Составляющие части управлении процессом

В предыдущем разделе рассматривались основные принципы моделирования процессов. Но для внедрения процессного подхода к управлению этого недостаточно. Результат процесса зависит не только от выполнения технологических операций, но и от системы управления процессом. Поэтому, необходимым элементом процессного подхода является наличие особого управленческого механизма.

Управленческий механизм предполагает наличие субъекта управления - владельца процесса, в распоряжении которого находятся ресурсы и функции управления: планирование, организация, координация и контроль. Управленческое воздействие в отношении процесса делает сам процесс замкнутой системой. Смысл управленческой деятельности заключается в том, что владелец процесса непрерывно или с установленной периодичностью контролирует ход процесса и принимает управленческие решения в случае отклонения параметров процесса от границ. Деятельность владельца процесса по управлению процессом состоит из следующих моментов:

1. Планирование (Plan) распределения ресурсов для достижения поставленных целей процесса с максимальной эффективностью.

2. Выполнение процесса (DO): распределение обязанностей между сотрудниками, инструктаж и обучение персонала.

3. Проверка хода (Check) хода процесса. Для этого по ходу процесса устанавливаются контрольные точки, с которых владельцу процесса поступает информация. Эта информация используется владельцем процесса для принятия управленческого решения. Таким контрольными точками могут быть информация о входах процесса (об их соответствии нормативам, требованиям процесса и т.д.), информация о результатах выполнения отдельных функций (промежуточный контроль), информация о выходах процесса, информация от потребителей, выражающая степень их удовлетворения результатами процесса. Вся эта информация о ходе процесса, формирует три группы показателей: показатели процесса, показатели продукта, показатели удовлетворенности потребителя.

4. Воздействие (управление, корректировка) (Act) предполагает оперативное управление процессом с целью его корректировки на основе поступающей информации о ходе процесса и результатах процесса. В ходе управляющего воздействия формируются и корректируются планы процесса, сроки и результаты.

Таким образом, деятельность владельца процесса носит циклический характер в соответствии с циклом Деминга.

В отличие от традиционной системы функций управления (планирование, организация, координация, мотивация и контроль) управленческий подход оставляет у владельцев процесса фактически только следующие функции:

Act –анализ ситуации, разработка стратегии и принятие решения;

Plan -составление планов деятельности и распределения ресурсов;

Check –сбор и обработка информации, необходимой для управления процессом.

Такое различие в содержании управленческой деятельности связано с тем, что общий традиционный набор функций управления характерен для управления организацией на всех стадиях ее жизненного цикла, когда же организация создана управление переходит на стадию процессного подхода. Акцент делается на оперативное управление и непрерывное совершенствование и деятельность приобретает цикличный характер по принципу PD CA/