Организационная структура службы документационного обеспечения

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является опре-деление структуры ДОУ, ее должностного и численного состава.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

· секретариат;

· экспедиция;

· подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

· подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

· подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

· подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (машбюро);

· отдел совершенствования делопроизводства;

· копировально-множительное бюро;

· протокольная группа;

· редакционная группа;

· приемная;

· архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документообо-рота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудни-ками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государствен-ной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависи-мости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

· 1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

· 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

· 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

· 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. доку-ментов в год.

Так, согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры служ-бы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота мо-жет быть представлено следующим образом (см. таблицу 1).

Таблица 1