Державною таємницею
1. Загальні положення
1.1.Перевірка дотримання режиму секретності на робочих місцях працівників, які виконують роботи, пов’язані з державною таємницею, здійснюється за двома формами: періодична або разова контрольна перевірка, та повсякденний контроль згідно з графіком, розробленим РСО з обов’язковою перевіркою всіх працівників.
1.2.Організація проведення перевірок покладається на начальника РСО або його заступника та здійснюється не менше одного разу на рік.
1.3. Перевірка здійснюється комісією, у складі якої не менше ніж два кваліфікованих фахівця, що мають досвід режимно-секретної роботи та допуск до державної таємниці відповідної форми.
1.4. Перевірка проводиться у присутності працівників, а у випадках їх відсутності – у присутності начальника підрозділу або його заступника.
1.5. Перевірка робочих місць працівників проводиться як протягом робочого дня, так і після його закінчення.
2. При перевірці стану робочого місця працівника, який виконує роботи, пов’язані з державною таємницею, слід:
− перевірити відповідність форми допуску працівника до державної таємниці та наявність наказу або письмового розпорядження керівника установи про допуск до державної таємниці (згідно з номенклатурою посад працівників, які підлягають оформленню на допуск до державної таємниці) та доступ до конкретної секретної інформації та її матеріальних носіїв;
− чи відсутня можливість стороннього спостереження за документами, що мають гриф секретності;
− як виконуються вимоги збереження секретної інформації, під час виконання креслень, схем тощо (чи відсутня можливість стороннього спостереження їх зі споруд чи території, що знаходиться за периметром установи);
− чи не ведуться працівниками записи секретної інформації на необлікованому в РСО папері (в тому числі не облікованих робочих зошитах, особистих блокнотах, перекидних настільних календарях тощо);
− чи не зберігаються документи, що мають гриф секретності, в шафі, сейфі, столі на одній полиці разом з документами, що не мають грифа секретності;
− відсутність на робочому місці працівника сторонньої інформації, яка не має відношення до роботи з матеріальними носіями секретної інформації;
− відсутність на робочому місці працівника особистих речей (фотоапаратів, радіоприймачів, магнітофонів, кінокамер тощо), заборонених до внесення на територію установи;
− чи не зберігаються на робочому місці, а також в шафах загального користування після закінчення робочого дня документи з грифом “Для службового користування”;
− дотримання умови роботи працівників, що працюють з документами, які мають гриф секретності, після закінчення робочого часу (дозволяється працювати не менше 2-х працівників);
− наявність на робочому місці надійного сховища для зберігання спецчемоданів, спецпапок з документами, що мають гриф секретності під час обідньої перерви або тимчасового виходу з робочої кімнати, чи не залишаються документи в столах, неопечатаних спецчемоданах, спецпапках, шафах тощо, передача документів між виконавцями, в тому числі під час тимчасового відлучення та в обідню перерву;
− відсутність на робочому місці по закінченні робочого часу документів, які повинні зберігатись в особистих спецчемоданах, спецпапках працівників;
− відсутність по сукупності записів секретної інформації.
3. Перевірка при наявності автоматизованої системи та її використання:
− наявність наказу керівника установи про дозвіл на використання автоматизованої системи для обробки інформації з обмеженим доступом;
− перелік посадових осіб, які мають право надання дозволу на виконання конкретного виду робіт з інформацією з обмеженим доступом, узгодженого з РСО і затвердженого керівником установи;
− порядок доступу персоналу у службове приміщення;
− наявність інструкції про порядок запису інформації з обмеженим доступом в автоматизованій системі;
− порядок допуску до роботи з автоматизованою системою;
− правила роботи з машинними носіями інформації, порядок підготовки, збереження, використання і знищення матеріалів та інформації, що використовується в роботі з автоматизованою системою;
− наявність опечатування на вузлах та блоках згідно зі схемою опечатування (місця опечатування та номер печатки працівника, відповідального за технічний захист інформації).
4. При зберіганні цілодобово на робочих місцях документів з грифом секретності перевірити:
− порядок передачі документів по зміні;
− чи встановлений при передачі перерахунок аркушів в документах;
− як забезпечується схоронність документів у процесі їх шляху по технологічному циклу виробництва та транспортування спецматеріалів і спецвиробів.
5. Порядок проведення семінарів, обговорення спільних робіт з представниками інших підрозділів
Чи не ведуться обговорення секретної інформації в присутності сторонніх осіб.
