Табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для оформления данных такого учета унифицированной формы табеля нет.

Табель учета использования рабочего времени применяется:

- для получения данных об отработанном работниками предприятия времени;

- для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

- для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;

- для регистрации прогулов;

- для расчета заработной платы;

- для составления статистической отчетности по труду.

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, чаще – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть записана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные несут административную ответственность, налагаемую органами инспекции труда.

Если заработная плата начисляется два раза в месяц, на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один - для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой - во второй. Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто- то из работников отсутствовал на работе. Никакой ответственности при этом организация не несет.

На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, на более крупных - по структурным подразделениям. В заголовке следует обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО. Включение работника в табель и исключение из него производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РБ), праздничным, днем отпуска, болезни и т.д.

Отдельно учитываются:

- часы работы (дневные, вечерние);

- ночные часы работы;

- сверхурочные часы работы;

- часы работы в выходные, праздничные дни;

- часы, проведенные в служебной командировке.

Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и времени его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия работника на рабочем месте без уважительной причины.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Время, проведенное сотрудником в служебной командировке, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон. Эти отметки позволяют определить время нахождения работника в командировке. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места, где находится постоянная работа командированного лица, а днем приезда - день прибытия транспорта в это место. Точное время подтверждается наличием билетов на указанные транспортные средства.

В те дни, когда работник находился в командировке (включая выходные и праздничные дни), в первой строке табеля необходимо поставить буквенный код служебной командировки "К" , а вторая строка не заполняется.

Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. В табеле отдельно учитываются:

- ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором;

- отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др.;

- сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;

- дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;

- отпуск по беременности и родам;

- частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком;

- отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком;

- отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению администрации;

- отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством.

При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения.

Отпуск

Отпуск - время непрерывного отдыха работника в течение нескольких дней, недель подряд с сохранением за ним места работы. Отпуска бывают ежегодные основные; ежегодные дополнительные; целевые дополнительные.

По оплате отпуска можно разделить на оплачиваемые; неоплачиваемые; частично оплачиваемые.