Організація технології аналітичного процесу

Метою аналізу є одержання показників та узагальнюючих висновків, які можуть бути використані для прийняття управлінського рішення у господарській діяльності. Для цього формують аналітичні показники та складають аналітичні таблиці — вхідна, розрахункова і вихідна аналітична інформація.

Для формування вхідної аналітичної інформації, так само як і при формуванні аналогічної інформації з обліку або контролю, використовують різну нормативно-довідкову інформацію. Особливістю формування вхідної аналітичної інформації є багатоплановість і різноманітність. Це підтверджує, що така інформація надходить з багатьох джерел, різна за формою та періодичністю одержання, технікою розрахунку. Цей етап технології аналітичного процесу потребує такої організації, яка б забезпечувала основний етап — аналітичні розрахунки — відповідно до вимог управління.

Дуже важливим і специфічним етапом є перевірка вхідної інформації логічними, арифметичними та іншими прийомами. Від ступеня вірогідності вхідної інформації залежать висновки, які випливають з результатів аналізу, а отже, й ефективність аналізу.

Складним і особливо специфічним є другий етап аналітичного процесу — розрахунок аналітичних показників. Тут насамперед важливо вибрати методику розрахунку показників, реалізації відібраної методики за допомогою економіко-математичних методів та сучасної обчислювальної техніки.

Заключний етап аналітичного процесу подібний до організації третього етапу облікового та контрольного процесів і складається з кількох підетапів.

Як видно із викладеного, загальні питання організації технології ана­літичного процесу та рух носіїв аналітичної інформації багато в чому подібні до організації облікового і контрольного процесів. Тому тут спинимося тільки на особливостях руху носіїв аналітичних номенклатур.

Таблиця 8.2.

Загальна програма аналізу господарської діяльності

Зазначимо, що організація аналізу господарської діяльності не має жорсткої регламентації системою нормативних актів, як, наприклад, у разі організації облікового процесу. Цієї упорядкованості досягають створенням внутрішнього документа — проекту організації. Для того щоб забезпечити організованість на належному рівні, слід враховувати його багатогранність, потребу постійного пошуку резервів виробництва на всіх дільницях господарювання. Склад проекту потребує деталізації аналітичного процесу.

Першим видом робіт підготовчого етапу є складання програми аналізу, яка є основою формування технології аналітичного процесу. Вона включає ряд питань, які вирішуються на першому (підготовчому) етапі. Це визначення мети, завдань, факторів, що впливають на формування явищ і процесів, які вивчають; вибір системи показників та даних (нормативних, планових, облікових та ін.), що використовуються в аналітичному процесі для розв'язання кожного аналітичного завдання, визначення джерел аналізу, перевірки якості показників та даних.

Важливим елементом програми є визначення виконавців аналізу. Зауважимо, що технологія економічного аналізу — це функція не тільки економічних, а й технічних служб господарства, а також їх керівників. Технологія аналітичного процесу передбачає поділ праці, її кооперування, розподіл обов'язків між службами та виконавцями. Це все потребує визначення руху носіїв аналітичної інформації, строків передання їх від одного виконавця іншому. Це. у свою чергу, потребує розподілу робіт, визначення послідовності їх, взає-мопогодженості діяльності виконавців, служб та відділів.

Визначення джерел аналізу та підготовка даних є одним з важли­вих моментів підготовчого етапу організації і технології аналітич­ного процесу. При цьому визначають склад, зміст та напрями використання джерел аналізу. Розрізняють такі види джерел аналітичної інформації:

• нормативні, кошторисні, планові тощо. Ця група включає ма­теріали оперативно-виробничих і техніко-економічних даних, плани-графіки виробництва;

• облікові дані бухгалтерського, оперативного та статистичного обліку;

• внутрішньогосподарська звітність;

• позапланові та позаоблікові дані і показники різних джерел. Важливим елементом підготовчого етапу робіт є перевірка якості джерел аналізу. Оскільки від якості джерел інформації залежить ві­рогідність результатів аналізу, їх слід обов'язково ретельно переві­ряти. Зокрема мають бути перевірені:

повнота складу аналізованих показників;

правильність оформлення джерел аналізу;

погодженість показників;

наступність показників;

методична єдність формування показників;

взаємна погодженість величин у різних джерелах. Джерела аналізу ретельно перевіряють за методом розрахункової перевірки.

