактические расходы и отклонения фактических расходов от плановых в абсолютных величинах и в процентах.

Данные аудита и анализа позволяют выявить резервы более эффектив­ного использования рабочей силы на основе развития прогрессивных форм ор­гани­зации стимулирования труда, а также факторы, обеспечивающие количе­ствен­ное и качественное изменение трудовых показателей и показателей соци­аль­ного развития трудовых коллективов.

Мониторинг сферы труда - постоянное отслеживание, контроль и регу­лирование социально-экономических, организационно-правовых и профессио­нальных факторов, влияющих на эффективность управления трудом.

Политика предприятия должна быть направлена на создание благоприят­ных условий для повышения эффективности производства. Система монито­ринга позволяет проводить систематический анализ социально-трудовой сферы предприятия с целью выявления наиболее важных тенденций и острых, требу­ющих безотлагательного решения проблем, а также осуществлять оперативную подготовку рекомендаций и их решений. Кроме того, с помощью мониторинга удается выявить данные, которые не могли быть получены из имеющихся ин­формационных каналов или существенно искажались.

Основные цели мониторинга:

- обеспечение руководителей информационно-аналитическими материа­лами о фактическом положении дел в социально-трудовой сфере на предприя­тии, возникающих проблемах и противоречиях;

- способствует принятию решений по выявленным в ходе мониторинга проблемам.

Важнейшим разделом мониторинга является анализ оплаты труда работ­ников предприятия, ее динамика, показатели характеризующие фонд потребле­ния, фонд оплаты труда, причем анализ проводится по отдельным категориям работников предприятия.

Таким образом, мониторинг дает возможность не только оценить ситу­ацию, но и увидеть результат принимаемых решений, так как является надежным каналом обратной связи для руководителей.

7.3 Система контроллинга персонала на предприятии и его эффек­тивность

Современное состояние рынка предполагает постоянное усложнение ори­ентации предприятия, что ведет к возрастанию роли управления им, а также к качественным изменениям во всей структуре и методах управления.

Контроллинг представляет собой систему обеспечения выживаемости предприятия на этапах оперативного и стратегического управления. Функцио­нирование данной системы ориентируется на различные функции управления. Процесс ориентации происходит путем интеграции традиционных методов учета, анализа, планирования, контроля в единую систему обработки информа­ции для принятия решений.

Таким образом, система контроллинга представляет собой синтез эле­ментов учета, анализа, контроля, планирования, реализация которых обеспечивает выработку альтернативных подходов при осуществлении оперативного и стратегического управления процессом достижения ко­нечных целей и результатов деятельности предприятия.

Причины появления на современных предприятиях нового направления учетно-экономической работы как контроллинг:

1. Нестабильность внешних факторов (интернационализация экономиче­ской жизни, обострение конкуренции на внутренних и мировых рынках и т.д.), внутренних факторов (объемы производства, задолженности по зарплате, поиск надежных партнеров и поставщиков), которые выдвигают дополнительные тре­бования к системе управления предприятием.

2. Необходимость поиска все более новых и совершенных систем управле­ния, обеспечивающих гибкость и надежность функционирования пред­приятия. Это, в свою очередь, предполагает выработку механизмов координа­ции внутри системы управления.

3. Существенные изменения в организации и методологии системы ин­формационного обеспечения.

4. Отсутствие комментариев различных вариантов управленческих реше­ний.

В сферу задач контроллинга входит постановка целей предприятия, сбор и обработка информации для принятия управленческих решений, осуществле­ние определенных процедур контрольно-аналитического характера, а также ре­али­зация вышеперечисленного способствует выработке рекомендаций для при­ня­тия управленческих решений.

Отдельной задачей контроллинга является правильная организация движе­ния информационных потоков на предприятии с целью их оптимизации, т.е. получения только той информации, которая может быть полезной в приня­тии управленческих решений.

Деятельность системы контроллинга эффективна и целесообразна тем, где функции управления делегированы отдельным подразделениям и службам. По мнению Манн Р. И Майэр Э. отличительной особенностью контроллинга явля­ется то, что «… контроль и управление со стороны уступают место само­контролю и самоуправлению, главной задачей которых является повышение ответственности каждого отдельного работника».

Таким образом, координируя, интегрируя и направляя деятельность всей системы управления предприятием на достижение поставленных целей, кон­троллинг выполняет функцию «управления управлением», т.е. является механизмом саморегулирования на предприятии, обеспечивающим обрат­ную связь в контуре управления.

Цель системы контроллинга определяет ее основные функции:

1. Информационная, которая проявляется в выработке контроллинговой информации для управления, посредством трансформации данных (информа­ционных потоков), поступающих в отдел контроллинга.

2. Учетно-контрольная, которая используется при сопоставлении плано­вых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели, установления допустимых границ отклонений от заданных параметров, интер­претации причин отклонений и выработке предложений для их уменьшения.

3. Аналитическая, суть которой проявляется в выработке основных под­контрольных показателей, позволяющих оценить эффективность работы пред­приятия, в определении степени влияния различных факторов на величину ко­нечного результата, в выработке мероприятий по устранению и предотвраще­нию имеющих место отклонений в будущем, в расчете доходности и целесооб­разности той или иной коммерческой сделки.

4. Планирования, цель которой – координация отдельных производствен­ных планов по отношению к общему плану в рамках как краткосрочного, так и долгосрочного планирования, составлению бюджета, выработке плановой и це­левой информации.

5. Специфическая (комментирующая) функция проявляется в том, что, не участвуя в самом процессе управления, контроллинг оказывает большую по­мощь руководству в самом принятии эффективных управленческих решений (т.е. управляет не участвуя в управлении). Таким образом, контроллинг реали­зует не управленческую, а комментирующую функцию менеджмента. Он под­готавливает широкий спектр возможных путей реализации намеченных целей с обоснованиями и комментариями каждого.

Значение контроллинга в том, что он представляет важную информацию для:

- определения стратегии и планирования будущих процессов и результа­тов деятельности предприятия;

- контроля за текущей деятельностью;

- оптимизации затрат;

- оценки эффективности деятельности;

- снижения субъективности в процессе принятия управленческих реше­ний.

Однако, право выбора того или иного предлагаемого варианта остается за руководителем предприятия.

Контроллинг является одним из основных элементов, формирующих си­стему управления предприятием и включает в себя две подсистемы (вида): оперативный и стратегический.

Сущность оперативного контроллинга заключается в формировании средств и методов эффективного управления текущими целями предприятия, которые могут быть определены как прибыльность и ликвидность.

Стратегический контроллинг заключается в обеспечении выживаемости предприятия, его ориентации на успех, который может быть охарактеризован как шансы и риск. Эти два вида между собой взаимосвязаны. Сравнительная характеристика видов контроллинга представлена в таблице 7.3.1.

Таким образом, основное назначение контроллинга заключается в ориен­тации системы управления предприятием на достижение поставленных целей и обеспечении комплексного подхода к выявлению и решению возникающих пе­ред предприятием проблем.

Таблица 7.3.1 – Оперативный и стратегический контроллинг