Организационные формы службы документационного обеспечения

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота форма делопроизводства может быть:

· централизованной;

· децентрализованной;

· смешанной.

При централизованной формеорганизации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учрежде-ния центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

При децентрализованной форме делопроизводства каждое подразделение самостоятельно ведет делопроизводство, выполняет весь комплекс технических операций по обработке документов, включая получение и отправку документов, их регистрацию, формирование дел, хранение.

При смешанной форме делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в канцелярии, так и в структурных подразделениях.

Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения, - экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организа-ций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные технические средства;

• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслу-живание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизвод-ства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения доку-ментов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руко-водство делопроизводством.