Организация внедрения ИС

Необходимые условия для достижения поставленных целей

Необходимые условия отражают операционные потребности проекта, отсутствие которых непосредственно влияют на сроки, стоимость и даже принципиальную возможность достижения указанных целей.

1. Сильная поддержка проекта со стороны Генерального директора предприятия Заказчика.

2. Формирование совместной группы внедрения со стороны Исполнителя и предприятия Заказчика. Все члены группы должны участвовать в проекте на основе полного рабочего дня.

3. Создание Координационного совета проекта и проведение его заседаний по утвержденному регламенту, но не реже одного раза в месяц.

4. Назначение Координатора проекта в ранге не ниже заместителя Генерального директора предприятия Заказчика.

5. Выделение ключевых пользователей из всех подразделений предприятия, участвующих во внедрении на период тестирования системы на срок не менее 2-х месяцев с освобождением 60% рабочего времени.

6. Создание фонда материального стимулирования и использование его в согласии с предлагаемой предприятию Заказчика методикой.

7. Для эффективной организации работ по внедрению рекомендуется создать следующие структуры:

· Координационный Совет

· Центр компетенции

· Группу внедрения

Координационный совет

Члены правления - высший коллективный орган проекта для организации работ, принятия результатов работ, а так же решения проблем, появляющихся в ходе проекта:

· Утверждает результаты работы проектной группы и все основные документы проекта

· Утверждает решения проблем 1-ой и 2-й категорий важности или решает эти проблемы

· Утверждает изменение рамок проекта.

Приглашенными участниками Координационного Совета могут быть:

· Менеджер проекта

· Члены группы управления проектом

· Руководители структурных подразделений

Координатор проекта

Лицо, в ранге не ниже заместителя Генерального директора предприятия Заказчика, непосредственно отвечающее за проект. Его права и обязанности:

· Координатор имеет право сам принимать оперативные административные решения, а также добиваться исполнения административных решений Координационного совета.

· Распоряжается выделенными на проект фондами.

· Утверждает изменение рамок проекта, обеспечивая при необходимости дополнительное финансирование.

· Принимает результаты проекта.

· Выносит возникшие проблемы 1-й категории на Координационный совет и контролирует выполнение принятых соответствующих постановлений.

· Решает возникшие проблемы 2-ой и 3-ей категорий

· Отвечает за согласование различных организаций и групп, участвующих в проекте, отслеживает график работ и своевременность реализации принятых решений.

· Проводит в жизнь административные решения Координационного Совета, касающиеся подразделения Заказчика. Руководит оперативным планированием загрузки сотрудников подразделения Заказчика и принимает решение об их премировании.

Менеджер проекта

Менеджер проекта является функциональным руководителем всех работ со стороны Исполнителя, осуществляемых в структуре предприятия Заказчика:

· Разрабатывает сценарии и планы проекта, устав проекта, а так же процедуры принятия решений и стандарты оценки достигнутых результатов;

· Участвует на уровне координационного совета в принятии стратегических решений по ходу выполнение проекта;

· Представляет все результаты работ групп внедрения;

· Своевременно – еженедельно и по окончании очередного этапа на одном из объектов – отчитывается перед Координатором Проекта о состоянии дел на проекте;

· Регулярно передает Координатору Проекта журнал регистрации проблем.

Группа управления проектом

Со стороны Заказчика оперативное управление проектом осуществляется Группой управления проектом. Члены группы имеют статус заместителя Менеджера проекта и каждый из них осуществляет оперативное управление по своей функциональной области. Один из членов является 1-ым заместителем Менеджера и осуществляет координацию работ данной группы. Заместители менеджера назначаются по следующим функциональным областям:

· Моделирование, кастомизация

· Финансы

· Производство

· Проект (Технологическая подготовка производства).

Группа руководителей структурных подразделений

Руководители структурных подразделений несут полную ответственность за внедрение ИС в подчиненных им подразделениях, предоставляют все необходимые условия для работы находящихся в их административном подчинении Ключевых Пользователей, контролируют выполнение планов их работ и отчитываются пред Координационным Советом.

