Унификация документов и унифицированные системы документации

Унификация(от лат. unio - единство и facere - делать) в широком смысле слова оз-начает «приведение к единообразию, к единой норме, единой форме». Цель унификации - оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комп-лекс или систему.

Применительно к документам это означает следующее. Управленческие функции в каждой организации однотипны. Вполне очевидно, что и документы, создаваемые при вы-полнении типовых функций управления, должны быть приведены к оптимальному едино-образию по составу, видам, формам, т.е. унифицированы. Таким образом, унификация документов – это сокращение многообразия разновидностей документов посредством приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обра-ботке, учету, хранению.

Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Сово-купность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человечес-кой деятельности, называется системой документации.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по приз-накам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Поэтому унификации подлежат не только формы документов, но и системы доку-ментации в целом. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это комплекс взаимоувязан-ных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унификация документов и систем документации позволяет совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, снижать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости информационных показателей в документах различных систем (например, в плановых и отчетных).

Унифицированные системы документации, применяемые в сфере управления, включены в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирова-ния технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и охватывает унифици-рованные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифици-рованных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

· регистрации форм документов;

· упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

· сокращения количества применяемых форм;

· исключения из обращения неунифицированных форм документов;

· обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

· контроля за составом форм документов и исключения дублирования инфор-мации, применяемой в сфере управления;

· рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСОРД)

• Документация по созданию организации, предприятия.

• Документация по реорганизации организации, предприятия.

• Документация по ликвидации организации, предприятия.

• Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.

• Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

• Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.

• Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

• Документация по приему на работу.

• Документация по переводу на другую работу.

• Документация по увольнению с работы.

• Документация по оформлению отпусков.

• Документация по оформлению поощрений.

• Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

• Платежная документация по безналичным расчетам через банки.

• Документация по кредитным операциям банков.

• Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов.

• Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами.

• Выходная документация банков.

• Документация по депозитарным операциям банков.

• Платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанков-ские формы документов.

• Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутри-банковские формы документов.

• Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов.

• Выходная документация банков - внутрибанковские формы документов.

• Документация по денежному обращению - внутрибанковские формы доку-ментов.

• Документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов.

• Бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

• Финансовая документация.

• Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

• Учетная бухгалтерская документация.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

• Документация по статистике национальных счетов и экономических балан-сов.

• Документация по статистике научно-технического потенциала и инноваци-онного прогресса.

• Документация по статистике труда.

• Документация по статистике материальных ресурсов.

• Документация по статистике финансов.

• Документация по социальной статистике.

• Документация по статистике промышленности.

• Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяй-ственной продукции.

• Документация по статистике капитального строительства.

• Документация по статистике внешнеэкономических связей.

• Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструк-туры.

• Документация по статистике транспорта и связи.

• Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРЕДПРИЯТИЙ

• Отчетная бухгалтерская документация.

• Регистры бухгалтерского учета.

• Первичная учетная документация.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ

• Документация по состоянию рынка труда.

• Документация по трудовым отношениям.

• Документация по повышению квалификации работников органов по труду.

• Документация по охране труда.

• Документация по минимальным потребительским бюджетам.

• Документация по обращениям в органы по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

• Документация по учету и распределению средств.

• Документация по планово-экономической деятельности.

• Документация по контрольно-проверочной деятельности.

•

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

• Оперативно-коммерческая документация.

• Товаросопроводительная документация.

• Расчетная внешнеторговая документация.

• Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара.

• Транспортная внешнеторговая документация.

Каждая унифицированная система документации (УСД) имеет свою специфику, поэтому работа с документами отдельной УСД регламентируется соответствующими нормативными документами: государственными стандартами, инструкциями и т.п.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифициро-ванная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).Харак-терной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. УСОРДфикси-рует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от орга-низационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с УСОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.