Учет кассовых операций, денежных документов и расчетов с подотчетными лицами.

Для выдачи заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, оплаты незначительных хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и операционные расходы, а также для расчетов с юридическими лицами, не превышающих установленного ЦБ РФ лимита, организация может иметь наличные деньги, которые хранятся в кассе. Эти деньги организация получает, как правило, со своего расчетного счета в банке.

Сумма наличных денежных средств, которая может оставаться в кассе на конец дня, ограничена лимитом, устанавливаемым обслуживающим организацию банком. Сверх лимита можно хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты заработной платы и пособий, но не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Без согласования с банком запрещается также расходовать наличную выручку, поступившую в кассу от реализации продукции (работ, услуг).

Порядок приема, хранения и выдачи денег в кассе регламентируется установленным ЦБ РФ Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации[27].

Нормативными актами установлены также четкие правила документального оформления операций по получению и выдаче денежных средств из кассы. В первичных учетных документах, оформляющих кассовые операции, не допускается никаких исправлений.

Учет денежных средств в кассе. Учет движения наличных денежных средств в кассе организации ведется кассиром в Кассовой книге, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью организации на последней странице.

Для отражения в бухгалтерском учете операции движения наличных денежных средств используется активный счет 50 «Касса», имеющий следующую структуру:

Счет 50 «Касса»

Бухгалтерские записи по дебету счета 50 «Касса» производятся с одновременным кредитованием счетов, на которых учитывают источники поступления денежных средств:

∙ счет 51 «Расчетные счета» - на суммы, полученные с расчетного счета организации;

∙ счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - на суммы, полученные от покупателей за реализованную им продукцию (работы, услуги);

∙ счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на суммы возврата подотчетными лицами неиспользованных ими наличных денежных средств, полученных в кассе под отчет;

∙ счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - на суммы, полученные от работников в счет возмещения нанесенного организации ущерба;

∙ счет 75 «Расчеты с учредителями» - на суммы, внесенные учредителями в качестве вклада в уставный капитал организации.

Операции по выдаче наличных денежных средств и кассы отражаются по кредиту счета 50 «Касса», корреспондирующим, в зависимости от назначения выдаваемых сумм, с дебетом следующих счетов:

∙ счет 51 «Расчетные счета» - на сумму денежных средств, внесенные из кассы организации на ее расчетный счет;

∙ счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму денежных средств, выплаченных из кассы в пределах нормативно установленных лимитов поставщикам и подрядчикам в счет оплаты поставленных ими товарно-материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ;

∙ счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на сумму выплаченной заработной платы, премий, пособий и других аналогичных выплат персоналу организации;

∙ счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму денежных средств, выданных работникам организации в качестве авансов для осуществления определенных расходов в пользу организации и др.

Учет расчетов с подотчетными лицами. Наиболее распространенными кассовыми операциями являются операции по выплате заработной платы работникам и операции по расчетам с работниками по подотчетным суммам[28].

Подотчетным лицом является работник, получивший от организации денежные средства в качестве аванса для осуществления определенных расходов в пользу организации. В практике имеют место также ситуации возмещения организацией расходов, фактически понесенных работником в связи с исполнением поручений по совершению хозяйственных операций в пользу организации.

Деньги под отчет рекомендуется выдавать только из кассы. Выдача денежных чеков для получения подотчетных сумм непосредственно с расчетного счета в банке, как правило, не допускается.

Для отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», имеющий следующую структуру:

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Выдача денежных средств в подотчет отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса». Размер аванса на командировочные расходы при направлении сотрудника в служебную командировку производится исходя из величины расходов на проезд к месту командировки и обратно, на проживание в месте служебной командировки, установленного размера суточных, за счет которых покрываются расходы на питание и проезд на городском транспорте в месте служебного командирования.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм, представив в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты подотчетных лиц и приложенные к ним документы по форме и существу.

На основании утвержденного руководителем организации авансового отчета неиспользованные остатки наличных денежных средств сдают в кассу организации, приобретенные ценности приходуют на склады, и произведенные расходы списывают непосредственно в составе текущих расходов, что отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса» и, в зависимости от характера произведенных расходов, с дебетом счетов учета соответствующих расходов (счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.), приобретенных товарно-материальных ценностей (счет 10 «Материалы», 41 «Товары» и др.).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, могут быть удержаны из причитающейся им заработной платы в порядке, установленном законодательством.

