Понятие службы документационного обеспечения

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому доку-ментационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учрежде-ния, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция уп-равления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятель-ным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управ-ления закреплено следующее:«Документационное обеспечение управления в организа-ции осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоя-тельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

· структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

· требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

· существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управле-ния (1988) рекомендуется использовать следующие наименования:

· в министерствах и ведомствах – управление делами;

· на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследователь-ских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия;

· в небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае функции делопроизводственной службы возлагаются на секретаря(секретаря-референта).