Функції інформаційних потреб

Кожна людина та інформаційна система використовують інформацію у різний спосіб. Різними є їх кінцеві інформаційні продукти, отже, і шляхи використання інформації також різні. У межах кожного фаху (й установи) способи застосування інформації різняться залежно від ролі й особливостей індивідуума. Як правило, люди потребують інформацію для виконання 5 головних функцій, і дуже важливо вміти їх розрізнити оскільки вони ведуть до різних інформаційних рішень.

Цими функціями є:

1. Функція пошуку даних (знаходження відповідей на специфічні запитання). У першу чергу люди потребують інформації, аби отримати відповіді на конкретні запитання. Такі запитання добре знайомі фахівцям. Вони можуть бути досить простими, наприклад, адреса особи чи установи, біографія тощо. У кожного такі питання часто виникають, і тому цю потребу можна назвати постійною. Потрібні потреби є досить конкретними та чітко сформульованими, і як правило, їх задовольняють за допомогою пошуку фактів, імен, адрес, статистики тощо. І мабуть, можна стверджувати, що для більшості практиків ця функція інформації є домінуючою. Аби задовольнити потребу такого характеру, не потрібно розшукувати багато інформації, спілкування між користувачем і ІС (посередником) у цьому випадку є нетривалим, отже, процес є досить простим і недорогим. Процес пошуку для задоволення подібної потреби також легко делегувати.

2. Функція оперативної поінформованості (поінформованість про сучасну ситуацію). Завжди існує потреба бути у курсі сучасних подій. Це теж досить поширена потреба, але існують галузі і професії, де це особливо необхідно. Оперативне постачання найновішої інформації користувачам потребує застосування ІС, оскільки тільки їм під силу опрацювати необхідну для цього величезну кількість джерел. Чим з більшою кількістю даних має справу користувач, тим більше часу та зусиль він витрачає, адже далеко не всі з них виявляються прийнятними, і потрібно багато часу на перевірку та використання даних. Природно, що потреби оперативної поінформованості є значно менш виразними та визначеними, ніж потреби у фактах. І тому ІД, що перебуває на задньому плані процесу забезпечення потреб цього типу, часто замовчують чи не приділяють їй належної уваги. Крім того, спрацьовує ще й те, що пошук конкретних фактів, як правило, пов’язаний із вирішенням негайних, часто нагальних проблем, і має бути виконаний дуже швидко, що не є характерним для оперативного інформування. Оперативне інформування не завжди дає безпосередній результат, часто його наслідки виявляються значно пізніше. У наш час зростання часового та ресурсного пресингу на робочих місцях є багато підстав для припущення, що люди сьогодні гірше поінформовані, ніж раніше. У розв’язанні саме цієї проблеми ІС можуть надати дієву допомогу, фільтруючи та позначаючи дані.

3. Дослідницька функція (глибоке дослідження у новій галузі). Всебічне, глибоке вивчення нової галузі є менш поширеним явищем. Більшість людей мають потребу займатися цим усього кілька разів упродовж свого життя, хоча зміни у практиці роботи, потреба у мобільнішій і багатофаховій робочій силі та швидке зростання кількості студентів, які готують дисертації та розробляють наукові проекти, сприяють поширенню цього підходу. Виходячи з визначення, слід припустити, що вчені та викладачі ВНЗ мають виявляти інтерес до задоволення саме цієї потреби. Незважаючи на те, що ІС значно спростили процес пошуку інформації, витрати часу на оцінювання й абсорбцію отриманих даних є величезними, що складає серйозну інформаційну проблему. І справді, те, що ІС можуть знайти більше інформації за коротший час, до певної міри погіршує ситуацію. Оскільки для задоволення дослідницьких потреб необхідно працювати з великим масивом інформації, витрачаючи значні кошти на пошук даних та вкладатися у часові обмеження, для користувача дуже важливо усвідомлювати, що головними чинниками у цьому процесі є всебічність і вичерпаність. Інформаційні посередники – початківці розглядають усі запити, що до них надходять, як дослідницькі, вони плутають якісний пошук і обширний пошук, адже обширний пошук завжди асоціюється з задоволенням дослідницької потреби, крім того, це є слушною нагодою продемонструвати завзяття та майстерність. Але не слід путати потребу у відповіді на конкретне запитання та серйозну дослідницьку потребу оскільки кінцеві результати їх задоволення значно різняться за обсягом і змістом інформації.

4. Ознайомча (освітня) функція (отримання базової інформації для розуміння запитання). Не кожен має час чи потребу глибоко досліджувати проблему, отже, багато людей потребують короткого огляду питання, з яким вони взагалі знайомі, але їм не достатньо відомі деталі, які мають бути викладені у конкретній, лаконічній формі. Як правило, чим ширше предмет зацікавлення особи і чим менше у неї часу, тим більша потреба у неї у базовій оглядовій інформації.

5. Стимулююча функція (постачання ідей чи здобування стимулів). У випадках згадуваних вище функцій користувачів, звичайно, знають, що вони шукають, хоча рівень специфікації та визначеності буває досить різним. Але бувають ситуації, коли користувачі не знають, що шукають – вони використовують інформаційні джерела та системи, аби знайти щось на підтвердження своїх ідей. Переглядаючи те, що їм не потрібно, вони можуть натрапити на щось, що їх зацікавить і що є потрібним. Оскільки пошук, що асоціюється з такою потребою, неминуче є безсистемним і нецілеспрямованим, посереднику, який спостерігає за процесом, може здатися, що мало результативний пошук. Але це не обов’язково так. Є підстави припускати, що повнотекстові БД з їх специфічним способом предметизації документів на основі природної мови, надають багато прикладів незвичного віднесення документів до предмета, і таким чином, стимулюють саме такий спосіб ведення пошуку. Користувачі, як правило, не делегують ведення такого пошуку посередникам, бо вважають, що інформаційні фахівці не зможуть розпізнати, виявити те, що може становити інтерес для них.