6. Порядок ведення внутрішнього опису документів, які знаходяться у виконавця:
− всі документи повинні бути внесені у внутрішній опис документів, які знаходяться у виконавця;
− відсутність у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця записів секретної інформації;
− наявність одноразових довідок чи підписів у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця. при передачі документів іншим працівникам цього структурного підрозділу.
7. Перевірка наявності документів у спецпапках згідно з внутрішнім описом документів, які знаходяться у виконавців:
− відсутність накопичення непотрібних для роботи документів, чернеток та робочих зошитів;
− відсутність зберігання засекречених документів разом з документами, які не мають грифа секретності.
8. Порядок приймання відряджених працівників:
− наявність дозволу керівника установи чи посадової особи, яка його заміщує, на ознайомлення з відомостями в обсязі службової необхідності та форми допуску до державної таємниці;
− де і при яких умовах здійснюється приймання відряджених осіб, відсутність можливості безконтрольного відвідування робочих кімнат сторонніми особами;
− чи супроводжується відряджений працівник, працівником підрозділу до якого він прибув;
− перевірити відсутність засекречених записів у облікованому в РСО робочому зошиті (блокноті);
− чи не ведуть відряджені працівники міжміські переговори без відповідного інструктажу.
9. Порядок закриття робочих кімнат після закінчення робочого часу:
− чи закриті на ключ шафи, особисті сейфи (металеви шафи, робочі столи) де зберігаються службові документи;
− чи закриваються на ключ робочі кімнати та опечатуються (де потрібно);
− чи передаються на зберігання черговому по установі ключі від вхідних дверей робочих кімнат (від яких вони повинні йому передаватись).
10. Результати перевірки
Результати перевірки робочих місць по підрозділу з зазначенням виявлених недоліків та порушень роботи записується у спеціальному робочому зошиті РСО з перевірки робочих місць працівників, які виконують роботи пов‘язані з державною таємницею.
З результатами перевірки, під розпис ознайомлюється начальник підрозділу (управління, відділу, сектору) з метою проведення відповідних заходів для усунення виявлених недоліків.
Начальник РСО (Підпис) Ремененко П. Г.
Про результати перевірки наявності документів з грифом секретності у виконавця перевіряючий, у його присутності, робить відповідні відмітки у внутрішньому опису документів, які знаходяться у виконавця.
Основні вимоги перевірки:
− перевірка матеріальних носіїв секретної інформації виконується тільки по облікованих матеріальних носіях секретної інформації;
− перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації і записів про їх реєстрацію проводиться співробітниками РСО.
Факт виконання перевірочних операцій документально фіксується оформленням записів в облікових матеріалах, в актах і датуються.
Перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації повинна доводитися до кінця співробітниками, які її почали і завершується тільки особистими підписами перевіряючих, датою.
Участь у перевірці відповідального за матеріальні носії секретної інформації є обов`язковою.
Задачі перевірок:
− перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації, що проходять по всіх видах обліку;
− виявлення недостач і необлікованих матерільних носіїв секретної інформації;
− виявлення недоліків в організації обліку та зберігання;
− перевірка правильності реєстраційних записів в матеріалах, що обліковуються і відповідність їх реквізитів зазначених у документах.
Основні вимоги до організації перевірок:
− організація проведення усіх видів перевірок покладається на начальника РСО або його заступника;
− квартальну перевірку документів з грифом секретності проводять працівники РСО;
− контроль за повнотою перевірок на конкретній дільниці покладається на призначеного відповідального співробітника;
− річна перевірка проводиться комісією, у складі не менше трьох осіб, призначеною наказом по установі;
− на річну і квартальну перевірку розробляються плани з чітким визначенням конкретних учасників перевірки і строків, з обов’язковим включенням до її складу працівників РСО;
− учасники річних та квартальних перевірок повинні бути проінструктовані начальником РСО або заступником;
− перевірочні операції здійснюються у спеціально відведені години;
− під час перевірки необхідно використовувати всі види облікованих матеріалів і відправлених документів (реєстри, акти на знищені документи, наряди тощо).
Метою щоденної перевірки наявності матеріальних носіїв секретної інформації є:
− перевірка наявності отриманих та опрацьованих за день документів (правильність їхньої реєстрації, наявність відповідних відміток (записів), що засвідчують виконання необхідних у діловодстві операцій). В пакетно-контрольному журналі роблять підсумковий запис за підписом працівника РСО про кількість отриманих та зареєстрованих документів;
− контроль за поверненням документів, що мають гриф секретності, виконавцями в РСО після закінчення робочого дня;
− своєчасне виявлення необлікованих документів з грифом секретності.
