Учет подотчетных сумм

Одним из направлений расходования средств из кассы организации является выдача наличных денег подотчетным лицам на:

- командировочные расходы;

- представительские расходы;

- приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет (например, канцелярских товаров, ГСМ);

- другие хозяйственно-операционные цели.

Денежные средства под отчет выдаются:

- только работникам организации, т.е. лицам, состоящим в трудовых отношениях с работодателем;

- при отсутствии задолженности подотчетного лица по ранее полученной сумме наличных денег;

- по письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме, с разрешения руководителя организации, который определяет также сроки выдачи средств под отчет в каждой конкретной ситуации.

Сроки выдачи денежных средств под отчет устанавливаются, как правило, приказом руководителя организации.

На основании подписанного руководителем заявления составляется расходный кассовый ордер, по которому выдаются денежные средства.

Отчет по израсходованным суммам производится путем составления авансового отчета, представляемого подотчетным лицом не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

Составленный подотчетным лицом авансовый отчет представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю организации для проверки и последующего утверждения. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер также указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), дебетуемые на эти суммы.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94: