Організація облікових номенклатур.

Облікова номенклатура — це перелік господарських фактів про форми функціонування майна — засоби господарства — та капіталу — джерела утворення зазначених засобів, про господар­ські операції, а також результати господарської діяльності, які мають бути відображені в бухгалтерському обліку.

Сукупність об'єктів бухгалтерського обліку визначається змі­стом господарської діяльності конкретного господарства, вимо­гами управління і потребами в інформації, контролі та оцінюван­ні діяльності на підставі аналізу.

Історично склалося так, що обсяг робіт з бухгалтерського об­ліку в умовах ручної праці збільшувався поступово. Поява нової облікової номенклатури сприймалася механічно, і оформлення її здійснювалося за методом аналогії.

Значний обсяг бухгалтерської інформації потребує наукової організації облікового процесу і — навіть в умовах ручної пра­ці — розроблення облікової номенклатури. Що ж до організації бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації, то без роз­роблення облікових номенклатур сама автоматизація стає немож­ливою.

На підприємствах облікова номенклатура формується залежно від фактичних умов організації, технології та інших факторів.

Складнішим є розроблення її в новоутворених господарствах, оскільки треба визначити перелік об'єктів господарювання, які підлягають документуванню. Облікові номенклатури на цих об'єктах розробляють з урахуванням досвіду діючих госпо­дарств.

Під час розробки облікових номенклатур особливу увагу при­діляють даним первинного, вторинного та кінцевого оформлення.

До даних первинного оформлення відносять первинні відомос­ті, наприклад видачу грошей з каси, матеріалів зі складу (комо­ри), наявність матеріальних цінностей на складі під час інвента­ризації тощо.

Даними вторинного оформлення є відомості, які отримують уже після первинної реєстрації в облікових реєстрах даних пер­винного оформлення, наприклад розрахунки розподілу загальновиробничих, загальногосподарських витрат тощо.

До даних кінцевого оформлення належать показники бухгал­терського балансу та звітності.

Облікова інформація характеризується складною будовою. Мінімальною структурною одиницею, яка не підлягає подальшо­му смисловому поділу, є реквізит. Розрізняють два види реквізи­тів: реквізити-ознаки та реквізити-основи. Перші характеризу­ють якісну, а другі — кількісну сторону об'єктів обліку — господарських фактів, явищ і процесів. Прикладом реквізитів-ознак може слугувати номер документа, назва матеріалу, поста­чальника і т. ін., а реквізитів-основ — кількість матеріалів, що надійшли, сума тощо.

Реквізити-ознаки і реквізити-основи самостійного економіч­ного значення не мають, тому для повної характеристики об'єкта обліку використовують їх поєднання.

Кожний реквізит-основа разом з кількома реквізитами-ознаками утворюють інформаційну сукупність, котру називають економічним показником (наприклад один рядок предметної час­тини будь-якого документа). Один або кілька економічних показ­ників утворюють носій економічної інформації — документ.

Ураховуючи різноманітність та велику кількість об'єктів фор­мування облікових номенклатур, їх слід вибирати за топологіч­ною ознакою бухгалтерського обліку (основні засоби, матеріали, оплата праці, виробництво, продукція, гроші тощо) окремо для кожного технологічного етапу: первинного, поточного та підсум­кового обліку.

З кожної топологічної дільниці бухгалтерського обліку та на кожному етапі складають перелік облікових номенклатур.

Деякі особливості вибору останніх виникають в умовах вико­ристання персональних комп'ютерів (ПК), оскільки при цьому доводиться вирішувати два організаційних питання: вибір облі­кових номенклатур та кодування. Особливістю розроблення об­лікових номенклатур у такому разі є створення системи довідко­вої та нормативної інформації.

Облікові номенклатури розробляє бухгалтерія під керівницт­вом головного бухгалтера. До цієї роботи залучають також пра­цівників планового, фінансового та інших відділів, спеціалістів інших служб господарства.

Формування облікових номенклатур — важливий момент ор­ганізації бухгалтерського процесу, їх наявність сприяє ліквідації дублювання в обліку, обґрунтованому вибору первинних докумен­тів, облікових реєстрів, формуванню документообігу, документопотоків, розв'язанню інших питань бухгалтерського обліку.

