Порядок хранения документов

Документы с момента их составления проходят определенный путь. Движение документов от их составления до сдачи в архив называется документооборотом. Документооборот оформляется графиком.

График составляет главный бухгалтер, утверждает руководитель.

В нем перечисляются все первичные документы, указываются сроки их составления, кто составляет, куда представляет и сроки представления. Указывается также фамилия бухгалтера, ответственного за приемку документов.

График документооборота вывешивается в бухгалтерии. С ним должны быть ознакомлены материально-ответственные лица под роспись. В случае нарушения сроков сдачи документов они несут дисциплинарную или материальную ответственность.

Обработанные первичные документы после записи в регистры бухгалтерского учета подшиваются в папки. Регистры подшивают отдельно от первичных документов.

В течение года подшитые документы хранятся в бухгалтерии хозяйства, а после составления бухгалтерской отчетности передаются в архив хозяйства на хранение. Сроки хранения документов, в зависимости от их важности, предусмотрены в специальной инструкции.

К документам постоянного срока хранения относятся годовые бухгалтерские отчеты. Лицевые счета рабочих и служащих по начислению заработной платы хранятся 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты – 3 года, документы по учету основных средств и материалы инвентаризации хранятся в течение 10 лет и т.д.

Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, Главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений).

В случаях реорганизации или ликвидации организации государственной формы собственности его документы переходят к правопреемнику, а если его нет - документы сдаются на государственное хранение. При ликвидации или банкротстве организаций негосударственной формы собственности сохранность их документов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их устав.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов из архива организации может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

Обеспечение сохранности документов и форм отчетности возложено на руководителя организации.