Форми організації облікового процесу.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забез­печення фіксування фактів усіх господарських операцій у первин­них документах, збереження документації несе власник або керів­ник підприємства (л. З ст. 8 Закону про бухгалтерський облік). Коли в штаті бухгалтерії є робітники, які працювали при попере­дньому, то вони повинні пояснити у ході податкової перевірки по­милки на своїй ділянці облікової роботи. Такі винні бухгалтери можуть бути притягнуті до відповідальності.

Слід звернути увагу, що при складанні податкової інформації попередні помилки повинні бути виявлені і виправлені, тому що податкова база накопичується наростаючим підсумком, новий го­ловний бухгалтер підписує податкову декларацію і за її вірність не­се відповідальність.

Акт прийома-передачі справ бухгалтерського і податкового об­ліку має наглядно таку форму.

ТОВ «Мрія»

Затверджую

Акт прийома-передачі справ бухгалтерського і податкового обліку, фінансової і податкової звітності за 20__—20__ рр.

Здав С. М. Ужвій

Прийняв О. В. Колесніченко

У розділі III Закону України «Про бухгалтерський облік і фінан­сову звітність в Україні» п. 5 статті 8 передбачено, що підприємст­во самостійно «обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагаль­нення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і тех­нології обробки облікових даних».

Форму бухгалтерського обліку визначають способи хронологіч­ного запису та систематизації інформації в облікових регістрах за допомогою технічних засобів (або без них) обробки даних.

Форму бухгалтерського обліку характеризують такі ознаки:

— використання традиційних первинних документів;

— технічні носії інформації та зовнішній вигляд облікових регі­стрів, їх найменування, кількість, структура;

— певні форми зв'язку між синтетичними обліковими регістра­ми, а також між регістрами синтетичного та аналітичного обліку;

— сукупність інформаційних моделей за послідовністю та тех­нологією записів в облікових регістрах.

Таким чином, під формою бухгалтерського обліку розуміють систему відображення економічної інформації в певній послідовності та взаємодії в облікових регістрах за обраною на даному під­приємстві технологією обробки даних,

У процесі історичного розвитку бухгалтерського обліку засто­совувалися такі його форми: книжкова, картково-ордерна, картко­во-копіювальна, журная-головна. Але з, розвитком Продуктивних сил і виробничих відносин поступово ці форми втрачали своє зна­чення, оскільки вони базувались на ручній праці, не могли забезпе­чити, особливо на великих підприємствах, оперативність збирання і систематизації інформації, гальмували зростання продуктивності бухгалтерської праці, сприяли дублюванню записів і вимагали ве­ликих витрат на утримання облікового апарату. Тому у XX сторіччі широкого розповсюдження набули нові форми бухгалтерського об­ліку. Найбільш відомі з них: меморіально-ордерна, журнально-ордерна, таблично-автоматизована, комп'ютерна форми обліку.

Зараз на підприємствах України застосовуються такі основні фо­рми обліку: меморіально-ордерна; журнальнб-ордерна; комп'ютерна.

Меморіально-ордерна форма обліку передбачає складання бухгалтерських записів за кожним первинним документом в спеці­альних меморіальних ордерах. На кожний бухгалтерський рахунок відкриваються окремі меморіальні ордери — один за дебетом раху­нку, а другий — за кредитом. Таким чином, кількість меморіальних ордерів буде вдвічі більшою, ніж кількість використаних бухгал­терських рахунків. В кінці місяця за кожним меморіальним орде­ром підбиваються підсумки і складаються підсумкові дані.

Таку ж форму має меморіальний ордер за кредитом цього раху­нку, а також за всіма бухгалтерськими рахунками, що використо­вуються на підприємстві.

Ця форма надає можливість для поділу бухгалтерської праці між працівниками бухгалтерії, але вона трудомістка, вимагає бага­торазового переписування даних, широко використовується в умо­вах ручної праці, а за спеціальною програмою — в умовах автомазаціїїобліку. Основним недоліком цієї форми є відставання аналітичного обліку від синтетичного, тому що регістри аналітич­ного обліку відокремлені від меморіальних ордерів. Часто склада­ються обставини, коли баланс і інші форми звітності вже здані ко­ристувачам, а аналітичний облік за звітний період ще не закінчено.

