Спецификации входов и выходов процессов и ресурсов.

Первоначально нужно определить назначение процесса, его главную цель (функцию), которую он выполняет. Назначение процесса определяется тем результатом, который мы планируем получить на выходе, поэтому рассмотрение процесса следует начинать с определения его выходов.

Как правило, у процесса бывает несколько выходов. У каждого выхода – один или несколько потребителей. Потребитель – первый заинтересованный в результатах процесса. Он определяет спецификацию (требования) на выход (продукт), который хочет получить, ценность продукта и, соответственно цену.

Что можно назвать выходом процесса?

Для промышленных предприятий выход процесса – это материальная продукция: трактор и компьютер, здание, мост и т.д. Требования к ней содержатся в государственных стандартах, технических условиях или технических заданиях.

Для непромышленных предприятий все выглядит несколько сложнее. Непромышленные предприятия могут производить услуги. Учебные заведения – образовательные услуги, юридические конторы – юридическую помощь, консалтинговые агентства - консультативные услуги.

Что производит муниципальные органы исполнительной власти, как организация? Во – первых- это услуги, оказание которых законодательно отнесено к муниципальной власти и базируется на определенных полномочиях, таких, например, как управление и распоряжение земельной собственностью.

Во- вторых, продуктом исполнительных органов власти могут быть планы, программы, социально - экономического развития города. В последнее время многие администрации активно внедряют механизмы управления через проекты и проектную деятельность. Поэтом к этой группе продуктов, выходов исполнительных органов власти можно отнести социальные и инвестиционные проекты.

Третьей группой результатов деятельности муниципальных органов власти могут быть нормативные и регламентирующие документы.

По всем выходам процесса составляются спецификации. Спецификация – перечень требований к выходу процесса. Спецификации имеют свои особенности в зависимости от вида выходов.

Все три группы результатов, которые оказывают деятельности исполнительных органов власти, можно отнести к группе «продукты процесса» оказываемые муниципальными исполнительными органами власти Спецификация этой группы выходов может быть в виде технических условий, требований контракта, инструктивного документа. Ответственность за процедуру проверки соответствия продукта установленным требованиям должен нести владелец процесса. Назначение данного контроля необходимо не только для того, чтобы не допустить продукт потребителю, не соответствующий спецификации, но и получить информацию о качестве продукта для дальнейшего мониторинга и улучшения процесса.

Для того, чтобы провести контроль соответствия продукта требованиям спецификации, необходимо установить:

документ, описывающий процедуру контроля;

спецификацию на продукт, на основании которой принимается решение о соответствии или несоответствии продукта требованиям потребителя;

форму и место, где собирается информация, или документ, куда заносятся результаты контроля. Информация, которая появляется в результате контроля.

Управление процессом требует также проведение отчетов о ходе процесса. Отчеты о ходе процесса имеют свои спецификации в виде различных форм сбора информации о ходе процесса. В данной группе можно выделить три информационных потока:

- показатели процесса

- показатели продукта

- показатели удовлетворенности потребителей.

Для создания непрерывной сети процессов к числу общих принципов управления процессом необходимо отнести так же принцип «зоны ответственности владельца процесса». Он гласит, что каждый владелец процесса несет ответственность не только за ход и результат процесса, но за доставку продукта (выхода) к потребителю. Особенно этот актуально для внутренних процессов в организации.

Точно так же как для выходов спецификации устанавливаются для входов процессов. Поскольку входы процесса являются чьими-то входами, то вполне возможно наличие единой спецификации на вход одного продукта и на выход другого, причем приоритетом установления требований к продукту обладает потребитель выхода или получатель входа.

Спецификации разрабатываются так же для ресурсов процесса. В стандартах МС ИСО 9001:2000 и МС ИСО 9004: 2000 дается перечень того, что можно отнести к ресурсам [5]:

· персонал организации

· инфраструктура (здания, сооружения, оборудование, транспорт)

· производственная среда

· информация

· поставщики и партнеры

· природные и финансовые ресурсы.

Если принимать процессный подход к управлению ресурсами, то процессы поставки ресурсов можно рассматривать, как вспомогательные процессы. Например, «подбор и отбор персонала», «бюджетирование», «информационное обеспечение».

На практике очень часто бывает сложно разделить ресурсы и входы, так как:

· ресурсы и входы поступают в процесс;

· ресурсы и входы должны иметь соответствующую спецификацию;

· ресурсы и входы проходят входной контроль со стороны владелица процесса на соответствие требованиям;

· ресурсы и входы должны быть в определенное время, в определенном месте, в определенном количестве и определенного качества.

Тем не менее, ресурсы и входы несмотря на наличие общих черт, имеют свою специфику и по роль, которую они играют в процессе и по методам управляющего воздействия со стороны владельца процесса.

Входы – это то, что в результате процесса преобразуется в выходы. Ресурсы – не преобразуются – это то, что есть в распоряжении владельца для организации процесса. Ресурсы владелец процесса может планировать, пер

Например, в процессе «реализации инициатив» входом и ресурсом процесса могут быть различные виды информации. Входом процесса является информация в виде заявки на реализацию инициативы. Информационным ресурсом – шаблон бизнес – плана проекта реализации инициатив или шаблон архитектурно – планировочного задания. В ходе проекта заявка на инициативу преобразуется в выход- проект реализации инициативы. В то же время шаблоны бизнес – планов и АПЗ только используются для подготовки проекта.

Если влияние качества входов или ресурсов существенно влияет на качество выхода, а риск получения продукта низкого качества велик, владелец процесса вводит процедуру входного контроля соответствия входов и ресурсов спецификации. В этом случае процедура контроля будет аналогичной той, которая проводится на выходе процесса.