Группа внедрения

Группа, осуществляющая выполнение всех работ по проекту на объекте.

Состоит из:

· консультантов по функциональности Исполнителя,

· консультантов-программистов группы сопровождения от предприятия Заказчика (создаваемого центра компетенции)

· администратора бизнес-модели,

· системных администраторов,

· ключевых пользователей (KU).

Сотрудники всей группы внедрения принимают активное участие в работах на объекте на фазе бизнес-моделирования, а также ведут доводку модели в ходе тестирования и опытной эксплуатации. Обеспечивают подготовку и корректировку всей документации проектного решения системы.

Консультант по функциональности

Консультанты по функциональности осуществляют:

· разработку общих и подробных спецификаций системы (подсистем);

· определение необходимой готовой функциональности ИС для разработки системы;

· разработку предложений о необходимой специфической функциональности проекта;

· определение процедур ввода данных и необходимых значений параметров настройки системы ИС для данной организации

· разработку и осуществление мероприятий по подготовке и обучению ключевых пользователей заказчика;

· тестирование внедряемой системы, ее подсистем, отдельных программных модулей;

.

Консультанты – программисты

Консультанты-программисты являются работниками ОАСУП.

Консультанты-программисты группируются по функциональным направлениям, соответствующим крупным подсистемам ИС:

· Финансы

· Производство

· Логистика

· Проекты

Специалисты, занимающиеся администрированием бизнес-модели и системы, не входят ни в одну из перечисленных групп.

Функции консультантов-программистов:

· принимать непосредственное участие во внедрении системы БААН на предприятии

· осваивать функциональность и идеологию системы БААН

· контактировать с консультантами и разработчиками БААН по вопросам внедрения и сопровождения работающей системы

· непосредственно осуществлять настройку системы под руководством специалиста компании БААН

· принимать непосредственное участие во вводе/конвертации данных, необходимых для ввода системы в эксплуатацию. Руководить процессом ввода данной информации конечными пользователями.

· участвовать в разработке учетных методов на предприятии

· регистрировать и анализировать пожелания пользователей к работе системы

Администратор бизнес - моделирования

Администратор бизнес-моделирования ведет оперативный аудит принимаемых в ходе работ решений, контролирует целостность и процесс корректировки базовой бизнес-модели, отслеживает оптимальность кодирования справочников и руководит процессом разработки интерфейсов ИСУ БААН с другими подсистемами.

Администраторы бизнес - моделирования осуществляют:

· обследование организации и сбор информации, необходимой для создания бизнес-модели организации;

· описание бизнес-модели организации, прорисовывают бизнес-функции и бизнес-процессы организации;

· консультации специалистов заказчика по проведению необходимого реинжиниринга бизнес-процессов в организации;

· анализ текущего состояния части проекта, относящейся к области деятельности проектной группы;

· разработку и осуществление мероприятий по подготовке и обучению ключевых пользователей заказчика

Системный администратор

Системный администратор отвечает за вопросы связанные с:

· инсталляцией и обновлением версий ИС

· администрированием СУБД и ОС

· телекоммуникацией между удаленными рабочими местами

· санкционированием прав доступа

и т.п.

Ключевые пользователи

Ключевые пользователи набираются из состава отделов Предприятия, задействованных во внедрении. Ключевые пользователи участвуют в настройке и тестировании бизнес-модели Предприятия, а также передают полученные в ходе работ на проекте знания Конечным Пользователям Системы. Ключевые пользователи принимают участие в разработке учетной политики Предприятия и отвечает за реинжиниринг бизнес-процессов. В ходе работ по проекту выполняет функции технического согласования принимаемых решений с руководством предприятия Заказчика, а также ведет контроль правильности реализаций этих решений на фазах тестирования и опытной эксплуатации. Ключевые Пользователи обязаны постоянно повышать уровень своих знаний о системе, так как их должность является постоянной.

