Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения

Цель этапа

Выявить общую картину структуры бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений.

Цель шага заключается в подготовке сотрудников организации к процессу обследования бизнес-процессов подразделений и структурировать основной объем информации связанный с общими условиями их функционирования. Запрос может проводиться высылкой в организацию запросных форм, где они должны быть выданы ключевым сотрудникам подразделений бизнес-процессы, которых автоматизируются. Или собственным заполнением форм путем проведения интервьюирования. Запросные формы должны содержать следующие вопросы в приведенной последовательности.

Название подразделения.

Какие документы определяют условия общей работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы и т.п.).

Какие функции выполняет подразделение.

Какие документы, отчеты из других подразделений, справки, заказы, заявки и т.п. поступающие в подразделение, необходимы для его работы.

Какие документы, отчеты, справки, заказы, заявки и т.п. появляются в результате работы подразделения, которые далее архивируются, передаются в другие подразделения, поставщикам клиентам и т.д.

Составление отчета

Полученные данные о функционировании подразделений должны быть систематизированы и представлены в обобщающем отчете по этапу, который должен содержать следующие разделы:

Структура организации.

Общий перечень бизнес-процессов организации.

Описания деятельности подразделений:

название подразделения;

документы регламентирующие деятельность;

выполняемые функции;

входящие документы;

исходящие документы;

ревизия имеющихся организационных документов;

результаты деятельности подразделения.

Подготовка положения о классификации бизнес-процессов

Положение о классификации бизнес-процессов (далее Положение) отражает верхний уровень деления бизнес-процессов.

Все бизнес-процессы организации классифицируются на основные, обеспечивающие, развития, управления.

Основные бизнес-процессы – непосредственно ориентированы на производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода для предприятия.

Обеспечивающие бизнес-процессы – вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес-процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации.

Бизнес-процессы управления – это бизнес-процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом.

Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий, а также инновации.

В положении приводится полная классификация всех выделенных бизнес-процессов организации, разнесением их в 4 раздела.

Основные бизнес-процессы.

Обеспечивающие бизнес-процессы.

Бизнес-процессы управления

Бизнес-процессы развития.

В разделах Положения указываются названия бизнес-процессов и группы участников в них задействованных с выделением из них «Владельцев бизнес-процессов» (владелец бизнес-процесса – участник бизнес-процесса хорошо его знающий, отвечающий за его выполнение).

Уточнение полученной информации о функционировании подразделений

Выполнение этого шага позволит определить на начальных стадиях обследования возможные неточности в представлении устройства организации сотрудниками, проводящими обследование, а также выявить действительную картину работы организации возможно искаженную в представлении ее сотрудников. Уточнение должно выполняться по данным составленного отчета и проводиться в виде интервью определяющего возможные неточности. Для повышения эффективности проведения интервью отчет может быть выслан сотрудникам организации заранее для предварительного изучения.

Результаты выполнения этапа должны быть внесены в отчет.

Детальное обследование бизнес-процессов.

Зафиксировать необходимые детали выполнения бизнес-процессов.

Запрос данных о выполнении бизнес-процессов.

Запрос данных производится у владельца процесса в виде интервью по каждому бизнес-процессу с использованием формы приведенной. Последовательность действий выполнения бизнес-процессов фиксируются на отдельном листе.

Подготовка положений о выполнении бизнес-процессов

В положениях приводится полученная информация, описывающая выполнение бизнес-процессов в следующей форме:

Название бизнес-процесса.

Условия начала выполнения бизнес-процесса.

Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники.

Документы создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели.

Действующие лица принимающие участие в выполнении бизнес-процесса.

Материальные ценности необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.

Материальные ценности – результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.

Результаты выполнения бизнес-процесса.

Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании.

Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса.

Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса.

Последовательность действий выполнения бизнес-процесса.

Примечание. Для наглядного представления полученной информации о последовательностях выполнения бизнес-процессов они могут быть представлены в виде диаграмм деятельности, отражающих последовательность действий, и диаграмм взаимодействия, отражающих документооборот бизнес-процесса. Такое представление должно быть предварительно согласовано с заказчиком.

Документирование бизнес-процессов

Документы:

формы

схемы

записи

устные высказывания

Средства документирования (фиксации информации):

схема организационной структуры (необходима для понимания структуры организации; описывает формальные отношения между отделами — иерархические и функциональные)

принципиальная схема бизнес-процесса (схематическое изображение основных элементов бизнес-процесса)

иерархическая схема бизнес-процессов (понимание структуры и связей во всей системе)

общий обзор процессов и схема подразделения (описание модели отношений в рамках данного процесса — включая подразделения, конкретных специалистов)

общая схема процесса (описание компонентов, входящих в бизнес-процесс — основа для последующей маршрутизации)

детальная схема процесса (последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов —UML?)

схема инструкций (предназначена для сотрудников организации — что должны выполнять и каким правилам следовать)

схема управления формами (использование и маршрутизация форм/документов/ в рамках бизнес-процесса — детальное представление действий для каждой формы в хронологическом порядке)

схема обращения форм (поток форм/документов/ в соответствии со структурными единицами и отделами)

бухгалтерская диаграмма (дает представление о системе обработки данных бухгалтерского учета компании)

Уточнение зафиксированной последовательности выполнения бизнес-процессов

Формализованные данные о последовательности выполнения бизнес-процессов, с указанием соответствующего ему документооборота должны быть согласованы с сотрудниками заказчика. Согласование должно проводится в виде интервью с возможным предварительным представлением материалов по почте.

Полученные уточнения должны быть внесены в описание бизнес-процессов, после чего согласование должно повториться.

Результат

Положения по бизнес-процессам.

Положение по «родительскому» бизнес-процессу.

Положение по документообороту.

Положение по деятельности Организации.