Понятие тендера

Понятие тендера в отечественной практике выбора корпоративных информационных систем по сути не имеет строгой юридической базы, и большинство участников рынка понимают под ним прежде всего некую формализованную процедуру, цель которой — выбор программного продукта. Конечно, для того, чтобы термин “правильное решение” вообще имел смысл, должны быть поставлены адекватные цели (а их постановка, кстати, также может оказаться частью тендерной процедуры).

Тендер часто отождествляют с наличием нескольких альтернативных вариантов внедрения ПО, вовсе оставляя в стороне вопрос о методологии. Отсутствие жесткой процедуры, нацеленной на получение максимально объективного результата, вовсе не означает, что цель не будет достигнута. Именно это мы часто наблюдаем на практике.

Таким образом, понятие “тендер” можно определить как четко определенную последовательность организационных мероприятий, направленных на достижение максимальной объективности, необходимой для принятия правильного решения.

На вопрос о том, целесообразно ли проведение тендера в любой ситуации, отнюдь не всегда можно дать однозначно утвердительный ответ.

Набор факторов, которые говорят в пользу или же, наоборот, против проведения тендера, может определяться как внутренними традициями предприятия, так и необходимостью затрат определенных ресурсов на проведение тендера.

“Стоимость проведения тендера может составлять 20—30 тыс. долл., и основная часть указанной суммы — это рабочее время высшего руководства предприятия.

Если стоимость проекта превышает полмиллиона долларов, то тендер проводить однозначно стоит, поскольку слишком велика цена неправильных решений. Если же она оценивается величиной, меньшей 100 тыс. долл. выбирать систему следует стандартным путем”. Приведенные значения стоимости тендера кому-то могут показаться несколько завышенными, но, скорее всего, они относятся к крупным проектам, на которые в основном ориентирована компания.

Тендер может быть как открытый, так и закрытый.

Если вы хотите привлечь поставщиков к работе в одной для вас области, и еще неизвестно, какая из компаний, работающих в этом направлении, окажется достойным партнером, то целесообразно проведение открытого тендера, так как закрытый тендер предполагает реальный риск обокрасть самих себя.

Закрытый тендер проще. Он проводится в случаях, когда количество поставщиков ограничено или когда круг поставщиков достаточно хорошо знаком.

Зачем устраивать открытые тендеры, если пальцев одной руки хватит, чтобы перечислить лидеров в отдельно взятой рыночной нише? Рассылать техническое задание всем подряд глупо: зачем всем знать, какие в компании бизнес-процессы. Поскольку партнеры конкурируют между собой, есть возможность выбирать самые выгодные варианты.

Справедливость закрытого тендера обеспечивается строгим, как и при проведении открытого тендера, соблюдением правил. Процесс облегчается тем, что отпадает необходимость в жестком выполнении целого ряда требований, предусмотренных законодательством и обязательных для открытых тендеров. В частности, не нужно просматривать огромное количество предложений.

Для проведения тендера создается тендерный комитет, в задачу которого входит детальная оценка функциональности продуктов-финалистов. В комиссии однозначно должны быть представлены руководители всех ключевых подразделений заказчика. Более того, должно быть обеспечено одинаковое отношение ко всем участникам. “Абсолютно недопустима ситуация, при которой одну систему смотрит только главный бухгалтер, а вторую, например, начальник производства”.

Можно выделить три этапа проведения тендера

На первом этапе осуществляется подготовка и рассылка тендерных писем, форма которых может быть различной. “Первое письмо в размере одной-двух страниц должно рассылаться максимальному числу поставщиков и содержать набор вопросов, относящихся к основным критериям выбора системы, или могут содержать достаточно развернутые тезисы, в повествовательной форме характеризующие как состояние самого предприятия, так и набор стоящих перед ним задач.

Такая форма обычно практикуется в двух случаях: если организация тендера проводится целиком силами внешних консультантов, а также в нечасто встречающихся ситуациях, когда предметом выбора является вся информационная инфраструктура предприятия, а не только корпоративная информационная система

Конечно, в реальных условиях российского рынка этих компаний будет не более трех-четырех десятков, если даже постараться задействовать максимальное их число.

Как правило, определяется крайний срок подачи предложений (дату и время). В зависимости от того, о каком конкурсе идет речь, мы получаем эти предложения по электронной почте либо в закрытом конверте.

