Информационное обеспечение экономического анализа.

Система технико-экономической информации для анализа хозяйственной деятельности. Анализ хозяйственной деятельности базируется в основном на использовании экономической информации. Кроме экономической в необходимых случаях используют также техническую и технологическую информацию, информацию об организации производства и труда, а также социальные, природоохранные, психологические и правовые данные об управляемом объекте.

Экономическая информация – это совокупность сведений, характеризующих экономическую сторону производства и являющихся объектом хранения, передачи и преобразования. Объектом зарождения или предметом отображения экономической информации является, прежде всего, сфера материального производства.

Создание рационального потока информации должно опираться на определенные принципы:

∙ выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;

∙ объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов;

∙ единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также плановых данных), устранение дублирования в первичной информации;

∙ оперативность информации, которая обеспечивается применением новейших средств связи и внедрением методов дистанционной передачи данных непосредственно на воспринимающие устройства ЭВМ;

∙ всесторонняя разработка первичной информации на ЭВМ с выделением на ее основе необходимых производных показателей;

∙ возможное ограничение объема первичной информации и повышение коэффициента ее использования4

∙ кодирование первичных данных с целью эффективного использования каналов связи и преобразующих устройств;

∙ разработка программ использования и анализа первичной информации для целей управления.

Систему экономической информации современного предприятия можно охарактеризовать следующим образом. Экономическая информация крайне неоднородна; схема взаимосвязей отдельных ее видов отличается известной сложностью, к тому же отчетливо проявляется тенденция к их дальнейшему усложнению. Так, наряду с систематическим ростом объема информации ощущается ее нехватка для принятия управленческих решений. В то же время возрастание потока информации приводит к избыточности данных. Потребности научной организации управления вызывают необходимость изучения информационного потока в направлении, способствующем сдерживанию увеличения его объемов и ликвидации информационной недостаточности за счет устранения излишних данных. Экономический анализ, являясь основным потребителем информационных данных, используемых в процессе ретроспективного, текущего т перспективного анализа, должен выявить достоинства и недостатки действующей системы экономической информации.

Экономической информации присущи ряд особенностей. Как правило, она имеет дискретную (непрерывную по времени) форму представления и отражается на материальных носителях (документах и пр.), используя систему стоимостных, натуральных и других показателей, обязательно содержащих цифры. Она велика по объему и требует многократной группировки, длительного хранения и т.п. В качестве укрупненной единицы ее измерения применяется экономический показатель, характеризующийся совокупностью реквизитов. Хозяйственную деятельность предприятий характеризует множество показателей – единиц измерения экономической информации, но их можно свести в ряд группировок по определенным признакам.

Принципиальное значение для экономического анализа имеет классификация экономической информации:

∙ по стадиям образования;

∙ функциям в процессе управления;

∙ субъектам, проводящим анализ;

∙ объектам, которые характеризуются с помощью информации.

По стадиям образования различают первичную и вторичную (производную) информацию. Первичной называется исходная информация, возникающая непосредственно в ходе производственно-хозяйственной деятельности. Примером первичной информации являются данные, записываемые в первичных документах: нарядах, рапортах и пр. Вторичной называют информацию, которая возникает в результате обработки первичной информации. Вторичная информация, в свою очередь, подразделяется на промежуточную (данные, записываемые на бухгалтерских счетах и в других регистрах учета) и результатную, или итоговую (отчетность предприятия).

Различные виды экономического анализа используют разную экономическую информацию. Так, оперативный экономический анализ использует материалы, как правило, первичной и вторичной промежуточной экономической информации, а комплексный экономический анализ работы за какой-то период основывается, как правило, на вторичной результативной информации.

По функциям в процессе управления экономическая информация подразделяется на информацию о конструкторской и технологической подготовке производства, нормативную, плановую, оперативную, бухгалтерскую и статистическую. На основе перечисленных видов информации оформляется отчетность как особый вид информации. Иногда при изучении отдельных сторон хозяйственной деятельности имеет смысл использовать и так называемые внеучетные и внеплановые данные.

Взаимосвязь отдельных видов хозяйственного учета характеризуется тем, что хозяйственная деятельность предприятия отражается с помощью всех видов учета - оперативного, бухгалтерского и статистического; в свою очередь, данные оперативного учета используются в бухгалтерском и статистическом учете, а данные бухгалтерского учета – в статистическом.

