Использование консультанта при проведении тендера

Еще один ключевой вопрос организации процедуры проведения тендера связан с тем, насколько необходимо присутствие в ней консультационной компании. А если без консультанта все-таки не обойтись, его роль и степень участия в тендере должны быть четко обоснованы.

Часто подразумевается, что, если консультант берет на себя труд и ответственность по выбору системы для заказчика, его роль только этим не ограничивается. На этапе, предшествующем тендеру, он принимает участие в формулировке требований к программному обеспечению, активно влияя на мнение заказчика, а впоследствии займется внедрением системы вплоть до полного достижения целей, поставленных на первоначальном этапе, и будет к тому же отвечать за их достижение. Более того, в принципе не лишен практического смысла сценарий, когда консультант берет на себя всю работу по выбору и внедрению ПО, максимально освобождая от этих забот клиента и неся таким образом исключительную ответственность за достижение конечного результата. К тому же в данном случае вполне можно вести речь о предоставлении финансовых гарантий — а это, по сути, идеальная форма ответственности сторонней фирмы перед заказчиком.

И пусть такой вариант на практике пока не встречается, некая промежуточная ситуация все же реализуема. Нередки случаи, когда консультант полностью проводит селекцию претендентов на первом, формальном этапе тендера, а заказчик подключается к работе впоследствии, когда требуется более детальный подход. Такая ситуация имела место, например, на Нижнетагильском металлургическом комбинате, одном из первых крупных клиентов SAP в России.

Перспективы участия консультанта в последующих стадиях проекта часто влияют и на тактику проведения им тендерной процедуры. Причем создается впечатление, что за этим кроется ряд неоднозначных моментов. Дело в том, что в случае привлечения консультационной компании к внедрению выбранной системы (а это, как мы выяснили, в принципе позитивная ситуация) отдельные этапы работы могут выполняться фактически авансом. В частности, это относится к обследованию бизнес-процессов на предприятии, которое может проводиться с той или иной степенью подробности. “Интервал от начала работы до момента, когда окончательный выбор сделан, может объективно занимать до четырех месяцев. Если это приличное по размерам предприятие, то только его обследование, как правило, длится не меньше трех месяцев. Тендерное письмо при этом может содержать до полусотни страниц, в которых мы пытаемся не только сформулировать основные требования к системе, но и описать структуру компании и ее особенности”.

Консультант просто переносит часть собственной работы по обследованию предприятия (обычно выполняемой на стадии внедрения) на этап проведения тендера. Возможность осуществления подобного маневра — фактор безусловно благоприятный: на стадии выбора иметь более детальную картину бизнеса компании крайне полезно.

Как учитывать технологии

Один из потенциально спорных моментов, касающихся постановки задач при выборе, состоит в том, целесообразно ли рассматривать технологические особенности решений. С одной стороны, известно, что выбор системы должен делаться бизнесом и для нужд бизнеса, а, следовательно, функционал программного обеспечения необходимо рассматривать исключительно с этой точки зрения.

Понятно, что наиболее ключевые из них напрямую связаны с качеством сервиса, который будет в конечном итоге отражать адекватность решения бизнес-задач. Уже на первом этапе выбора, на котором решаются вопросы принципиальной годности систем, такие технологические аспекты, как используемый сервер баз данных или, например, наличие в системах поддержки CASE-технологии, обязательно должны приниматься во внимание. Кроме того, технологические акценты при выборе должны по идее играть тем большую роль, чем мощнее к моменту выбора комплексной системы управления оказывается накопленная инфраструктура автоматизации на предприятии и чем более акцентировано стремление организации интегрироваться в отраслевые проекты электронного бизнеса.

Нацеленность тендерной процедуры на объективность и учет максимального числа возможных факторов вряд ли позволяет вовсе обойти вниманием технические вопросы. При традиционном порядке выбора системы — и множество описанных нами проектов прямо подтверждают данный факт — чисто технические вопросы очень редко ставятся в ряд критериев ранжирования корпоративных систем на предмет их оптимальности для автоматизации бизнес-процессов (хотя, надо признаться, бывают и исключения). Вопрос о том, должны ли технологические вопросы входить в список критериев, в соответствии с которыми выбирается корпоративная система, в свою очередь, связан с проблемой привлечения к тендерной процедуре технических специалистов.

Технические требования к комплексным системам автоматизации предприятий

1. Требования к фирме-поставщику

1.1 Фирма-поставщик должна иметь большой международный опыт работы с промышленными предприятиями. Иметь успешные внедрения в производственной сфере, а также иметь успешные внедрения на российских предприятиях.

1.2 Фирма-поставщик должна иметь в России квалифицированные кадры для разработки и модернизации программного обеспечения, внедрения, сопровождения, технической поддержки и обучения.

2. Общие требования к системе

2.1 Система должна обеспечивать поддержку управленческих функций как в корпоративных масштабах (когда централизованно осуществляется финансовое и производственное планирование, учет и контроль), так и на решение задач в отдельно взятых производственных единицах, которые могут действовать или как полностью самостоятельные подразделения с автономным контуром управления, или составные элементы сложной холдинговой системы.