Організація первинного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур. Насамперед визначаються господарські факти, які слід відобразити в системі бухгалтерського обліку та зафіксувати в первинних документах — носіях обліково-економічної інформації.

На склад облікових номенклатур впливають система звітності, об'єкти проміжного контролю їх формування. Тому, перш ніж почати розроблення облікових номенклатур первинного обліку, слід ознайомитись із системою фінансової державної та внутріш­ньої звітності.

Для того, щоб визначити перелік облікових номенклатур з кожного топологічного підрозділу бухгалтерського обліку (облі­ку коштів, матеріалів, основних засобів тощо), складають перелік усіх об'єктів, які мають бути зафіксовані в первинних докумен­тах (таблиці 3.2 і 3.3).

При розробленні облікових номенклатур первинного обліку потрібно там, де це можливо, укрупнювати одиниці вимірюван­ня. Це дасть змогу зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи.

Після визначення облікової номенклатури переходять до ви­бору носіїв облікової інформації.

Організація поточного обліку також починається з вивчен­ня складу облікових номенклатур, які слід відобразити, проте вже в системі облікових реєстрів та різних розрахункових формах.

Розробляючи облікові номенклатури поточного обліку, пе­редусім визначають склад господарських фактів — явищ і про­цесів (господарські операції). В основу розробки складу номен­клатур поточного обліку покладено систему показників вну­трішньої та зовнішньої звітності, план рахунків, класифікацію об'єктів, визначених нормативними актами та методичними ре­комендаціями.

За своєю технікою вибір облікових номенклатур поточного обліку аналогічний вибору їх на етапі первинного обліку. За кож­ним топологічним підрозділом обліку складають докладний пе­релік тих об'єктів, які становлять інтерес з погляду управління економікою на відповідному етапі обліку.

Формувати облікові номенклатури поточного обліку складні­ше, ніж первинного.

Таблиця 3.2

ПЕРЕЛІК ОБЛІКОВИХ НОМЕНКЛАТУР З ОБЛІКУ МАТЕРІАЛІВ

* Даний перелік не є вичерпним.

За своїм змістом облікові номенклатури поточного обліку бува­ють двох видів: прості (тобто такі, які в майбутньому не будуть де­талізовані) і складні (які треба далі деталізувати). Наприклад, пла­ном рахунків не передбачається поділ рахунку «Основні засоби» як об'єкта обліку на докладніші, тобто не передбачені субрахунки. Проте типова класифікація потребує поділу основних засобів за га­лузями, видами та іншими ознаками. Тому на цій дільниці розроб­лення, наприклад облікових номенклатур, починають із встановлен­ня груп, визначених згідно з інструкцією. Далі визначають підгрупи, субпідгрупи, але вже з огляду на потреби конкретного господарства. Нарешті, складають перелік облікових номенклатур з кожної під­групи, субпідгрупи або за іншими ознаками (табл. 3.4).

Таблиця 3.4

ПЕРЕЛІК ОБЛІКОВИХ НОМЕНКЛАТУР ПОТОЧНОГО ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ *

"Дані наведено для промислової галузі (розріз — склад господарських засобів).

Потім визначають облікові номенклатури господарських опе­рацій з обліку основних засобів. Вони можуть бути трьох видів: надходження, передача в межах підприємства, вибуття. З кожно­го виду операцій добирають показники вищого рівня групування, а далі групи поділяють на підгрупи відповідно до потреб управ­ління основними засобами. Орієнтовний перелік облікових номен­клатур основних засобів наведено в табл. 3.5.

Таблиця 3.5

ПЕРЕЛІК ОБЛІКОВИХ НОМЕНКЛАТУР ПОТОЧНОГО ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ (РОЗРІЗ — РУХ)

Отже, перелік облікових номенклатур поточного обліку — це своєрідний перелік об'єктів обліку та їхнього руху за озна­ками виду засобів, їхніми джерелами та процесами. Ця робота тісно переплітається з групуванням об'єктів обліку за різними ознаками.

Аналогічно виконують роботу з визначення облікових номен­клатур поточного обліку на інших топологічних підрозділах — матеріалів, коштів, продукції тощо.