Деление экономической информации по функциям носит исторический характер. Применение современной компьютерной техники стирает грани между такими видами экономической информации, как оперативный, бухгалтерский и статистический учет.

В настоящее время формирование экономической информации во многом связано с функциональными отделами заводоуправлений и цеховых служб. Поэтому характеристику экономической информации удобнее давать, подразделяя ее по функциям.

Большое значение имеет деление экономической информации по субъектам, проводящим анализ работы предприятия или его подразделения. Определенные виды информации поступают в различные отделы управления, лаборатории, руководителю и т.д. Совершенно определенная отчетность поступает во внешние организации: налоговые органы, банки, финансовые и статистические. Отсюда деление экономической информации на внутреннюю (внутреннего использования) и внешнюю. В свою очередь, внутренняя и внешняя информации также делятся по подразделениям и организациям. Здесь особенно четким является требование, предъявляемое к экономической информации вообще: минимум информации для полного обеспечения принятия решений.

Для экономического анализа очень важно подразделять информацию по объектам, которые характеризуются с помощью информации, по назначению и цели использования информации. Объектами могут быть либо подразделения, либо отдельные стороны работы предприятия или подразделений. В системе комплексного экономического анализа обычно выделяются главные разделы и указывается информация, служащая источником для этого анализа. Например, можно разделить информацию, используемую для характеристики:

∙ объема производства и продаж продукции;

∙ технического прогресса и технико-организационного уровня производства;

∙ эффективности использования средств производства и организации материально-технического снабжения;

∙ эффективности труда и организации заработной платы;

∙ себестоимости производства продукции;

∙ прибыли и уровня рентабельности;

∙ финансового положения и платежеспособности предприятия.

Примерная схема образования и использования информации для экономического анализа и управления производством приведена на рис.2.4.

Центральное место в хозяйственном руководстве занимает принятие решений по регулированию производства. В процессе принятия решений особое значение имеют характеристика состояния управляемого объекта и тенденции его развития, что достигается путем систематического получения и обработки информации.

Как уже отмечалось, информация, используемая в экономическом анализе работы предприятий, может быть подразделена по функциям в процессе управления на семь основных видов:

1) экономическая информация по технической (конструкторской и технологической) подготовке производства;

2) нормативная информация;

3) плановая информация;

4) оперативный учет;

Рис.2.4. Схема образования информации и

использования ее для экономического анализа.

5) бухгалтерский учет;

6) статистический учет;

7) отчетность.

Рассмотрим основные виды экономической информации.

Информация по конструкторской и технологической подготовке производства. Информация, зафиксированная в конструкторской документации по изделиям, используется различными, в том числе экономическими, службами предприятия не только в период технологической подготовки, но и во время процесса производства. В содержание информации по конструкторской и технологической подготовке, носящей экономический характер, включаются сведения о структуре изделия, затратах труда и заработной платы, нормах времени работы оборудования и инструмента, об общей нормативной стоимости единицы изделия.

Первичной «клеточкой» любого изделия, например, в машиностроении, является деталь. Характеристика детали фиксируется в деталировочном чертеже, информация о сборочном соединении – в спецификации чертежа узла. На основании этой информации составляют конструкторскую спецификацию на узел или группу узлов, сводную конструкторскую документацию. Зная последовательность технологической сборки узла или всего изделия, составляют ее технологическую схему. На основе постоянной первичной нормативной информации затрат производственных ресурсов на деталь создается документация для технологической подготовки производства, рассчитываются сводные нормы затрат на узел, сборочное соединение на изделие.

Информация о конструкции выпускаемых изделий, технологии производства, как и сведения о работе оборудования и об организации производственного процесса, используется при анализе технического уровня производства, экономичности применяемых конструкций, технологии.

Нормативная информация подразделяется на технико-экономические нормативы и нормы. Технико-экономические нормы во многом определяются непосредственно данными конструкторской и технологической подготовки производства. Нормы – это максимально допустимая величина абсолютного расхода сырья, материалов, топлива, энергии и других материальных ценностей, затрат труда на единицу продукции (изделие, узел, деталь) или операцию. Под нормативами понимается относительная величина (степень) использования производственных ресурсов, их расход на единицу площади, веса, объема.

Плановая информация. Технико-экономическое планирование не предприятиях подразделяется на текущее (год, квартал, месяц) и перспективное (3-5 лет или более).

Плановые данные, нормативы и ценники условно называют постоянной информацией, так как они не изменяются в пределах месяца, квартала, а иногда и года, а если такие изменения происходят, - их стремятся отразить отдельно.