На отчетную дату счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» имеет, как правило, дебетовое сальдо, которое при включении в баланс отражается по статье «Прочие дебиторы» в составе краткосрочной дебиторской задолженности в разделе II «Оборотные активы» актива баланса. Однако наряду с дебетовым сальдо счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» может одновременно иметь и кредитовое сальдо, которое отражается в разделе V «Краткосрочные обязательства» пассива баланса в составе статьи «Прочие кредиторы».

Учет денежных документов. Помимо операций с наличными денежными средствами на счет 50 «Касса» отражается также движение денежных документов, имеющихся в распоряжении организации. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные железнодорожные и авиабилеты и др.

Для учета операций с денежными документами в развитие счета 50 «Касса» открывается отдельный субсчет «Денежные документы». Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение. аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Поступление денежных документов отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции со счетами учета источника их поступления, например:

∙ кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при приобретении денежных документов непосредственно у других организаций (например, приобретение авиабилетов и железнодорожных билетов у специализированных организаций с оплатой в безналичном порядка);

∙ кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - при приобретении денежных документов через работников организации (за наличный расчет) и др.

выдача денежных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса», как правило, в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами», так как чаще всего денежные документы выдаются в подотчет работникам организации (например, выдача авиабилетов и железнодорожных билетов, приобретенных организацией, в подотчет работникам, направляемым в служебную командировку). Однако при использовании денежных документов управленческих или других хозяйственных нуждах организации их расходование может отражаться по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом счетов учета соответствующих затрат – счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. (например, использование почтовых марок для рассылки, осуществляемой почтовыми отправлениями).

Ра отчетную дату счет 50 «Касса» имеет только дебетовое сальдо, которое отражается в составе статьи «Денежные документы» раздела II «Оборотные активы» актива баланса.

Пример 11.1. Организация направляет работника в служебную командировку на два дня. Организация приобретает по безналичному расчету авиабилеты в место командирования сотрудника и обратно стоимостью 12 000 руб., и выдает их в подотчет командируемому сотруднику. Кроме того, из кассы организации командируемому сотруднику выдаются наличные денежные средства в подотчет для оплаты гостиницы в месте служебного командирования в суме 6 000 руб. и суточные на два дня из расчета 700 руб. в день – 1 400 руб.

По возвращении из командировки сотрудник представляет авансовый отчет с приложением оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы:

∙ авиабилеты, подтверждающие перелет сотрудника к месту командирования и обратно, стоимостью 12 000 руб.;

∙ счет из гостиницы, подтверждающий проживание сотрудника в месте командирования, на сумму 5 600 руб.;

∙ командировочное удостоверение, подтверждающее пребывание сотрудника в организации, в которую он был командирован для выполнения служебного задания, в течение двух рабочих дней.

На основании представленного авансового отчета и оправдательных документов бухгалтерией произведен расчет командировочных расходов подотчетного лица:

Следовательно, командированный сотрудник долен вернуть в кассу организации остаток неизрасходованных подотчетных сумм в размере 400 руб.

Приведенные хозяйственные операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом:

1) с расчетного счета организации перечислены денежные средства в счет оплаты авиабилетов:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 12 000 и

Кредит счета 51 «Расчетные счета» 12 000

2) в кассу организации оприходованы полученные авиабилеты, оплаченные по безналичному расчету:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет «Денежные документы» 12 000 и

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 12 000

3) командируемому сотруднику в подотчет выданы авиабилеты, приобретенные для него организацией по безналичному расчету:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 12 000 и

Кредит счета 50 «Касса», субсчет «Денежные документы» 12 000

4) командируемому сотруднику из кассы в подотчет выданы наличные денежные средства на оплату командировочных расходов:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 7 400 и

Кредит счета 50 «Касса» 7 400

5) на основании утвержденного руководителем организации авансового отчета командированного сотрудника произведенные им командировочные расходы в сумме 19 000 руб. признаны в составе общехозяйственных расходов организации:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» 19 000 и

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 19 000

6) в кассу организации командированным сотрудником внесен остаток неизрасходованных подотчетных сумм:

Дебет счета 50 «Касса» 400 и

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 400.