Після підготовки переходять до найбільш трудомісткої роботи другого етапу — аналітичної обробки даних.

Найскладнішим в організації технології аналітичного процесу є забезпечення руху аналітичної інформації та її матеріальних носіїв.

Основне завдання організації технології аналітичного процесу полягає в тому, щоб визначити канали руху та передавання інформації від одного виконавця до іншого за технологічною схемою та у найкоротший час.

При створенні раціонального руху потоку інформації в аналітичному процесі слід додержувати таких принципів:

• виявлення інформаційної потреби;

• визначення найбільш ефективного задоволення інформаційної потреби;

• об'єктивності відображення господарських фактів — явищ і процесів;

• єдності інформації різних джерел;

• усунення дублювання;

• обробки на ПК.

Обробка даних як етап аналітичного процесу полягає у перетворенні вхідної інформації у вихідну за допомогою логічних та обчислюваль­них операцій і може виконуватися вручну або за допомогою різних ти­пів обчислювальних машин. За будь-якого варіанта поділ етапу на фази залежатиме від масштабів робіт та наявності технічних засобів.

Аналітична обробка економічної інформації здійснюється за до­помогою різних технічних і методичних прийомів: технічних (порівняння, групування, перегрупування, відносні величини), методичних (математичних, економіко-математичних, статистичних та ін.). Ви­бір тих чи інших прийомів є складовою робіт з організації цього етапу аналітичного процесу.

Потреба передавання носіїв аналітичної інформації в процесі об­робки від джерел користувача спричинює їх рух. При цьому найдо­цільнішим є спосіб передавання, що передбачає різні канали зв'язку: е-mail, internet, локальна комп’ютерна мережа та інші.

Сукупність операцій з передавання даних формує потоки ін­формації, які залежать від організаційної структури аналітичного процесу, форми організації, типу, виду та характеру обчислюваль­ної техніки.

Найбільш поширеним є графічний метод організації руху пото­ків аналітичної інформації. Форма графіка залежить від умов ро­боти конкретного господарства. У таких графіках фіксують най­важливіші характеристики руху носіїв інформації. При цьому обов'язково відображують показники, виконавців, строки, способи передавання і т. ін.

Заключним етапом аналітичного процесу є узагальнення аналі­тичної інформації. На цьому етапі дають об'єктивну оцінку результатів діяльності господарства або його виробничого підрозділу, ви­являють резерви виробництва, упущення, розробляють рекомендації.

Для цього добирають аналітичні номенклатури на основі добутих у процесі аналітичної обробки даних. Основне в узагальненні — висновки та пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи господарства та його підрозділів.

Для об'єктивного оцінювання результатів роботи господарства або його виробничих та інших підрозділів передусім встановлюють, чи обґрунтовані завдання (плани) роботи, чи відповіда­ють вони виробничим можливостям господарства або його підрозділів. Потрібно також дати характеристику організаційно-технічного розвитку, а також умов, за яких здійснювалася робота (діяльність).

Висновки повинні мати конструктивний характер, а у пропозиці­ях слід сформулювати основні конкретні завдання з удосконалення діяльності відповідного господарства або його виробничого підрозділу.

На підставі висновків та пропозицій розробляють заходи з урахуванням досягнень науки і практики з питань, які було проаналі­зовано. Розроблені заходи мають сприяти поліпшенню роботи, раціональнішому використанню матеріальних та трудових ресурсів, ліквідації втрат, удосконаленню виробництва на всіх дільницях роботи.

Важливим елементом заключного етапу аналітичного процесу є обговорення результатів з тими, хто брав участь в аналітичному процесі, та керівниками господарств і підрозділів, діяльність яких аналізували.

Результати аналізу потрібно доводити до всіх працюючих. Гласність результатів аналізу є ефективним методом поліпшення роботи.

Найбільш поширеним способом (прийомом) доведення до широ­кого кола працюючих результатів аналізу є інформація колективу на нарадах, ознайомлення з графіками за допомогою плакатів, таблиць, діаграм тощо.

Слід зазначити, що, незважаючи на деяку подібність поетапного поділу облікового, контрольного і аналітичного процесів, ідентичність назв об'єктів організації, зміст кожного значно відрізняється.

ТЕМА 9