Задачи и функции службы документационного обеспечения

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с до-кументами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подго-товки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

· сокращение документооборота;

· унификация форм документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совер-шенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структур-ных подразделениях;

· внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые мож-но разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

· осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

· регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

· ведение информационно-справочной работы по документам организации;

· машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

· копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

· разработка и проектирование бланков документов;

· подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

· подготовка к докладу руководству поступающих документов;

· организация своевременного рассмотрения документов руководством орга-низации;

· регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения до-кументов в установленный срок;

· организация хранения документов в структурных подразделениях;

· организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

· повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

· организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

· организация делопроизводства по обращениям граждан;

· разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документа-ми.

К контрольным функциям относят:

· контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

· контроль за сроками исполнения документов;

· осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

· организация контроля за работой с документами в структурных подразделе-ниях;

· обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, система-тическое информирование руководства по этим вопросам;

· обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

·

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

· разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизвод-ству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляю-щих систему делопроизводства организации;

· проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

· проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.