Оперативный учет – это средство наблюдения за ходом производственных процессов и хозяйственной деятельности непосредственно во время совершения хозяйственных и производственных операций и после их совершения. Примерами оперативного учета являются диспетчерский учет выпуска деталей и продукции отдельными участками, цехами, учет движения деталей, комплексности заделов незавершенного производства, журналы плавки в металлургическом производстве, число машин на линии в автотранспорте и т.п.

Содержание оперативного учета во многом определяется особенностями производства и регламентируется непосредственного на предприятии. Содержание и порядок записей данных оперативного учета должны обеспечить, с одной стороны, возможность оперативного вмешательства в ход производственного процесса, а с другой - передачу необходимой информации за пределы цеха или отдела.

Бухгалтерский учет регистрирует все операции, отражающие движение хозяйственных средств. Он является сплошным (т.е. учету подлежат все хозяйственные операции) и ведется непрерывно. В нем фиксируются операции по заготовлению сырья и материалов, производству продукции и затратам на нее материальных и трудовых ресурсов, продаже продукции, расчеты по заработной плате с персоналом. Учитывается также много других хозяйственных операций – расчетных (с поставщиками и покупателями), кредитных (с отделениями банков), а также связанных с использованием основных средств, ведением жилищно-коммунального хозяйства и т.д. Особенностью бухгалтерского учета является измерение хозяйственных средств (кроме натуральных измерителей) в денежной оценке, позволяющей получить обобщенные данные о состоянии, движении и использовании материальных, трудовых и денежных ресурсов. Все хозяйственные операции учитываются строго по документам.

Текущий бухгалтерский учет организован так, что в конце отчетного периода (месяца, квартала, года) легко получить сводные данные о хозяйственной деятельности, в том числе бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках – основные отчетные таблицы предприятия.

Статистический учет использует сведения оперативного и бухгалтерского учета, а также организует самостоятельные статистические сплошные и выборочные наблюдения. Предприятие обязано в установленные сроки составлять и представлять статистическую отчетность по определенным формам.

Все три вида учета – оперативный, бухгалтерский и статистический – образуют единую систему учета в организациях.

Отчетность. Учет, как известно, служит основой для отчетности предприятий, которая подразделяется на внутримесячную, месячную, квартальную и годовую. Внутримесячная отчетность ограничивается обычно статистическими сведениями о производстве важнейших для хозяйства продуктов (металла, угля, электроэнергии и др.) в натуральном выражении. Месячная отчетность содержит статистические сведения о производстве продукции в стоимостном и натуральном выражениях, численности работников и заработной плате, себестоимости продукции и бухгалтерскую отчетность. Бухгалтерская месячная отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках. Квартальная отчетность (и отчетность за 6 и 9 месяцев) содержит дополнительные статистические сведения и бухгалтерскую отчетность в составе баланса и отчета о прибылях и убытках. Организация может представлять в составе промежуточной бухгалтерской отчетности (месячной, квартальной) и другие формы отчетности (например, отчет о движении денежных средств, пояснительную записку и др.).

Наиболее полный материал для оценки работы предприятия сосредоточивается в его годовом отчете. Полный годовой отчет предприятия состоит из бухгалтерской и статистической отчетности, их содержание устанавливается финансовыми и статистическими органами.

Статистическая отчетность составляется применительно к отраслевой специфике народного хозяйства в зависимости от потребности информации с годовой, квартальной или месячной периодичностью.

Бухгалтерский учет и финансовая отчетность как информационная база классического анализа хозяйственной деятельности. Экономический анализ деятельности предприятий возник и развивался как анализ по данным бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. К настоящему времени анализ уже давно вышел за рамки материалов, ограниченных бухгалтерскими сведениями; современные экономический анализ базируется на использовании огромного круга экономической информации о деятельности организации. Однако основой для анализа по-прежнему остается периодическая бухгалтерская отчетность. Анализ бухгалтерской (финансовой) отчетности можно назвать классической формой анализа. Но данные системного бухгалтерского учета позволяют углубить содержание анализа в его классической форме.

В России бухгалтерская отчетность составляется на русском языке и в валюте Российской Федерации (для предприятий всех форм собственности, в том числе и с долевыми или полными инвестициями иностранного капитала). Каждая форма отчетности позволяет решать определенные задачи. Так, бухгалтерский баланс есть основа для анализа финансового положения организации, отчет о прибылях и убытках свидетельствует о финансовых результатах предприятия – главной цели коммерческой организации, отчет о движении денежных средств характеризует денежные потоки предприятия и его платежеспособность.