Щоденні перевірки проводяться працівниками РСО – реєструючи документи і перевіряючи правильність проведення реєстрації. Ці працівники, переконавшись у фактичній наявності документів та правильності виконання облікованих операцій зобов’язані робити відмітки про перевірку, які відповідають особисто виконаній роботі.
Квартальні перевірки проводяться після закінчення першого, другого та третього кварталу при цьому перевіряють наявність не підшитих до справ чи не укомплектованих в окремі папки отримані, підготовлені та облічені документи з грифом секретності, а також перевіряється наявність в журналах обліку позначок про відправку, переоблік або знищення документів та чернеток. За результатами перевірки складається акт, у якомузазначається:
вид перевірки;
найменування установи, де проводилась перевірка;
підстави для проведення перевірки;
склад комісії та терміни перевірки;
загальна кількість взятих на облік документів з грифом секретності за квартал окремо по кожному виду обліку та їх наявність;
реєстраційни номера документів з грифом секретності, які не підшити до справ за попередній до перевірки період, чи не взято на інвентарний облік;
кількість та назви секретних документів, які не взято на облік, у кого вони виявлени, причини, через які документи не було зареєстровано;
кількість та назви справ з грифом секретності, які не пред"явлено під час перевірки, за ким вони рахуються, через які документи не були пред"явлені;
інши виявлені недоліки і порушення працівників режимно-секретного органу, виконавців у підрозділах зі зазначеннямрпізвищ, посад і конкретних фактів;
висновки за результатами перевірки
Акт перевірки підписується членами комісії та затверджується керівником установи.
Квартальна перевірка за 4 квартал проводиться разом з річною, у цьому разі квартальна перевірка не складається.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник установи
підпис Ф.І.П
дата
АКТ №
місце складання
Про квартальну перевірку наявності документів
з грифом секретності
Комісією:
голова комісії заступник начальника РСО ______ Кіналь А.І.
члени комісії:
фахівець з режиму секретності ________ Струк Н. В. ,
фахівець з організації захисту інформації з ОД _____ Смак І.І.
У період з 10 по 12 січня 2008 року провела перевірку за перший квартал не підшитих до справ чи не укомплектованих в окремі папки вхідних, підготовлених та облічених документів з грифом секретності, а також наявність в журналах обліку позначок про відправку, переоблік або знищення документів та чернеток.
Перевіркою встановлено:
1. За пакетно-контрольним журналом (інв. № __ ) зареєстровано 5 пакетів, із них відправлено – 1 пакет (№ __ ). Позначка про відправку проставлена.
У залишених 5 – 1 = 4 пакета в яких було 20 документів, які обліковані в журналах обліку:
– вхідних документів – 15 документів.
– робочих зошитів – 1 робочий зошит,
– облікових карток – 4 картки.
2. За журналом обліку вхідних документів (інв. №___ ) зареєстровано 16 документів (20 надійшло згідно з журналом за ф. 52 та 1 вх. № __ , перереєстровано із журналу за формою 50 за 2004 рік) із них:
– відправлено – 2 (вх. № __ , вх. № __ ). Позначки про відправку проставлені;
– переобліковано – 1 (вх. № __ за інв. № __ );
– знищено – 1 (вх. №__ ) за актом №___ від ___ ___ ____ ;
всього знято з обліку: 2 + 1 + 1 = 4;
проти кожного 21 – 4 = 17 документів є позначки про підшивку до справ за винятком не підшиті і є в наявності 2 документи (вх. № _ , №_ ).
надіслані при документах додатки перереєстровані:
– при вх. № _, № __, № __ за інв № __, № __ , № __ відповідно;
– при вх. № __ за обл № __ за журналом обліку робочих зошитів;
3. За журналои обліку підготовлених документів (інв. №__) зареєстровано 10 документів, із них:
– переобліковано за журналои обліку:
розпорядчих документів – 1 документ (обл. №__ – за обл. №__ );
інвентарного – 2 документи (обл. № __ – за інв. № __ , обл. №__ за інв № __ )
________________
разом – 3
– відправлено – 5 документів (обл.№ _ , №_, №_ , )
знято з обліку 3 + 5 = 8 документів,
на проти кожного примірника із останніх документів є позначка про відправку або підшивку до справи, за винятком не підшитих і є в наявності 2 документи (обл. №__, обл. № __ ).
