Документальное оформление кассовых операций

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88:

- № КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

- № КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

- № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

- № КО-4 «Кассовая книга»;

- № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Заполнять их нужно с учетом Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденных тем же нормативным документом.

Основными первичными документами, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, являются приходный и расходный кассовые ордера [38].

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером.Он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных по чеку). Квитанция также подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, кассиром и заверяется печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата.

При выдаче денежных средств из кассы бухгалтер составляет расходный кассовый ордер(форма № КО-2), который подписывается руководителем и главным бухгалтером, и регистрирует его в журнале регистрации. Кассир принимает расходный кассовый ордер к исполнению и выдает наличные, требуя при этом от стороннего физического лица обязательного предъявления документа, удостоверяющего его личность. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно.

Все приходные и расходные ордера должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-З). По общепринятому правилу нумерация расходных и приходных кассовых ордеров начинается с начала каждого года с порядкового номера 1 (один) и до окончания года ведется в порядке возрастания номеров (отдельно нумеруются приходные ордера и отдельно расходные). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Ордера хранятся вместе с журналом регистрации в течение всего срока, установленного для хранения кассовых документов.

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги(форма № КО-4), в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации. Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. На ее последней странице делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано ____ страниц», - которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом.

Для учета денег, выданных из кассы организации доверенному лицу (раздатчику) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет книгу учета принятых и выданных кассиром денег(форма № КО-5). Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

По истечении сроков, установленных для выплат в наличной форме сумм в оплату труда, выплат пособий по социальному страхованию и стипендий, кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, проставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих де­понированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и проставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».

Бухгалтерия проверяет отметки, сделанные кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчитывает выданные и депонированные по ним суммы. Депонированные суммы сдаются в кредитную организацию, на них составляется один общий расходный кассовый ордер.

При журнально-ордерной форме учета кассовые операции отражаются в журнале-ордере и ведомости №1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. По окончании месяца в журнале-ордере подсчитываются обороты и выводятся сальдо на начало следующего месяца. Сальдо сверяются с остатком кассовой книги и Главной книги.