В Приложении 1 представлены основные формы отчетности, которые далее будут использованы для анализа конкретных показателей деятельности условного предприятия.

Особое значение для всех пользователей отчетными данными имеют пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках. В них отражаются важные сведения (на начало и конец отчетного периода) о нематериальных активах по их отдельным видам, об основных средствах (по основным статьям), арендованных основных средствах; видах финансовых вложений; дебиторской и кредиторской задолженности; от уставном, резервном и добавочном капитале; о количестве акций акционерного общества (полностью оплаченных, неоплаченных, оплаченных частично; номинальной стоимости акций, находящихся в собственности акционерного общества, его дочерних и зависимых обществ); составе резервов предстоящих расходов и оценочных резервов; об объемах реализованной продукции, товаров (работ, услуг) по видам деятельности и географическим рынкам сбыта; составе издержек производства и обращения, прочих доходах и расходах; выданных обязательствах и полученных платежах.

Бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, перечисленные дополнительные данные могут стать солидной информационной базой экономического анализа деятельности предприятия. На их основе можно судить о выполнении обязательств, прежде всего, перед акционерами, инвесторами, покупателями, а также о возможных финансовых затруднениях, ведущих порой к «предынфарктному» финансовому состоянию.

Внутренняя система информации дает возможность ориентировочно (в порядке первого приближения) определить высшую и низшую границы продажных цен, установить зону коммерческого риска, линию финансового равновесия, критическую точку финансовой устойчивости. В связи с этим сейчас большое значение приобретает оперативная (ежедневная) информация. В специализированной литературе встречаются сведения о том, что некоторые зарубежные фирмы, используя быстродействующую электронно-вычислительную технику, составляют даже ежедневный бухгалтерский баланс.

Несомненно, информационная ценность бухгалтерской отчетности повышается, если учетное хозяйство предприятия было предварительно проверено соответствующей аудиторской службой. Известно, что аудитор в ходе проверки и по завершении ее обязан проанализировать состояние бухгалтерского учета, установить соответствие хозяйственно-финансовых операций действующим законам и подзаконным актам, правильность постановки учета и сделать заключение о достоверности бухгалтерской отчетности.

Основы организации компьютерной обработки экономической информации и ее анализа. Совершенствованию информационного обеспечения бухгалтерско-аналитической работы и управления субъектов хозяйствования способствует прогресс в вычислительной технике и создание новых сложных программных продуктов.

Применение ЭВМ повышает эффективность аналитической работы – за счет:

∙ сокращения сроков проведения анализа;

∙ более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности;

∙ замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями;

∙ постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически не выполнимых вручную и традиционными методами.

ЭВМ становится неотъемлемой частью рабочего места экономиста, и его труд приобретает характер автоматизированного.

Экономический анализ поднялся на новую ступень в связи с применением для обработки экономической информации персональных ЭВМ (ПЭВМ).

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, плановиков и т.д. В стране ведутся работы по совершенствованию АРМ бухгалтера, АРМ плановика и других специалист. Имеется также опыт создания АРМ аналитика, под которым понимается профессионально ориентированную малую вычислительную систему, предназначенную для автоматизации работ по анализу хозяйственной деятельности. Техническую базу АРМ аналитика составляют ПЭВМ, чаще всего – ноутбук.

На первых порах АРМ аналитика технологически функционирует в автономном режиме с использованием локальных баз данных. Наиболее эффективной формой применения АРМ является функционирование его в единой (локальной или корпоративной) вычислительной сети аналитического обеспечения хозяйственной деятельности предприятия (в рамках единого информационного пространства предприятия).

Современный этап развития вычислительных средств и программных продуктов выявил две новые тенденции, которые позволяют значительно изменить организацию бухгалтерско-аналитической работы предприятий:

∙ тенденции интеграции ПЭВМ на основе локальных вычислительных сетей с применением комплексных программных продуктов на уровне систем управления предприятием, и

∙ использование возможностей Интернета и интернет-технологий.

Интернет-технологии способствуют последовательной интеграции бухгалтерских программных продуктов с аналитическими и прогнозными.

Применяемые в настоящее время системы ЭВМ можно разделить на системы высшего, среднего и низшего класса.