Регістрами аналітичного обліку меморіальної форми обліку є спеціальні картки (кількісно-сумові, контокорентні) та оборотні ві­домості, що заповнюються з підсумків цих карток.

Часто в більшості випадків в кінці звітного періоду (місяця) неможливо завершити рознесення документів в регістри аналіти­чного обліку, звірити з даними синтетичного обліку до складання балансу, тому помилки, що виникли після цього, виправити мож­на лише в наступному періоді. За рахунок цього знижуються кон­трольні функції, особливо за збереженістю товарно-матеріальних цінностей.

Загальна схема меморіально-ордерної форми обліку наведена на рис. 5.1. З даної схеми видно, що первинні документи повинні бути зареєстровані в спеціальних журналах. На первинних документах проставляється кореспонденція рахунків, потім вони групуються за ними і на їх основі складаються меморіальні ордери. За місячними підсумками меморіальних ордерів складається контрольна відо­мість, в яку заносяться підсумки оборотів за дебетом і кредитом усіх балансових (синтетичних) рахунків.

Коли загальна сума всіх оборотів за дебетом буде дорівнювати загальній сумі всіх оборотів за кредитом, можна складати оборотний баланс, а потім і заключний. Наприкінці закінчують роботу з аналі­тичним обліком, дані якого звіряють з даними оборотного балансу.

При повному ажурі бухгалтерська робота за звітний період мо­же бути завершена. Помилки, що виникли після звірки синтетично­го ї аналітичного обліку, виправляються одразу або в наступному періоді. У випадку виправлення помилок в наступному періоді, бу­хгалтер робить коригувальні записи і виправляє за ними дані бух­галтерського обліку.

Звичайно, знову виникаючі форми обліку включають все по­зитивне, що мали відживаючі форми. Тому сучасні форми облі­ку — це синтез інтегрованих ознак, що існували раніше в бага­тьох формах.

Журнально-ордерна форма обліку виникла у 40-х роках мину­лого сторіччя. Вона широко застосовується на малих, середніх і великих підприємствах, робітники обліку яких використовують руч­ну працю, малі обчислювальні машини або персональні комп'ю­тери. Основним обліковим регістром цієї форми є журнал-ордер.

Журнал-ордер — це багатографна та багаторядкова таблиця, де збираються, накопичуються і систематизуються дані з первинних документів про стан і рух активів і джерел їх виникнення. Само­стійні журнали-ордери відкриваються за рахунками, на яких облі­ковується велика кількість операцій протягом місяця. За рахунка­ми, на яких операції носять разовий характер, ведеться збірний (загальний) журнал-ордер.

Журнал-ордер базується на кредитовому принципі. Для кожно­го бухгалтерського рахунку у відповідному журналі-ордері зазна­чаються суми господарських операцій, що проходять за кредитом цього рахунку в кореспонденції з дебетом відповідних рахунків. В інших журналах-ордерах записів за кредитом цього рахунку бути не може.

Для наочності і контролю за господарськими операціями ко­жний журнал-ордер складається разом з дебетовою відомістю, якій за дебетом кожного рахунку відбиваються операції у взає­мозв'язку з кредитом рахунку, що кореспондує. Таким чином, » кожна операція завдяки подвійному запису торкається двох ра­хунків, що кореспондують, знаходить відображення в журналі-ордері і дебетовій відомості одного і того ж рахунку. Журнал-ордер і дебетова відомість побудовані за ознаками шахової оборотної відомості.

Всі господарські операції записуються у кожному журналі-ордері з дебетовою відомістю у хронологічному порядку на підста­ві зведених і первинних документів. Таким чином, цей обліковий регістр об'єднує операції, що пов'язані з їх реєстрацією і відобра­женням.

