Аудит найма и увольнений персонала

Наем на работу – это система управленческих действий, направленных на привлечение на имеющиеся вакансии претендентов, соответствующих по своим профессиональным знаниям и навыкам требованиям рабочих мест и способных решать стратегические задачи предприятия.

Цель аудита найма персонала – оценка социальной и экономической эффективности процесса управления набором и отбором персонала.

Аудит действий, направленных на привлечение персонала в организацию с учетом плановых потребностей состоит в том, чтобы оценить:

– адекватность «философии» привлечения персонала стратегии развития организации и социальной ответственности;

– оказание помощи в трудоустройстве тем, кто нуждается в социальной защите;

– используемую процедуру выбора вариантов привлечения персонала;

– установленную процедуру привлечения персонала на вакантные должности;

– методику отбора персонала;

– отсутствие/наличие дискриминации при найме персонала;

– соблюдение работодателем квоты приема лиц, имеющих проблемы с трудоустройством;

– учет интересов вновь принятых на работу при расстановке их по рабочим местам;

– условия адаптации персонала;

– уровень «акклиматизации» новых сотрудников;

– количество (%) уволившихся из числа принятых на работу за последний год.

Информационная база, анализируемая аудитором, включает в себя: Трудовой кодекс РФ; стандарты и положения МОТ и других международных организаций; постановления Минздравсоцразвития; Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих; Квалификационный справочник руководителей, специалистов и других служащих; документацию предприятия по организационно-нормативному регулированию процедуры найма персонала; должностные инструкции; штатное расписание; положения о структурных подразделениях; документацию предприятия по организационно-распределительной деятельности (приказы о зачислении на работу и др.); заявки от структурных подразделений в адрес кадровой службы о потребности в вакансиях; отраслевое и региональное соглашения, коллективный договор; документы по учету кадров; трудовые договоры.

Основные направления аудиторской проверки:

1. Оценка соответствия системы найма требованиям российского законодательства и международным нормам и стандартам,

2. Оценка действенности системы найма персонала

3. Оценка эффективности управления системой найма персонала

Планируя работу по первому направлению, аудитор получает ответ на следующие вопросы:

o соответствуют ли применяемые документы по найму типовой документации;

o имели ли место за проверяемый период нарушения при установлении трудовых правоотношений между работником и работодателем, и каков преимущественный характер этих нарушений;

o соответствует ли содержание трудового договора требованиям законодательства;

o не противоречат ли специальные методы отбора кандидатов законодательным и иным нормативным правовым документам;

o правильно ли ведется оформление на работу (записи в заявлениях о приеме, трудовых книжках, личных карточках работающих, приказах или распоряжениях о приеме);

o не нарушается ли законодательство при заключении договоров с внешними источниками набора и контроле их исполнения;

o соответствует ли требованиям законодательства порядок приема на работу лиц от 14 до 16 лет;

o не нарушается ли законодательство при приеме на работу иностранной рабочей силы;

o имеет ли место дискриминация при приеме на работу по национальным признакам, полу, возрасту, другим причинам дискриминационного характера.[21]

Аудитору следует учитывать, как Конвенция МОТ о дискриминации в области труда и занятий, принятая в 1958 г. (№ 111), определяет вероятное основание для дискриминации: «Всякое различие, недопущение или предпочтение, проводимое по признаку расы, цвета кожи, пола, религии, политических убеждений, иностранного происхождения или социального происхождения, приводящее к уничтожению или нарушению равенства возможностей или обращения в области труда и занятий» (статья 1, параграф 1(а))[22]

Содержание работы аудитора по второму направлению – оценке действенности системы найма персонала – включает в себя оценку:

o технологии и особенностей работы с источниками набора;

o технологии планирования потребности в персонале;

o системы требований к персоналу, претендующему на вакансии;

o технологии отбора кандидатов на вакантные должности;

o организационному обеспечению адаптации вновь принятого персонала.

При оценке планирования потребности в персонале аудитор проверяет соответствие количественных и качественных показателей программе производства и реализации; анализирует качество используемой методики планирования персонала; выполнение мероприятий покрытия потребности в персонале.

При оценке эффективности управления системой найма персонала, включенной в третье направление проверки, аудитор сопоставляет затраты на наем персонала с результатами. Затраты включают в себя: оплату труда работников, участвующих в процессе набора и отбора персонала; финансовые затраты на размещение рекламы, подготовку различных бланков, профессиограмм, методик тестирования; стоимость договоров с кадровыми агентствами; амортизацию специального оборудования для проведения тестирования претендентов на вакансии. Результаты определяются показателями производительности, качества труда, текучести, нарушений режима труда, сроками адаптации вновь принятых работников, числом уволившихся в течение года после приема на работу;

В качестве критериев оценки соотношения результатов и затрат аудитор также может использовать: средние затраты времени (денежных средств) на одного принятого работника; затраты на адаптацию вновь принятых работников.

Оценка выполнения функции подбора может быть произведена по следующим показателям:

· содержание документов, определяющих перечень требований к будущим работникам;

· время существования вакансии;

· отношение числа откликнувшихся на объявление о вакансии к числу получивших приглашение на участие в конкурсе на нее;

· отношение количества получивших приглашение на собеседование к количеству принятых на работу;

· отношение числа закрепившихся на рабочем месте к количеству принятых;

· отношение числа удовлетворивших свои притязания из бывших претендентов к количеству принятых на работу;

· число заполненных вакансий за счет перемещения уже занятых на предприятии в общем количестве вакансий;

· наличие запаса профессиональных знаний и навыков, готовности к непрерывному повышению квалификации, необходимых для участия в решении стратегических задач предприятия;

· отношение стоимости мероприятий, связанных с объявлениями о вакансиях, приемом и отбором к числу приступивших к работе;

· статистика нарушений правил, норм и режимов труда среди принятых на работу в течение последнего года;

· результаты труда вновь принятых работников за последний год.

Аудиту подлежит не только набор и отбор, но и расстановка нанятого персонала. При аудите расстановки оценивается соответствие распределения работников по рабочим местам их интересам, с одной стороны, и потребностям предприятия – с другой. При этом аудитор выясняет, в какой степени обеспечивается:

равномерность и оптимальность загрузки персонала на всех рабочих местах;

соответствие уровня профессиональной подготовки и навыков персонала требованиям рабочего места и должностных инструкций.

Реализация интересов вновь нанятого работника и его производительность труда зависят в значительной степени от процесса адаптации. Оценка результативности процесса адаптации вновь нанятого персонала производится по следующим показателям:

содержание программы адаптации персонала;

учет в программе адаптации личных и профессиональных качеств вновь нанятого персонала;

наличие в программе адаптации информации об особенностях производства, корпоративной этике, социально-психологическом климате, правилах поведения в организации;

участие профсоюза в реализации программы адаптации;

сроки адаптации рабочих, специалистов и руководителей.