2.2 Система должна иметь возможность интеграции с функционирующими на предприятиях автоматизированными комплексами и задачами.

2.3 Иметь инструмент для разработки приложений, учитывающих особенности российского рынка.

3. Требования к техническим характеристикам

1. Программное обеспечение должно обладать открытой архитектурой «клиент-сервер» и иметь средства взаимодействия с другими программными продуктами.

3.2 Программное обеспечение должна иметь возможность работы в среде Intranet/Internet.

3.3 Программное обеспечение должно иметь многоплатформенную структуру, поддерживать различные операционные системы (Unix, NetWare,Windows NT), и работать с различными базами данных (Oracle, Informix, MS SQL Server, DB2 и другими). При этом должна быть предусмотрена возможность одновременной работы с различными базами данных, а также доступ к базе данных из любых приложений системы.

3.4 Система должна обладать свойством масштабируемости (легкостью расширения и сужения системы), обеспечивать работу пользователей через Интернет и иметь метаязыковые средства описания и настройки данных и процедур системы. Формирование информации верхних уровней должно происходить непосредственно из информации нижних уровней любого модуля, детализация информации должна быть возможна до источников любого нижнего уровня, любого модуля и любого филиала.

3.5 В системе должна быть предусмотрена возможность распределения приложений и баз данных, возможность резервного копирования и репликации данных. Обеспечение целостности данных должно выполняться автоматически.

3.6 Средства безопасности, используемые в системе, должны обеспечивать минимизацию риска некорректного использования или злоупотребления системой, а также разграничение полномочий пользователей по функциям. Доступ должен быть ограничен системой идентификации пользователя и пароля. В системе должен поддерживаться график аудита, обеспечивающий мониторинг каждого вхождения или попыток злоупотребления системой.

3.7 Программное обеспечение должно обеспечивать простоту внедрения и конфигурации информационной системы с помощью использования встроенных средств построения бизнес модели предприятия и автоматического формирования структур данных и экранных форм.

Требования к функциональности

Программное обеспечение информационной системы должно поддерживать выполнение полного комплекса интегрированных функций системы управления предприятием:

1. Управление финансовой и бюджетной деятельностью предприятия (составление финансового плана, планирование денежных потоков, бюджетирование расходов по центрам затрат, проектам и подразделениям, центрам ответственности, автоматическое формирование Российского и Западного балансов и приложений к балансу и др.);

2. Бухгалтерский учет и контролинг (ведение и подготовка выходных документов в соответствии с требованиями российского учета, детальный анализ баланса по подразделениям, буфер накопления проводок для ввода их в Главную Книгу с возможностью корректировки проводок в буфере, работа с «красным сторно», регистрация балансов дочерних компаний в отдельные базы данных (раздельные Главные Книги), консолидация балансов и др.);

3. Управление сбытом, снабжением и складами предприятия, планирование и учет товарно-материальных потоков предприятия (поступление и приходование на склад, со склада в цеховую кладовую, создание заказов на поставку и контроль за их выполнением, анализ товарооборота по подразделениям, товарным группам, учет запасов по изделиям в аналитике по секциям, складам, валютам, формирование отчетов по товарным запасам и товародвижению и др.);

4. Управление производством (дискретное и непрерывное производство различных типов – единичное, серийное, массовое, расчет нормативной и фактической себестоимости продукции, оперативное управление производственным процессом, моделирование производственных планов, создание и отслеживание выполнения планов производства и закупок, учет затрат машинного и рабочего времени, материалов на выполнение заказа – показано посменно в разрезе участков и оборудования и др.) и другие функции;

5. Планирование производственно-хозяйственной деятельности предприятия с учетом ограничений и приоритетов;

6. Управление инвестиционными проектами и капитальным строительством;

7. Управление транспортными задачами;

Управление сервисным обслуживанием и ремонтом оборудования;

8. Управление качеством продукции (соответствие стандарту качества ISO-9000).

Требования к базам данных

1. Система должна обеспечивать целостность и непротиворечивость данных и возможность распределенной обработки с использованием современных коммуникационных технологий (Интернет, e-mail).

2. Система должна обеспечивать разграничение доступа пользователей к данным и функциям системы.

3. Система должна обеспечивать архивирование, резервное копирование и восстановление данных.

4. Информационная модель Базы данных должна быть прозрачной и допускать разработку дополнительных приложений.

Требования к пользовательскому интерфейсу

Система должна иметь как алфавитно-цифровой, так и графический интерфейс. И иметь возможность оптимизации настроек для конкретного рабочего места.

Требования, предъявляемые на этапе внедрения

1. Система должна иметь встроенные средства построения бизнес модели предприятия и автоматического формирования структур данных и экранных форм.

2. Система должна иметь адаптированную к условиям российских предприятий методологию внедрения.

3. Система должна обеспечивать возможность быстрой перенастройки во время внедрения.

Требования к поддержке, сопровождению и обучению

Фирма-поставщик должна обеспечивать поддержку и сопровождение системы и иметь базу для обучения специалистов заказчика.