Всі журнали-ордери містять за кожним рахунком сальдо на по­чаток звітного періоду, оборот дебетовий в розрізі кореспонденції рахунків, оборот кредитовий в розрізі кореспонденції рахунків і са­льдо на кінець того ж періоду.

Слід відмітити, що у більшості журналів-ордерів типові бухгалтерські проведення друкуються типографським способом в окремих графах. За рахунками, на яких відображаються розрахунки та зобов'язання у журналах-ордерах синтетичний облік, як правило, "і поєднаний з аналітичним, що позитивно відрізняє цю форму від % меморіально-ордерної. Для досягнення цієї мети за кожним документом, підприємством або кожною особою організується лінійно-і. позиційний метод записів, за допомогою якого синтетичний облік 1 поєднується з аналітичним обліком.

) Наприкінці місяця в журналах-ордерах узагальнюються, підраховуються результати за рядками і графами, визначаються обороти і за дебетом і кредитом, виводиться сальдо на кінець місяця. Підсумки журналів —ордерів переносяться в головну книгу (оборотний і баланс), в якій виводяться кінцеві залишки за всіма рахунками для складання нового балансу за звітний період.

Головна книга (оборотний баланс) — це таблиця, що має такі графи: по-перше, це графа, в якій проставляється код балансово­го рахунку (субрахунку) по зростаючим номерам (10, 11, 12 і т. ін.); по-друге — дві графи для проставлення початкового сальдо за кожним рахунком (дебетового і кредитового). Далі йдуть графи, що розшифровують дебетову сторону кожного рахунку в розрізі кореспондуючих рахунків і підсумок обороту дебетового. ' Дані цих граф повинні повністю дублювати підсумок обороту г дебетового, що показаний у відповідному журналі-ордері. На­ступна графа — це підсумок обороту за кредитом кожного рахунку, що проставляється з відповідної колонки журналів-ордерів; останні дві графи— це сальдо на кінець за кожним рахунком (дебетове і кредитове). Дебетова сторона в головній книзі наби­рається з журналів-ордерів за тими рахунками, з якими кореспо­ндує данин рахунок.

Журнали-ордери можуть мають різну форму, але найбільш ти­пова форма наведена нижче.

В головній книзі (оборотному балансі) підсумок графи 3 дорів­нює підсумку графи 4; підсумок графи 11 дорівнює підсумку графи 12, а підсумок графи 13 дорівнює підсумку графи 14.

Кредитовий оборот кожного рахунку (графа 12) заповнюється з відповідних журналів-ордерів.

Сальдо на початок (графи 3 і 4) заповнюються з попередньої го­ловної книги, а сальдо на кінець (графа 13 і 14) підраховується.

Підсумок графи 11 контролюється ідентичними даними відомо­сті відповідного журналу-ордеру.

Дебетовий оборот (графи 5-10) заповнюється з кожного журналу-ордеру.

Головна книга (оборотний баланс) має табличну форму, вихо­дячи з чого вона може формуватись в автоматичному режимі на ШС ари відповідному пакеті прикладних програм.

Контрольні питання за темою

1. Охарактеризуйте нормативно-правове забезпечення бухгал­терського обліку в Україні?

2. Які рівні можна виділити в нормативно-правовому забезпе­ченні обліку?

3. Розкрийте зміст Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

4. Назвіть Закони України, що регулюють оподаткування під­приємств. Як вони впливають на організацію обліку?

5. Опишіть значення Положень (стандартів) бухгалтерського обліку.

6. Роль П(С)БО в організації бухгалтерського обліку на підпри­ємстві.

7. Розкрийте значення Плану рахунків в організації обліку на підприємстві.

8. Назвіть нормативні документи, що встановлюють форми та порядок ведення облікових регістрів.

9. Яким нормативним документом регламентується порядок проведення інвентаризації на підприємстві?

10. Розкрийте значення збору і систематизації нормативно-правової інформації для забезпечення обліку на підприємстві.

11. Якими способами можна здійснювати збір та систематизацію нормативно-правової інформації?