Облікова номенклатура поточного обліку є основою майбут­нього робочого плану рахунків. На кожному підприємстві (у гос­подарстві) затверджений державними органами єдиний план рахунків має бути деталізований для поточних потреб управ­ління. Конкретизація здійснюється відповідно до техноло­гічних та організаційних особливостей того чи іншого госпо­дарства.

Під час розроблення робочого плану рахунків використовують єдиний план рахунків, інструкцію щодо його застосування, різні нормативні акти, які стосуються окремих об'єктів обліку (основ­них засобів, матеріалів, продукції тощо). Далі складають систе­матизований перелік об'єктів поточного обліку. Кожному об'єк­ту, групі, підгрупі, субпідгрупі присвоюють порядковий номер. Виходячи з порядкового номера об'єкта найбільшої підгрупи, номерів груп, установлюють номер для кожного об'єкта і запи­сують його в перелік. Якщо, наприклад, порядковий номер останнього об'єкта в основних засобах у найбільшій субпідгрупі буде 100 або вище, але не більше 999, то номер першого за спис­ком об'єкта в першій групі, першій підгрупі й першій субпідгрупі буде 111 001, другого об'єкта, відповідно, — 111 002 і т. п. Цей номер буде також номером для побудови аналітичного обліку і разом з тим інвентарним (табл. 3.6).

Організація підсумкового (узагальнюючого) обліку починається з виявлення складу облікових номенклатур, які мають бути відо­бражені у відповідних підсумкових носіях облікової інформації. Ці номенклатури являють собою систему показників, що характери­зують стан та зміну стану господарських фактів — явищ і проце­сів, — а також активів, пасивів, затрат, доходів і результатів діяль­ності. Формування показників залежить від багатьох факторів, які впливають на організацію підсумкового обліку.

Важливим чинником є звітність, яку має подати та чи інша гос­подарська система, періодичність цієї звітності, строки її подан­ня, джерела одержання інформації. За цими ознаками номенкла­туру підсумкового обліку поділяють на певні групи.

Так, за характером розрізняють фінансову та внутрішньогос­подарську номенклатуру. Такий поділ номенклатури є першим фактором, який впливає на її вибір.

За змістом номенклатура поділяється на статистичну, опера­тивну та бухгалтерську; за періодичністю складання — на поточ­ну та річну. При цьому до періодичної відносять разову, місячну, квартальну, піврічну та дев'ятимісячну. Цей поділ має певне зна­чення при організації підсумкового обліку.

Облікові номенклатури звітності поділяють на два види: ди­рективні та розрахункові.

Значну роботу з організації підсумкового обліку виконують для внутрішньогосподарських, виробничих та інших підрозділів.

Організація зовнішньої звітності залежить насамперед від ви­мог, поставлених до неї державними органами та контрагентами: банками, кредиторами.

Основними нормативними документами, що визначають обсяг робіт з організації підсумкового обліку як звітності, є Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні, Інструкція зі складання звітності. Крім того, слід мати також методичні реко­мендації щодо заповнення окремих показників звітності. Госпо­дарство повинно бути забезпечене цими нормативними та мето­дичними документами. Контроль за їх наявністю здійснюють у спеціальному описі.

Формуючи облікові номенклатури підсумкового обліку, слід пам'ятати, що в окремих випадках звітні дані господарства зано­сять у зведену консолідовану звітність асоціації, фірми. Тому но­менклатуру підсумкового обліку формують з урахуванням цієї вимоги. При цьому виокремлюють номенклатуру, яка використо­вуватиметься лише для складання зведеного звіту і внутрішніх потреб господарства.

Власне вибір облікової номенклатури здійснюється, як і для первинного або поточного обліку, проте має деякі особли­вості.

Облікові номенклатури підсумкового обліку як система фі­нансової звітності регламентовані законодавчими актами та стан­дартами бухгалтерського обліку. Тому кожну таку номенклатуру вибирають, переглядаючи ці нормативні акти.

Номенклатуру або показники внутрішньої звітності формують відповідно до потреб управління кожного структурного підрозді­лу залежно від характеру діяльності та інших характеристик.

Відправним моментом у цьому процесі є організація внутрішньо­господарського поділу підприємства.

Внутрішня звітність формується для потреб управління, оці­нювання діяльності відповідного підрозділу. При розробленні за­значеної номенклатури слід виходити з конкретних завдань, по­ставлених перед підрозділом.

