Документооборот организации

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. В настоящее время в РФ действуют стандарты в сфере документационного обеспечения управления:

ГОСТР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет понятие «документ» как документированную информацию, зафиксированную на материальном носителе, имеющую реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Документы в дальнейшем оформляются (проставляются необходимые реквизиты) и систематизируются. В настоящее время действует восемь унифицированных систем документации (УСД):

1.Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2.Унифицированная система банковской документации;

3.Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;

4.Унифицированная система отчетно-статистической документации;

5.Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

6. Унифицированная система документации по труду;

7.Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

8. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Все эти УСД входят в Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД). Объектами ОКУД являются унифицированные формы документов. Для предприятий это следующие унифицированные формы:

1. Документация по созданию предприятия: приказ о создании, устав, учредительный договор;

2. Документация по распорядительной деятельности предприятия: постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности, приказ по вопросам основной деятельности, приказ о распределении обязанностей между руководством, указание по вопросам основной деятельности;

3. Документация по организационно-нормативному регулированию: договор на производство работ, должностная инструкция, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание;

4. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности: письмо по вопросам основной деятельности;

5. Документация по приему на работу: заявление, контракт о назначении на должность, приказ о приеме на работу;

6. Документация по оформлению отпусков: график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска.

В этом случае документация СМК должна в дополнении к перечисленной выше передавать смысл и последовательность действий по улучшению качества продукции. Ее применение должно способствовать:

- достижению соответствия требований потребителей и улучшению качества;

- обеспечению соответствующей подготовки кадров;

- повторяемости и прослеживаемости;

- обеспечению эффективных свидетельств;

- оцениванию эффективности и постоянной пригодности СМК.

Другие вопросы по документированию СМК рассмотреть самостоятельно.