Порядок хранения, выдачи и приема наличных денег в кассу организации

Порядок приема, хранения и выдачи наличных денежных средств регламентирован Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993г. № 18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь специальным образом оборудованную кассу. Существуют определенные требования по оборудованию касс предприятий:

- помещение кассы должно быть изолированно;

- двери в кассу должны закрываться с внутренней стороны во время совершения операций;

- на окнах помещения, в котором находится касса, должны быть металлические решетки;

- деньги и ценные бумаги должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу, которые должны опечатываться кассиром по окончании работы;

- дубликаты ключей от сейфа должны храниться в опечатанном кассиром пакете у руководителя предприятия;

- должна быть сигнализация на случай проникновения в помещение кассы посторонних лиц.

После издания приказа о приеме на работу кассира руководитель организации должен под расписку ознакомить кассира с его обязанностями, порядком ведения кассовых операций, а после этого заключить договор о полной материальной ответственности.

Передоверять выполнение обязанностей кассира другим лицам запрещено. В случае необходимости временной его замены руководитель должен составить письменный приказ, после чего обязанности кассира исполняет другой человек. При этом заключение с ним договора о полной материальной ответственности обязательно.

Если кассир внезапно заболел, то ценности обязательно пересчитываются другим кассиром в присутствии главного бухгалтера и руководителя предприятия.

Сумма наличных денег, которую предприятие может оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена лимитом остатка наличных денег в кассе. Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий предприятие, исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, а также обеспечения их сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит устанавливается ежегодно. Для этого в банк необходимо предоставить соответствующий расчет по специальной форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». Размер лимита может быть пересмотрен в течение года (например, в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки). Для этого надо написать письмо в банк в произвольной форме с указанием причин и приложить новый расчет на установление лимита. Если у организации несколько расчетных счетов в разных банках, то расчет надо подавать в один из них. После того как лимит будет установлен, необходимо письменно сообщить об этом в другие банки. В случае если предприятие не предоставило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы по такому предприятию считается нулевым. Это означает, что любая наличность, не сданная в банк и хранящаяся в кассе, будет считаться сверхлимитной. Иными словами, если предприятие не будет сдавать ежедневно в банк денежные средства, накопившиеся в кассе, оно будет признано нарушителем установленного порядка ведения кассовых операций со всеми вытекающими последствиями.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающим банком могут расходовать ее на оплату труда и выплату социальных пособий, закуп сельхозпродукции, скупку тары и вещей у населения.

Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку без согласования с банком [21, п.7]. Однако никакой ответственности за нарушение этого требования законодательство не предусматривает.

В отдельных случаях предприятие имеет право хранить в своей кассе и сверхлимитные денежные средства. В таких случаях необходимо соблюдать следующие условия:

- данные сверхлимитные средства должны предназначаться для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;

- срок нахождения сверхлимитных средств в кассе не должен превышать три рабочих дня, включая день получения денег в банке (для организаций Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - до пяти дней);

- указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающей предприятие кредитной организации, а не накапливаться за счет выручки, поступающей в кассу организации [26].

Контроль за осуществлением кассовых операций ведет обслуживающий банк. При выявлении нарушений составляется акт, который затем передается в налоговые органы.

Невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.2 КоАП, в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ).

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;

- на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП, в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ).