Порядок ведения кассовой книги

Кассовая книга, а также книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации (включая персональный компьютер и программное обеспечение).

В случае ведения вышеназванных документов с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в них данных на электронном носителе информации.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерация листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств), оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Листы кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств, оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения также брошюруются и пронумеровываются.

Количество листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем) и скрепляется оттиском печати юридического лица (оттиском печати индивидуального предпринимателя).

Пример. В ООО «X» 1 апреля 2015 года имели место следующие кассовые операции:

- получены по чеку денежные средства с расчетного счета для выдачи заработной платы и на хозяйственные нужды в сумме 197 000 руб. (ПКО № 127);

- получены денежные средства от покупателя за реализованный ему ранее товар - 47200 руб. (ПКО № 128);

- получены денежные средства от подотчетного лица П.Н. Краснова как остаток неиспользованного аванса – 3 895 руб. (ПКО № 129);

- получены денежные средства от работника В.В. Петрова в погашение выданного ему ранее займа и процентов по нему - 250 000 руб. (ПКО № 130);

- выдана заработная плата работникам организации за март 2012 г. - 172 000 руб. (РКО № 268);

- выдано под отчет И.А. Иванову на хозяйственные нужды 25 000 руб. (РКО № 269);

- выплачены дивиденды участникам А.С. Сидорову (РКО № 270) и П.К. Миронову (РКО № 271) (не работникам организации) за 2011 г. - 30 000 руб.;

- внесены денежные средства на расчетный счет - 270 000 руб. (РКО № 272).

Справочные данные:

Остаток денежных средств в кассе на начало дня составил 10 320 руб.

Лимит остатка денежных средств в кассе - 12 000 руб.

Заработная плата выдается 1 - 3-го числа каждого месяца.

Решение:(рисунок 3)

Касса за «01» апреля 2015 год

Потапова Потапова Е.В.

Кассир ------------- -------------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве четырех приходных и пяти расходных получил.

Зайцева Зайцева Л.К.

Бухгалтер ------------- -------------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

Рисунок 3. Пример заполнения кассовой книги

Контроль над ведением кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель организации.

Кассир делает записи в кассовой книге по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

В конце рабочего дня кассир обязан:

- сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов;

- вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег;

- проставить свою подпись в кассовой книге за этот день.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.

Ко второму экземпляру каждого листа кассовой книги - отчету кассира должны быть приложены все приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные или платежные ведомости. Отчеты кассира и кассовая книга хранятся в архиве организации в течение пяти лет.