Все большее число разработчиков ориентируются на создание корпоративных информационных систем (КИС) как систем высшего класса.

Под КИС понимают автоматизированные системы управления достаточно крупными предприятиями, имеющими сложную организационно-производственную структуру, компонентами которой являются подсистемы бухгалтерского учета (с возможностью использования международных стандартов учета и отчетности), управленческого учета, планирования, анализа, кадров; автоматизированные системы управления технологическими процессами, сетевые и телекоммуникационные комплексы передачи информации, системы жизнеобеспечения, интернет-технологии. Цель Кис – обеспечить руководителей и работников предприятия комплексной и качественной информацией для принятия управленческих решений и контроля за их исполнением.

Современные версии таких систем обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации и получили название ERP-систем. Как правило, при внедрении таких систем производятся моделирование существующих на предприятии бизнес-процессов и настройка параметров системы под требования бизнеса.

Системы среднего класса – это, как правило, учетные системы (на уровне отдельных модулей), которые позволяют вести учет деятельности предприятия по многим или некоторым направлениям: финансы, логистика, персонал, сбыт. Они нуждаются в настройке, которую в большинстве случаев осуществляют специалисты фирмы-разработчика, а также в обучении пользователей. Эти системы больше всего подходят для средних и некоторых крупных предприятий.

К системам низшего класса относятся простые, так называемые «коробочные» продукты, реализующие небольшое число бизнес-процессов организации. Обычно они рассчитаны либо на локальное (на одном компьютере) использование, либо использование в небольшой локальной сети. Отличительной особенностью таких программных продуктов является относительная легкость в освоении, что в сочетании с низкой ценой и соответствием российскому законодательству приносит им широкую популярность не только в сфере малого бизнеса, но и во многих достаточно крупных организациях.

В комплексных и интегрированных системах часто выделяются специальные модули, реализующие функции анализа и планирования. Многие фирмы конструируют такие модули для автономной работы и совместно с действующими на предприятии учетными системами. Создана серия программ для решения задач финансового анализа, анализа хозяйственной деятельности, прогнозирования, бизнес-планирования. Программные интегрированные комплексы такого рода получили название «систем управления предприятием». В нее интегрированы в рамках корпоративной сети достаточно большое количество модулей (до 24-х – в разработке IT-корпорации «1С», до 26-и – в разработке IT-корпорации «Парус»), разнонаправленных по осуществляемых ими функциям и осуществляемым процедурам, но функционирующих на единой информационной платформе (в едином информационном поле) предприятия с использованием единых баз данных всеми пользователями системы. Информационные автоматизированные системы развиваются в том числе в направлениях решения задач финансового и внутрихозяйственного (управленческого) анализа.

Большинство программ финансового анализа ориентированы на реализацию имеющихся или используемых органами государственной власти методик, где основным источником информации являются данные бухгалтерской публичной отчетности. При решении задач управленческого анализа используется вся информация, содержащаяся в единой информационной системе, а методики анализа может формировать сам пользователь.

Классические этапы управления – учет, анализ, планирование, регулирование (мониторинг) и контроль – в большинстве задач управления пересекаются настолько тесно, что отделять один от другого трудно. В настоящее время целый ряд производителей программных продуктов работает над системами управления, в которых представлены все этапы управления в комплексе. На сегодняшний день вершиной в развитии систем управления являются BPM-системы (Business Performance Management – управление эффективностью бизнеса), т.е. системы, позволяющие связывать воедино все функции управления. В рамках таких систем топ-менеджеры отдельных подразделений предприятия, например, имеют возможность анализировать и корректировать данные о деятельности системы, вносить свою информацию. Система позволяет им видеть и использовать отчетность смежных подразделений. Откорректированные и дополненные на нижнем уровне управления данные агрегируются до общекорпоративного уровня. Весь процесс двунаправленного планирования оперативно повторяется до тех пор, пока не будет выработан оптимальный план. BPM-системы позволяют составлять несколько версий плана (бюджета), так называемые гибкие сметы на разные объемы продаж с учетом возможных отрицательных или положительных незапланированных факторов. Так, в кризисные моменты (когда времени на пересмотр, согласование всех статей бюджета в разрезе всех центров затрат и ответственности, естественно, не будет) есть возможность без промедления перевести организацию на «аварийный» бюджет.

Основой для дальнейшего совершенствования BPM-систем является их методологическое и методическое аналитическое обеспечение.