Під час розроблення облікової номенклатури підсумкового обліку слід ураховувати ще одну особливість: номенклатура тіс­но пов'язана з нормуванням і плануванням, бюджетуванням, конт­ролем та аналізом. Саме тому до складу облікової номенклатури підсумкового обліку (звітності), крім фактичних даних, мають входити також планові, нормативні, кошторисні та інші аналогіч­ні показники, а також показники відхилення від них як в абсолют­ному, так і у відносному вираженні.

Облікові номенклатури підсумкового обліку для зовнішньої і внутрішньої звітності формують за топологічними ознаками.

У всіх випадках формування номенклатури внутрішньої звіт­ності слід додержувати затверджених у державних нормативних актах показників, щоб уникнути зайвої роботи на рівні господар­ства в цілому.

Після вибору номенклатури обліку переходять до організації вибору і розроблення носіїв її інформації.

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу форму­вання доказів.

Перша особливість полягає в тому, що кожний господарський факт — явище або процес — має бути насамперед зафіксований на носії як доказ, тобто як документ, що його закріплено в спеці­альному законодавчому акті — Положенні про документи та до­кументообіг у бухгалтерському обліку. Основою для записів у бухгалтерські облікові реєстри можуть бути лише оформлені згід­но з цим Положенням документи.

Друга особливість — усі господарські факти — явища та про­цеси — з первинних документів, тобто доказів про їхню реальні­сть, підлягають обов'язковому запису (реєстрації) і нагромадженню в облікових реєстрах. Це означає, що останні після того, як у них буде зроблено записи про відповідні господарські факти та виконано потрібні математичні процедури (додавання, відні­мання та визначення нового стану об'єкта обліку), стають авто­матично носіями облікової інформації.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає в тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах. Підсумкові дані мають бути пере­несені з облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх, автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та, відповідно, доказами.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як тех­нологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звіт­ні форми.

Зауважимо, проте, що документи формуються не лише на першому етапі, а й на етапах поточного та підсумкового обліку. Наприклад, на етапі поточного обліку створюються первинні до­кументи про розподіл витрат на управління, різні бухгалтерські довідки тощо. Слід ураховувати також, що на етапі первинного обліку способами доказовості облікових даних і інформації є здебільшого документи, на другому — облікові реєстри, на тре­тьому — звітні форми.

Як уже зазначалося, основу технології відображення і вибору носіїв облікової інформації на всіх етапах формують облікові номенклатури. Важливими факторами при цьому є вид, склад, інформаційна місткість, складність тощо.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності тех­нічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. Як ві­домо з курсу «Теорія бухгалтерського обліку», в умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а в разі використання обчислювальної техніки, особли­во ПК, — технічні (відео- і машинограми, дискети тощо). Проте завжди господарські факти — явища та процеси — мають бути відображені за допомогою документів, передбачених законодав­чими актами.

Під час організації технології та вибору носіїв облікової інфор­мації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу.

Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на конт­рольно-аналітичні процеси та є простішими, не потребують склад­них процедур обробки.

Вибору носіїв облікової інформації сприяє те, що багато папе­рових носіїв розробляють централізовано: типові форми докумен­тів, облікові реєстри (наприклад журнально-ордерної форми об­ліку тощо), звітні форми. Деякі форми документів визначено нор­мативними актами, наприклад, касові документи — правилами ведення касових операцій.

Якщо типових або уніфікованих документів немає, їх розроб­ляють на підприємствах відповідно до діючих положень, інструк­цій та рекомендацій.

Як було зазначено, основним видом носіїв облікової інформа­ції на етапі первинного обліку є документ (доказ). До бухгалтер­ських документів ставлять такі вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськи­ми фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіт­кість, компактність тощо.

На вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб — фінансистів, постачальників, плановиків.

Вибір форм первинних документів, як уже зазначалося, полег­шує наявність типових і уніфікованих форм, виготовлених різними центральними органами — банками, фінансовими органами і т. ін. Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючи з органами Міністерства статистики України.