Центр компетенции состоит из ключевых пользователей, ответственных за определенные участки хозяйственной деятельности. Центр компетенции подчиняется руководителям проекта со стороны БААН и Заказчика и контролируется членами руководящего комитета. Ключевыми пользователями должны быть компьютерно-грамотные специалисты, обладающие максимально возможными знаниями по данному участку автоматизации и имеющие возможность посвятить часть своего рабочего времени настройке системы.

Задачи ключевых пользователей:

· Принимать непосредственное участие во внедрении системы БААН на предприятии

· Осваивать идеологию и функциональность системы БААН

· Участвовать в разработке учетных методов на предприятии

· Следить за актуализацией настроек системы в соответствии с изменениями требований законодательства, рынка, стратегии развития предприятия и т.д.

· Контактировать с консультантами и разработчиками БААН по вопросам внедрения и сопровождения работающей системы

· Участвовать в процессе реинжиниринга предприятия

· Планировать работы и распределение людских ресурсов по вводу начальных данных в систему

· Регистрировать и анализировать пожелания, претензии и рекомендации конечных пользователей к работе системы.

Методология внедрения ИС

Весь проект разбивается на три фазы:

· Бизнес-моделирование

· Тестирование

· Опытная эксплуатация

Сложность и масштабность процесса внедрения крупных информационных систем ERP-класса обуславливает необходимость планирования каждой фазы в отдельности - по принципу поэтапного уточнения.

План внедрения носит характер не последовательного графика, а состоит из нескольких, исполняющихся зачастую параллельно друг другу, рабочих заданий.

Начиная с фазы Бизнес-Моделирования, работы по проекту разбиваются на отдельные рабочие задания. Данные рабочие задания представляют собой план работпо достижению одной или нескольких целей проекта. Рабочее задание является основным документом контроля исполнения Исполнителем договора субподряда на оказания консалтинговых услуг.

Бизнес-моделирование

Цель фазы: Группа внедрения должна получить по возможности наиболее полное представление о Предприятии – достаточное для проведения полноценного тестирования будущей модели предприятия. Предприятие получает возможность уточнить и дополнить перечень целей внедрения, оценить реальность их достижения путем рассмотрения сценариев внедрения и проектного решения.

Результаты:

1. Пояснительная записка – обследование предприятия

2. Предварительный перечень целей внедрения

3. Предварительный план мероприятий по структурно-функциональному реинжинирнгу предприятия

4. Предварительный сценарий внедрения

5. Проектное решение

· Блок-схемы бизнес - процессов

· Табличные описания функций

· Макеты выходных документов.

· Вербальное описание методик работы с системой

6. Окончательный план мероприятий по структурно-функциональному реинжинирнгу предприятия

7. Уточненный сценарий внедрения (Фаза 1)

Пилотное тестирование

Цель фазы: Предприятие получает возможность протестировать систему, т.е. получить представление о степени готовности своих сотрудников и управляющего состава к работе в новой системе.

Результаты:

1. Адаптированная бизнес-модель предприятия

2. Описание контрольного примера тестирования

3. Дополнения к проектному решению:

· Образцы выходных форм

· Справочники

· Перечень рабочих мест системы

· Служебные инструкции пользователей

· Должностные инструкции

· Регламенты взаимодействия отделов

· Методики управления

· Копия приказа о порядке запуска системы в опытную эксплуатацию

4. Акт приемки тестовой эксплуатации системы

5. Перечень замечаний по доработке модели

6. Приказ об учетной политике

7. Уточненный сценарий внедрения (Фаза 2) – план «миграции» – перехода на новую систему

Внедрение и развертывание

Цель фазы: Начать промышленную эксплуатацию ИСУ БААН.

Результаты:

1. Акт выверки сконвертированных данных

2. Регламенты взаимодействия ИСУ БААН с существующими системами

3. Приказы по предприятию (в соответствии с перечнем мероприятий по реинжинирингу)

4. Акт приемки системы в промышленную эксплуатацию с перечнем доработок и оценкой степени достижения поставленных целей.

Методика проведения обследования бизнес-процессов компании

Методика позволяет собрать и систематизировать информацию о структуре компании и ее бизнес-процессах, причем, в не зависимости от области ее деятельности и дальнейших методов оптимизации.