на знищення секретних документів

Експертна комісія Головного управління Державного казначейства України у Львівській області в складі:

голови комісії - першого заступника начальника Головного управління Могиляка П.Я., заступника голови комісії - заступника начальника управління Зварича М.А. та членів комісії начальника управління видатків Расевич О.І., заступника начальника управління - начальника відділу фінансової звітності місцевих бюджетів, управління бухгалтерського обліку операцій бюджету та фінансової звітності Фарини Н.В., начальника управління інформаційних технологій - Козловського Ю.Р., начальника відділу платіжної системи Кудла Я.П., начальника відділу персоналу та організації роботи Одинцової Г.Ф., головного спеціаліста сектору захисту інформації Шахна О.М., головного спеціаліста режимно-секретної роботи Байдакова В.С. керуючись термінами зберігання документальних матеріалів, відібрала до знищення документи, які втратили наукову, історико-культурну та практичну цінність :

Усього підлягає знищенню: 160 ( сто шістьдесять ) документів, на 445 ( чотириста чотирьох ) аркушах

Голова комісії: Могиляк М.Я.

Члени комісії: Дугін М. А.

Расевіч О. І.

Козловський Ю. Р.

Кудла Я.П.

Одинцова Г.Ф.

Шахно О.М.

Байдаков В.С.

Правильність зроблених відміток в акті з даними в облікових формах звірив:

головний спеціаліст режимно -секретної роботи Байдаков В.С.

(посада) ( пдпис) (ініціали та прізвище)

Документи перед знищенням звірені та знищені в приміщенні головного спеціаліста

режимно-секретної роботи шляхом порізки на машінці для знищення бумаг Mini Tigtr

" " 2008 р. Голова комісії: Могиляк М.Я.

Члени комісії: Зварич М. А.

Расевіч О. І.

Козловський Ю. Р.

Кудла Я.П.

Одинцова Г.Ф.

Шахно О.М.

Байдаков В.С.

Відмітки про знищення документів в облікових формах зробив: .

головний спеціаліст режимно - секретної роботи Байдаков В.С.

( посада ) ( пдпис) (ініціали та прізвище)

Акти про знищення документів у державних архівних установах, а також у галузевих державних архівах міністерств, інших центральних органів державної влади, яким надано право постійного зберігання документів, зберігаються постійно у відповідних справах Національного архівного фонду.

Вносити виправлення (викреслювання, дописи тощо) в акти на знищення не дозволяється. У виняткових випадках внесені до акту виправлення позначаються та засвідчуються підписами всіх членів комісії.

Всі аркуші акта, де відсутні підписи членів комісії, засвідчуються підписами всіх членів комісії.

Робити позначки в картках або журналах обліку до знищення документів, а також переписувати акт про знищення документів після перевірки, забороняється.

Після знищення документів інформація про це заноситься до облікових журналів та супроводжувальних листів. Звірити позначки в журналах та супроводжувальних листах про знищення документів з актом на знищення. Розписатися за проведення звірки.

Оформлення до знищення документів з грифом секретності здійснюється у такому порядку:

− за відповідними формами обліку (картками, журналами, контрольними аркушами спецзошитів (блокнотів) тощо) працівник РСО та виконавець документів перевіряють відповідність даних у формі обліку даним документа: облікового номера і грифа секретності, заголовка (якщо є), кількості (номерів) аркушів;

− аркуші перераховуються;

− документи надриваються і складаються в урну для макулатури, яка опечатується начальником РСО;

− у журналі обліку знищення браку машинних носіїв інформації робиться відповідний запис, засвідчений підписами осіб, які здійснювали знищення, та проставляється дата.

Знищення зіпсованих аркушів документів зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно” спецзошитів (блокнотів) оформляється записом "Аркуші ___ знищені" у контрольному аркуші спецзошита (блокнота) та засвідчується підписами особи, відповідальної за облік спецзошита (блокнота), його власника, проставляється дата.

Перед знищенням замінених за повідомленнями або непридатних технічних документів працівник РСО перевіряє відповідність облікового номера, шифрів, позначень, найменувань кількості аркушів та примірників змінюваних і тих, що замінюють, аркушів з урахуванням "Повідомлення про зміни" або документа про зміну. У відповідних картках (журналах обліку) робиться позначка "Замінені аркуші ______ знищені". Повідомлення " ____".

Проміжні документи, зайві аркуші, брак, що утворився під час тиражування документів зі ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно”, знищуються з відміткою у журналі обліку виконання робіт з грифом секретності за нарядами.

Звірити облікові номери зіпсованих аркушів з відривними аркушами блокнота та контрольним корінцем. Списати аркуші у контрольному корінці блокнота. Розписатися про це. Знищити аркуші розривом та скласти в урни з макулатурою.

Знищення справ з грифом секретності виконується спаленням чи переробкою на паперорізальній машині в макулатуру. Після цього необхідно позначити знищення номенклатурних справ у журналі обліку журналів, картотек і заведених виробництвом справ згідно з актом на знищення.

Знищення реєстрів на отримані пакети виконують після складання акта (в акт вноситься у середньому 800 реєстрів), який затверджує начальник РСО.

Після звірки реєстрів внесених до акту на знищення, з актом, їх розривають і складають в урну з макулатурою.