Основним напрямом удосконалення форм первинних докумен­тів є їх уніфікація та стандартизація. Крім того, цьому сприяють заміна разових документів накопичувальними, застосування до­кументів багаторядкових і тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо в реєстрах, створення комплексних до­кументів. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

В умовах використання комп'ютерів, функціонування АРМБ первинні дані слід формувати, в основному, безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), широко впроваджувати автоматичну фіксацію первинних даних, вилучати постійні рекві­зити і використовувати бази даних (БД) та розподілені бази да­них (РБД).

Для того, щоб одержати облікову інформацію, сформувати різні показники про результати господарської діяльності, потрібні да­ні, зафіксовані на носіях первинної облікової інформації — до­кументах, які надалі слід помістити відповідно до їхнього еконо­мічного змісту та вимог управління в облікові реєстри поточного обліку: відомості, журнали, журнали-ордери, машинограми тощо.

Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облі­кових реєстрів, на цьому етапі формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управлін­ня, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тобто застосовують нові носії — розра­хункові таблиці. У процесі поточного обліку складають також різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення поми­лок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.

Таким чином, на етапі поточного обліку використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.

Перенесення запису господарських операцій з носіїв первин­ного обліку — документів — до облікових реєстрів має здійсню­ватись відповідно до заздалегідь встановлених правил. Ці прави­ла визначаються способом ведення записів, характером бух­галтерського проведення, ступенем деталізації або укрупнення об'єкта обліку тощо. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових реєстрів, послідовність та спосіб записів.

Співвідношення різних облікових реєстрів, їхня структура, способи і послідовність записів, прийоми узагальнення кінце­вих результатів (показників) визначають форму поточного і власне бухгалтерського обліку. Тому вибір форм поточного обліку — це практично вибір форм бухгалтерського обліку. У будь-якому разі форми облікової інформації поточного обліку мають забезпечувати отримання необхідних даних для управ­ління тими чи іншими об'єктами господарювання, здійснення контролю за станом та рухом господарських фактів — явищ і процесів — для аналізу діяльності й реальної оцінки результа­тів роботи.

Вибір форм відображення облікової інформації для поточного обліку здійснюється в розрізі топологічних підрозділів обліку — основних засобів, матеріалів, оплати праці, а також видів форм (облікові реєстри, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки). Цей вибір полегшується тим, що з окремих форм обліку (напри­клад журнально-ордерної, таблично-автоматизованої тощо) або видів розрахункових таблиць (розрахунок амортизації) розроб­ляють типові або уніфіковані форми.

Якщо з окремих форм не розроблені типові або уніфіковані варіанти або в економічній літературі немає будь-яких рекомен­дацій, то їх розробляють у самому господарстві відповідно до державних стандартів. У всіх випадках розроблені облікові ре­єстри мають повністю відповідати вимогам управління, контро­лю, аналізу для реальної оцінки результатів роботи.

Поточний облік пов'язаний з виконанням великої кількості розрахунків. Розрахункові таблиці мають індивідуальний харак­тер. Методика і техніка їх розроблення така сама, як і в разі ви­бору первинних документів.

Значна частина розрахункових таблиць рекомендована в центра­лізованому порядку. Разом з тим часто їх розробляють безпосеред­ньо на підприємствах.

Значний вплив на форми поточного обліку мають показники зві­тності. Для того, щоб з даних поточного обліку без додаткової робо­ти можна було заповнити форми звітності, під час розроблення форм поточного обліку попередньо вибирають показники звітності.

На цьому етапі готують два види носіїв: звітні форми та роз­рахункові таблиці.

Звітні форми фінансової звітності розробляють на основі гос­подарської діяльності (промисловість, сільське господарство, бу­дівництво, торгівля тощо). Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

Усі форми внутрішньої звітності на підприємствах розробля­ють за загальною методикою, яку було розглянуто.

Відібрані зразки формують у робочі альбоми: окремо за вида­ми — первинні документи, облікові реєстри, звітні форми — та за кожним топологічним підрозділом — облік основних засобів, облік матеріалів, облік оплати праці тощо.

Робочі альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповнення.

В умовах використання ЕОМ облікові реєстри та звітні форми складають за заданою програмою і видають на технічних носіях (відео- і машинограмах тощо). Значна їх частина, особливо до­поміжних, зовсім не видається на дисплей або друкуючий при­стрій, хоч за допомогою оператора-бухгалтера це може бути здійснено.

