Функціональний аспект організації облікового процесу за принципом ергономічності

У зв'язку із застосуванням персональних комп'ютерів. (ПК), створенням АРМ бухгалтера створюється система «людина (бухгал­тер) — машина (ПК) — середовище (ЛМС)», що потребує вирішен­ня комплексу проблем різних аспектів: психологічних, фізіологіч­них, технічних і т. ін. Реалізуються вони за допомогою ергономіч­ного забезпечення, яке являє собою сукупність методів, методик, ін­струкцій, стандартів, нормативних і довідкових документів щодо виконання вимог ергономіки в бухгалтерії.

Насамперед АРМ мають бути так розподілені між підрозділами, де здійснюється облік, щоб охопити автоматизацією весь обліковий процес і, крім того, максимально врахувати особливості виконува­них робіт, психологічних і фізичних можливостей працівника. З огляду на це ПК слід розраховувати не на одного працівника, а на кількох, наприклад одну ПК на сектор (з обліку матеріалів, заробіт­ної плати та ін.). При цьому ПК обслуговуватиме не один працівник, а кілька по черзі за встановленим графіком. Це важливо не тільки з позиції продуктивності праці, економічності використання ПК, а й здоров'я бухгалтера. Це дає змогу також враховувати вимоги антропометрії і біомеханіки при визначенні робочих зон бухгалтера, розташуванні елементів робочого місця, конструкції робочого сидіння.

Для того щоб обліковий працівник ефективно працював на ПК в умовах значного підвищення рівня технічної і творчої діяльності, високої відповідальності за виконувані роботи, велику увагу слід приділяти навичкам швидкості руху рук, роботи наосліп, умінню працювати на ПК (добре знати «меню», файлову систему, спеціальні програмні засоби для управління файлами).

У свою чергу, ефективність праці на ПК значною мірою зале­жить від якісного рівня комп'ютера, засобів і систем відображення інформації. Звичайно, що такі технічні дані в ПК різного класу не­однакові. Вихідну облікову інформацію (відеограми, машинограми) слід формувати так, аби вона, по-перше, була оптимальною за скла­дом і відповідала не лише вимогам власне обліку, а й планування, контролю та аналізу.

Відображувана вихідна інформація має бути такою, щоб її легко можна було читати. Це не завжди вдається, коли формують складні таблиці, особливо якщо їх механічно переносять На ручні реєстри журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку.

Слід ширше практикувати видачу інформації за запитом і тим самим менше завантажувати ПК.

За умов використання ПК ергономічне забезпечення висуває такі додаткові вимоги:

• розподіл функцій між бухгалтером і ПК;

• оптимальний розподіл функцій між бухгалтером і колективом;

• розробка послідовності дій роботи бухгалтера, оптимальної за показниками, надійної та якісної діяльності;

• раціональне розміщення технічних засобів на робочому місці бухгалтера.

У разі використання ПК слід враховувати:

• інформація на екрані відеотермінала має бути у зручному для сприйняття вигляді;

• діалог із системою будують так, аби для відповіді користувача треба було натискувати менше клавіш;

• повідомлення системи мають супроводитися короткими звуко­вими сигналами, а особливо важливі — довгими.

У розподілі функцій між бухгалтерами необхідно розробити ре­жими праці і відпочинку, чергування видів діяльності, оптимальні психологічні показники праці.

Під час розробки послідовності дій (алгоритму) діяльності бух­галтера враховують, що «середній» працівник за визначений час ви­конує функції, необхідні для його діяльності. При цьому слід урахо­вувати, як змінюватиметься ймовірність виконання функцій в разі збільшення часу, відведеного на виконання функції. Для вирішення питання реального розташування технічних засобів на робочих місцях бухгалтера слід ураховувати такі принципи:

• відповідність робочого місця можливостям бухгалтера (технічні засоби слід розміщувати у зонах, оптимальних за показниками досяжності працівника);

• значущість — потребує розміщення важливих технічних засобів поблизу бухгалтера;

• облік частості використання технічних засобів (розташовувати засоби, які найчастіше використовуються, у зоні досяжності працівника);

• функціональне групування потребує розташування (зберігання)

робочих матеріалів за функціональними характеристиками. У разі розташування ПК на робочому столі слід додержувати та­ких вимог:

• клавіатура має бути перед відеотерміналом під визначеним ку­том (відповідно до індивідуальних звичних даних працівника);

• архівні й еталонні дискети треба зберігати окремо від дискет, які використовують щодня;

• забезпечувати дискети супровідними ярликами, де зазначають назву інформації, дату запису та ін.