Знищення макулатури документів з урн РСО починається з перевірки цілісності відбитку печатки на урні, відкриття урни, виймання з неї макулатури. Покласти макулатуру в тару. Опечатати тару. Проставити на тарі найменування підрозділу та період накопичення макулатури. Скласти акт про знищення макулатури. Знищити макулатуру.

Безпосередньо перед знищенням макулатури комісія зобов`язана звірити документи, які підлягають знищенню, із записами в акті.

Знищення документів із ступенем секретності “цілком таємно” та “таємно”, занесених до актів, має здійснюватися якнайшвидше (до 5 діб) після затвердження актів.

Документи, надірвані й вкладені до урни (металевого ящика), в тому числі копіювальний папір і прокладки, знищуються після затвердження акта про квартальну перевірку. Під час знищення у присутності керівника РСО (його заступника) перевіряється цілісність печатки на урні (металевому ящику); двома працівниками РСО, які здійснюватимуть знищення, вміст урни перекладають до спеціальної тари, що опечатується їх особистими печатками.

Після знищення вмісту урни складається та підписується акт, який може бути окремим актом чи – складовою частиною акта про квартальну (річну) перевірку.

IV

Елементи системи попередження неправомірного знищення документів з грифом секретності:

− суворе дотримання порядку відбору документів, які підлягають знищенню;

− суворе дотримання порядку передачі, реєстрації та зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності;

− дотримання строків зберігання документів з грифом секретності, установлених переліком, інструкцією;

− проведення перевірки документів, відібраних для знищення, із залученням акта та облікових матеріалів на них;

− дотримання встановленої технології знищення документів з грифом секретності;

− проставлення позначок про знищення документів з грифом секретності в облікових матеріалах тільки за встановленим порядком;

− постійний контроль з боку керівництва РСО за виконанням встановленого порядку підготовки до знищення документів з грифом секретності та їх знищенням.

Характерні порушення, які можуть бути допущені в практичній роботі, і які є причиною неправомірного знищення документів з грифом секретності:

− відбір документів з грифом секретності, які підлягають знищенню, не експертною комісією, а працівниками РСО;

− відбір документів, які підлягають знищенню, без відома і згоди відповідних виконавців;

− включення до експертної комісії осіб, які не мають необхідної компетентності;

− передача документів без розпису осіб, відповідальних за їх зберігання;

− несвоєчасне внесення відібраних для знищення документів до акту;

− зберігання документів з грифом секретності, відібраних для знищення, разом з іншими документами;

− відсутність особи, яка відповідає за реєстрацію та зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності;

− зберігання документів з грифом секретності, які підлягають знищенню, разом із обліковими картками на них;

− відсутність перевірки кількості аркушів, примірників і номерів документів при внесенні їх в акт;

− незнання строків зберігання різних видів документів з грифом секретності;

− перенесення строків знищення документів з грифом секретності;

− перенесення строків знищення макулатури з грифом секретності;

− знищення документів з грифом секретності без погодження з архівною службою;

− порушення встановлених строків зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності (до 5 діб після затвердження актів);

− знищення документів з грифом секретності без їх перевірки;

− перевірка документів з грифом секретності без залучення облікових даних;

− перевірка без перерахування аркушів;

− перевірка документів з грифом секретності, відібраних для знищення, особами, які не несуть персональної відповідальності за їх облік та зберігання;

− відсутність керівника РСО під час здійснення перевірок;

− заміна осіб у ході перевірки;

− накопичення документів з грифом секретності у значній кількості;

− відсутність перевірки наявності облікових матеріалів після проведеної перевірки знищуваних документів з грифом секретності;

− знищення документів з грифом секретності у невстановлених місцях та забороненими засобами;

− знищення документів з грифом секретності у разі відсутності належних умов для цього;

− знищення документів з грифом секретності особами, які не здійснювали перевірку документів;

− неповне знищення документів з грифом секретності;

− відсутність контролю за станом місць і засобів знищення;

− проставлення позначок до фактичного знищення документів з грифом секретності;

− недотримання встановлених строків проставлення позначок;

− проставлення позначок особами, які не несуть персональної відповідальності за облік цього виду документів з грифом секретності;

− недотримання порядку перевірки правильності й обґрунтованості зроблених позначок про знищення;

− одночасна робота з документами, що мають гриф секретності та без грифа секретності;

− відсутність контролю за збереженням документів з грифом секретності в процесі їх обліку та використання;

− недотримання встановленого порядку зберігання та знищення макулатури з грифом секретності;

− незнання виконавцями вимог щодо знищення документів з грифом секретності;

− порушення правил доставки документів з грифом секретності у місця знищення ;

− відсутність методики знищення документів з грифом секретності;

− відсутність системи контролю за дотриманням встановлених вимог до відбору, зберігання та знищення документів з грифом секретності;

− самоусунення керівника РСО від контролю за знищенням документів з грифом секретності.

Комплекс заходів щодо попередження дострокового знищення документів з грифом секретності:

− наявність і знання основних документів, що встановлюють порядок і правила знищення документів з грифом секретності (інструкції, переліки, методики);

− дотримання на практиці вимог та встановленої технології відбору, реєстрації, зберігання, перевірки та знищення документів з грифом секретності;

− створення умов виконання всіх вимог методики знищення документів з грифом секретності;

− розробка і здійснення системи постійного контролю за виконанням вимог і технології знищення документів з грифом секретності.