Загальні питання методики та техніки складання форм звітно­сті викладені в додатках до цих форм. Проте там не враховані специфічні особливості конкретного господарства. Наприклад, господарство може мати в складі підрозділи, які не є типовими для нього, промислове підприємство — торговельні точки тощо.

У робочих інструкціях конкретизуються служби, посадові особи, строки, методика формування та деякі інші питання. Ро­бочі інструкції сприяють поліпшенню й упорядкуванню робіт зі складання звітних форм.

Значна кількість носіїв — первинних документів і реєстрів — типові й уніфіковані. Якщо типових або уніфікованих форм не­має, розробляють власні форми. При цьому керуються такими за­гальними вимогами і методичними рекомендаціями:

а) розташовують поряд реквізити, які заповнює або обробляє одна особа, графи реквізитів, що перебувають у арифметичній і логічній залежності, графи тексту та коду тощо;

б) довідкові дані розміщують на зворотному боці документа;

в) додержують вимог законодавчих актів.

Необхідно також визначити належність документа до тополо­гічної структури обліку, характер, призначення, склад потрібних документів, рух у процесі обробки, осіб, які повинні взяти участь в обробці, кількість примірників.

Комплекс робіт з визначенням змісту форми носіїв облікової інформації умовно можна поділити на такі етапи:

• визначення основних характеристик майбутньої форми;

• вибір необхідних реквізитів;

• попереднє проектування зон розміщення інформації;

• вибір форми розміщення реквізитів у зони;

• компонування елементів інформації в ланки, а ланок — у зони;

• монтаж форми в цілому;

• креслення ескізу;

• розрахунок загальної площі та вибір формату;

• редагування;

• оформлення.

Наприклад, під час розроблення лімітно-забірної карти на першому етапі визначають призначення документа, місце і час його складання, спосіб відображення господарських операцій, складання та обробки.

Зміст другого етапу розроблення —це вибір реквізитів, які по­діляють на дві групи: що обробляються (кількість, ціна тощо) та які не обробляють (назва, підпис тощо). Усі реквізити, що оброб­ляються, становлять такі чотири підгрупи: групувальні, довідко­ві, кількісні, вартісні.

До групувальних належать номенклатурний номер, вид опе­рації, до довідкових — назва підприємства, номер картки, період, на який виписують документ (наприклад лімітно-забірна картка). Кількісні реквізити — це позначення одиниці, ліміт і дата вида­чі тощо. До вартісних належать ціна за одиницю, загальна вар­тість.

До реквізиту, що не обробляють, відносять підпис.

Для кожної групи реквізитів на формі відводиться окрема

зона.

У процесі розміщення реквізитів слід ураховувати такі особ­ливості:

• послідовність розміщення їх має бути такою, яка передбаче­на для введення в комп'ютер;

• логічний і арифметичний зв'язок їх;

• зручність запису;

• легкість для читання.

Загальну площу аркуша розраховують обчисленням його дов­жини (горизонтально) та висоти (вертикально). Довжина аркуша складається з розміру його бічних полів, підсумку розмірів граф (рубрик) та товщини всіх вертикальних ліній. Такий розрахунок роблять на одному з «поверхів» форми. Аналогічний розрахунок виконують за шириною аркуша.

Перед тим, як остаточно окреслити форму макета документа, потрібно скоригувати розміщення окремих елементів реквізитів на аркуші.

Після визначення розміру бланка попередньо викреслюють у кожній зоні кожний елемент. Потім вибирають форму розміщен­ня реквізитів і формат.

Застосовують такі форми розміщення реквізитів:

а) анкетну (аркуш ділять на дві частини — ліву та праву: у лі­вій частині розміщують реквізити, а в правій — відповіді, записи на бланку);

б) зональну (документ розділяють на зони горизонтальними та вертикальними лініями);

в) табельну, або табличну (у кожній зоні носія утворюється таблиця з графами по вертикалі та рядками по горизонталі);

г) комбіновану.

В умовах використання ПК та функціонування АРМБ первин­ний документ може бути зафіксований як на людиночитаному, так і на машиночитаному носії, що потребує автоматизації всіх операцій процесу документування первинної облікової інформа­ції. У першому випадку необхідно створити і машиночитаний но­сій первинних даних, у другому — обидві властивості задоволь­няються єдиним носієм.

