Організація технології облікового процесу.

Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних і підсумкових (узагальнюючих) даних і показників, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує за­здалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації (документів) як у просторі, так і в часі. Упорядкуван­ня цього процесу, тобто руху документів та виконання різних ро­біт, у практиці називають документообігом (в умовах комп'ю­теризації — рухом первинних даних).

Слід зазначити, що в обліковому процесі переміщуються не тільки первинні документи, а іноді й облікові реєстри та окремі форми звітності. Наприклад, журнал-ордер № 6 можуть заповню­вати два облікових працівники, що ведуть: один — облік матері­алів, а другий — облік розрахунків. Зведення даних з різних жур­налів здійснює третя особа. Таке переміщення також має бути погоджене як у часі, так і в просторі.

Основне завдання організації руху документів (даних) в облі­ковому процесі — це оптимізація каналів передавання та зв'язку облікових осередків—виконавців. Ці канали зв'язку можуть бути представлені з різним ступенем агрегування — від фіксації кож­ного окремого носія облікової інформації (тобто документа) до узагальненої характеристики потоків інформації. Річ у тім, що в обліковому процесі бухгалтерські документи нерідко передаються з однієї операції на іншу не окремо, а цілими пакунками. Особливо це стосується роботи в умовах застосування ЕОМ.

Документопотік (або потік первинних даних) — це сукуп­ність операцій передавання з одного робочого місця на інше да­них, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, ти­пів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчис­лювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтенсивності, що потребує особливої уваги в процесі організації облікового процесу.

Об'єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих ма­сивів. Крім того, слід мати на увазі, що в окремих випадках пе­реміщуються і власне облікові реєстри та форми звітності (маси­ви облікової інформації) у процесі їх складання. Таким чином, організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.

Організацією мають бути охоплені всі операції — від першого запису до здачі документа в архів.

Обробка документів і даних, які вони містять в обліковому процесі, полягає в перетворенні вхідної інформації у вихідну різ­ними механічними і логічними операціями, які можуть бути здій­снені вручну або з застосування'м обчислювальних машин. У будь-якому разі поділ облікового процесу на частини залежить від ма­сштабів робіт і наявності технічних засобів.

Найбільш суттєвими в технології облікового процесу є опера­ції передавання (від одного виконавця іншому) й обробки (вико­нання різних технічних, логічних та інших процедур).

Операції передавання умовно можна поділити на чотири види: складання (або одержання) документа (даних) іззовні: просування від місця складання (або одержання) до місця об­робки; рух у процесі обробки; рух після обробки до місця збе­рігання — архіву.

В умовах використання комп'ютерів — це стадії складання машиночитаного документа або одержання документа ззовні; формування груп (порцій) машиночитаних документів і складан­ня на машиночитальному носії супровідного ярлика; передавання даних з машиночитаних документів на ПК першого рівня по ка­налах зв'язку або разом із супровідним ярликом (у спеціальній упаковці); обробка первинних даних на ПК; передавання маши­ночитаних документів до архіву.

Кожний вид операції складається з кількох елементарних ви­дів робіт, які провадяться окремим виконавцем за визначений за­здалегідь час. Кількість таких елементарних робіт може бути різ­ною залежно від складності тієї чи іншої операції, документа, тривалості його руху.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву в часі між здійсненням госпо­дарського факту (операції) та одержанням необхідних відомос­тей (даних) про нього органами управління; застосування най­більш сучасних способів і засобів збирання, просування та обробки первинної облікової інформації; попереднього плану­вання й подальшого регулювання; контролю за додержанням строків виконання.

Для поліпшення організації руху носіїв облікової інформації його (рух) розподіляють на окремі стадії.

Найбільш поширеним є графічний метод організації руху но­сіїв інформації. Проте в окремих випадках застосовується також і описувальний (текстуальний) метод.

Форма графіка не регламентована; порядок його складання та обсяг характеристик у кожному конкретному випадку визна­чають організатори, проектувальники. Найчастіше в графіках фіксують тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікового процесу та плановість у роботі виконав­ців, строки передавання (здавання) документів; відомості про осіб або структурні підрозділи, які відповідають за передавання (здавання) документа та додержання строків. В окремих нападках характеристики руху конкретизуються. Наприклад, вказують не тільки посади виконавців, а й їхні прізвища; строки мо­жуть бути конкретизовані не тільки в днях, а й годинах, а іноді у хвилинах. У всіх випадках встановлюють точні строки вико­нання робіт.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації пе­редбачає мінімізацію часу на обробку на кожній операції, на кож­ному робочому місці та в цілому з обробки документа.

Час на обробку визначають за типовими нормами часу, хро­нометражем, на підставі досвіду та іншими методами.

Строки, послідовність руху та обробку документів доцільно планувати в структурних та індивідуальних графіках роботи ви­конавців.

Під час планування руху носіїв облікової інформації особли­ву увагу приділяють питанню передавання документа від одно­го виконавця іншому. Це один з важливих моментів не тільки самого графіка, а й процедури встановлення нормальних психо­логічних відносин у колективі, оскільки визначаються виконав­ці передавання. Конкретизують при цьому і спосіб передавання. Він залежить від видів зв'язку (пошта, телефон, телеграф, теле­тайп тощо).

Важливими в процесі руху носіїв облікової інформації є вибір виду графіків. Носії облікової інформації можуть бути індивідуаль­ними (на кожний носій) та зведеними (на групу носіїв).

У всіх випадках для організації руху носіїв облікової інфор­мації доцільно застосовувати графіки табличної форми. Побудо­ва і структура графіків залежать від їхнього виду. В індивідуаль­них (подокументних) графіках фіксують: за підметом — види робіт, за присудком — служби, структурні підрозділи (посади осіб, що повинні виконувати ту чи іншу роботу), строки виконан­ня та деякі інші характеристики. Такі графіки називають оперо-грамами, або документограмами.

У табл. 3.8 у технологічній послідовності створення і вико­ристання первинного документа показано всі роботи, які вико­нують з початку складання документа до передавання його в архів. Така форма графіка дає змогу визначити відповідальних осіб, характер роботи, а також тривалість складання документа в годинах, днях.

Коли документи складають у кількох примірниках, у графіку вказують, який примірник документа слід передати до бухгалте­рії та який порядок його обробки.