Специалисты анализируют полученную от партнеров информацию, затем матрица суммирует и формируется результат, на основе которого мы формулируем собственное предложение. Оно выносится на маркетинговую комиссию или на комитет по информатизации. Эти люди знакомятся с методологией выбора подрядной организации или поставщика ИТ. Если у них нет сомнений в том, что конкурс проведен в соответствии с заявленными правилами, то предложение подтверждается. Если комитет находит, что по каким-либо причинам будет разумнее “переиграть” конкурс, то процесс запускается повторно. Окончательный выбор производится на основе коллегиального решения.

Ко второму этапу тендера, по практически единодушному мнению специалистов, может допускаться лишь ограниченное количество продуктов и соответственно фирм-поставщиков, поскольку этот этап предполагает значительно более тесные и неформальные контакты заказчика с партнером, предлагающим предприятию систему управления.

На данном этапе должно остаться всего несколько компаний, а выбор начинает строиться на основе более сложного и творческого подхода, поскольку проводится посредством многокритериальной оценки, а не путем отсечения продуктов, явно не удовлетворяющих клиента по функциональности.

Определяется несколько фирм, с которыми вообще предстоит иметь дело в дальнейшем. При этом крайне желательно, чтобы присланные ответы были заверены подписью генерального директора компании-поставщика.

Последнее условие на практике оказывается далеко не второстепенным и, очевидно, диктуется необходимостью с самого начала придать последующей процедуре более весомый статус. Хорошо известно, что на основе положительных ответов впоследствии могут формулироваться конкретные пункты контрактных обязательств, а невыполнение каждого из них чревато для поставщика крайне негативными юридическими последствиями.

Возможно и изначальное сужение круга участников, которое зависит от квалификации и опыта заказчика или консультационной фирмы, привлеченной для проведения тендера.

“Пусть, например, мы хотим заменить сотню рабочих станций в одном из регионов. Это довольно значительные инвестиции. Мы рассылаем техническое задание четырем или пяти партнерам, работающим с нами по этому направлению, и объявляем им нашу систему оценки участников тендера. В ее основе лежит матрица с перечисленными в ней факторами, которые мы считаем важными в данном случае. В их числе могут быть стоимость, надежность и скорость поставки, предшествующие отношения с нами и т.д. Затем мы получаем и оцениваем предложения наших партнеров”.

На этой стадии заказчик куда сильнее оказывается вовлечен в работу по выбору системы, которая к тому же становится и более интеллектуальной. Как следствие, возрастает роль тендерной комиссии.

Поскольку на данном этапе речь идет о вещах более тонких, чем просто наличие или отсутствие той или иной функциональности, почти всегда стараются найти компромиссные решения. Например, у одной компании может быть меньше опыта внедрения в нужной отрасли, но, скажем, лучше поддержка. Все это диктует необходимость аккуратного подхода к оценке оптимальности выбираемого решения. “Мы стараемся, чтобы на этапе очной работы с поставщиками вся процедура была максимально открытой и каждый из представителей тендерной комиссии в любой момент мог высказать свое мнение. Если с самого начала будут какие-то недоговоренности, то и без того сложный процесс внедрения усложнится в несколько раз”.

На третьем этапе остаются, как правило, всего две компании. Принципиально этот этап не отличается от предыдущего, если не считать того, что оценка решение в этом случае предельно тщательно, а отношения поставщик - клиент часто еще более неформальны. На этом этапе попытка заказчика максимально “прогнуть” цены в свою пользу — вполне обычная форма взаимных контактов.

Один из популярных приемов, практика применения которого напрямую связана с тонкостями оценки систем при детальном знакомстве с ними, а также в определенной степени с не слишком большой щепетильностью поставщика при ответах на поставленные вопросы, — выполнение им тестовых примеров.

“Для того, чтобы понять, насколько правильно разработчик и поставщик отвечают на те вопросы, которые заданы в тендерном письме, при проведении тендеров используется практика тестовых примеров. Их необходимо составить так, чтобы результат выполнения примера четко отвечал на поставленный вопрос и вместе с тем выполнение примера не потребовало от разработчика или поставщика больших усилий”. Подчеркнем, что цель подобных примеров — все-таки стремление проникнуть в детали функционала системы, которые могут быть истолкованы либо неполно, либо вообще неправильно. К числу таких свойств специалисты относят, например, тезис о поддержке многовалютности. Вообще говоря, разглядеть в предлагаемом решении потенциально спорные моменты да еще грамотно составить сам тестовый пример достаточно сложно, и выполнение подобных работ требует от организатора тендера, будь то сам заказчик или консультант, и опыта, и квалификации.

Имеет смысл ставить данный вопрос только тогда, когда речь идет о первом внедрении системы в отрасли. Если же на производстве подобного типа программное решение уже где-то используется, разумно выяснять нюансы функциональных свойств систем на основе реально работающего прототипа.