Документування первинної облікової інформації в умовах ви­користання АРМБ — процес функціонально неоднорідний і реа­лізується виконанням таких функцій:

реєстрація, тобто фіксація первинних даних на паперовому носії з одночасним реєструванням на машинному;

передавання, тобто послідовне проходження первинного документа (для відображення його даних) реєстрації і форму­вання,

формування, тобто послідовне агрегування (доповнення) первинного документа необхідними реквізитами.

Носії первинних облікових даних повинні забезпечити мож­ливість: фіксації первинних даних на місцях виконання їх за до­помогою ПК; збереження даних носієм у вигляді, в якому їх було на ньому зареєстровано, протягом установленого строку без спе­ціальних засобів захисту і відновлення; сприйняття зареєстрова­них даних на місцях їх використання.

Суттєвими характеристиками організації підготовки машин­ного носія є:

- умовна реєстрація первинних даних на машинному носії; умови передавання машинного носія;

- властивості носія, використання машиночитаного носія як первинних даних;

- інформаційний зміст машинного носія.

Порядок оформлення машиночитаних первинних документів при використанні АРМБ має забезпечувати встановлення персо­нальної відповідальності за юридичну правочинність їх, достовір­ність і точність облікових даних.

Машиночитаний первинний обліковий документ повинен міс­тити відомості, давати змогу одночасно ідентифікувати всі його реквізити: найменування, номер, дату, місце здійснення, зареєст­ровані в ньому господарські операції, осіб, відповідальних за створення документа, тощо.

Найменування документа, зміст господарських операцій фіксують у документі за допомогою кодів і довідкової інфор­мації.

Допускається не фіксувати в машиночитаному документі ха­рактеристики господарських операцій, що являють собою вироб­ничу інформацію, яка створюється на основі нормативно-до­відкової інформації або за допомогою розрахунків.

Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаних первинних документів, можуть бути замінені спеціальним кодом (паролем). Мова коду конкретної особи має бути зареєстрована в установленому порядку.

На підприємствах розробляють порядок створення машиночи­таних документів, регламентуючи: порядок оформлення (реєст­рації") та послідовність їх проходження; склад інформації, яку ре­єструють на кожному АРМ; способи автоматизації інформації документа та умови, що забезпечують правильність і достовір­ність авторизації.

Машиночитані первинні облікові документи використовують на підприємствах, не перетворюючи їх у людиночитану форму. Разом з тим передбачають можливість створення паперових ко­пій такого документа. При цьому на них має бути вказівка про те, що це копії. Для надання паперовій копії юридичної сили її за­тверджують підписом.

У разі введення даних з машиночитаних документів на екрані дисплея можуть мати місце три варіанти відображення і розмі­щення реквізитів:

— реквізити заповнюються на зразку документа;

— заповнюються послідовно розміщені реквізити бухгалтер­ського документа;

— висвічується форма (зразок) документа і внизу — його рекві­зити; останні потім автоматично переносяться у форму документа.

Завершальний етап розроблення являє собою остаточне ком­понування всіх елементів певного документа та викреслення його на міліметровому папері в натуральну величину. Це дає змогу ви­значити майбутній формат документа.

Організація забезпечення формами паперових носіїв інфор­мації здійснюється:

а) централізовано;

б) через придбання бланків у магазинах;

в) способом виготовлення бланків на замовлення в дру­карнях.

Для того, щоб не допустити зривів у роботі, потрібно заздале­гідь спланувати необхідну кількість бланків на рік та своєчасно подати замовлення у відповідні організації, друкарні.

Для нормального функціонування бухгалтерії треба мати при­близно 5—6-місячний запас бланків.

За способом зберігання носії облікової інформації поділяють­ся на звичайні і суворої звітності.

Звичайні паперові носії облікової інформації зберігаються і обліковуються як канцелярське приладдя. Документи (форми) су­ворої звітності нумерують друкарським методом і комплектують. Наказом (розпорядженням) керівника призначається відповідаль­на особа.

Машиночитані бухгалтерські документи (на дискетах) разом з описом у людиночитаній формі передають у спеціальній упаков­ці, яка забезпечує захист їх від пошкодження та організацію до­ступу до них.