4. За журналом обліку розпорядчих документів, які видані в устаенові (інв №__) зареєстровано 1 документ, який підшито у справу № __ , про що є позначка.
Голова комісії (Підпис) Правень А. В.
Члени комісії (Підпис) Карнець О. Д.
(Підпис) Микитин В. А.
Річна перевірка наявності всіх документів і справ із ступенем секретності “особливої важливості”, “цілком таємно” та “таємно”, незалежно від того, де і у кого вони знаходяться, скільки минуло часу від їх надходження, виготовлення (виняток – архіви секретного діловодства) та вивірення реєстраційних записів проводиться на початку наступного року станом на перше січня поточного року. Цю роботу виконує комісія, призначена наказом керівника установи, у складі не менше трьох осіб, які мають пряме відношення до документів, що перевіряються та допуск до державної таємниці за відповідною формою. До складу такої комісії обов`язково включаються працівники РСО.
На річну перевірку розробляється план з чітким визначенням строків. Необхідно звірити облікові номери на документах з обліковими картками та журналами, підрахувати аркуші в документах, проставити позначку про перевірку документа. Комісія перевіряє не тільки наявність документів, але й підтверджує їх відправку, підшивку до справ, знищення або переоблік.
Перевіряється надходження, відправка, розмноження та знищення документів з грифом секретності, за рік, а також звіряються облікові дані з фактичною наявністю документів за цей рік.
При перевірці використовуються картки, журнали обліку документів, розписки, реєстри, акти на знищення документів та інші форми облікової документації, у тому числі й ті, в яких зареєстровано розмноження документів.
Комісія зобов’язана перевірити місцезнаходження документів з грифом секретності, які не були підшиті до справ за період, що перевіряється.
У формах облікової документації члени комісії засвідчують проведену перевірку своїми підписами:
− наявністю реєстрів про відправку кореспонденції, завірених штампом фельдзв’язку, спецзв’язку, печаткою РСО “Для пакетів”;
− наявністю підпису за отримання документів у розносній книзі, завіреного печаткою РСО “Для пакетів”;
− наявність супроводжувальних листів на відправлені документи.
Знищення документів стверджується наявністю запису в акті на знищення документів, підписаного членами комісії та затвердженого керівником установи.
По закінчені року в журналах за формами обліку документів, видрукованих у друкувальному підрозділі, підготовлених документів, вхідних документів, пакетно-контрольному, розпорядчих документів, видачі працівникам довідок про допуск та осіб, які прибули у відрядження, які ведуться протягом календарного року працівник РСО навпроти кожного примірника документа у цих журналах ставить одну з позначок:
− інвентарний;
− номер реєстру про відправку;
− номер супроводжувального листа за якими відправлено документ;
− номер справи та номери аркушів, де підшито документ;
− номер акта про знищення та його дата;
− за яким номером та у який журнал обліку переобліковано документ.
Робить підсумковий запис про кількість взятих на облік документів. Наприклад:
У пакетно-контрольному журналі (інв № __ ) зареєстровано 50 пакетів із них відправлено 5 за реєстрами № __, № __, № __ (зареєстровані помилково надіслані пакети, які повернені, реєстрації в інших журналах не підлягають. Вони повертаються за тими ж номерами з відміткою про це, де повинно бути зазначено куди, за яким реєстром та дату відправки) у залишених 50 – 5 = 45 пакетах знаходилось 60 документів, які обліковані в журналах обліку:
– вхідних документів – 56 документів;
– робочих зошитів – 2 зошита;
– “ДСК” – 2 документи передані до канцелярії ( якщо у пакеті зі степенем секретності “таємно”, “цілком таємно” разом з іншими документами є документ без грифа секретності, він реєструється у РСО та передається до канцелярії установи за підписом у пакетно-контрольному журналі із зазначенням, за яким вхідним номером він реєструється у канцелярії;
разом 60 документів.
Облік пакетів за 2001 рік припинено.
Посада (Підпис) Кварта О. М.
Дата
У журналі обліку документів надрукованих у друкувальному підрозділі (інв. №__ ) за 2001 рік зареєстровано 25 документів, які разом з чернетками переобліковані у журналі обліку підготовлених документів.
Облік документів, віддрукованих у друкувальному підрозділі за 2001 рік припинено.
Посада (Підпис) Савченко Р. А.
Дата
У журналі обліку підготовлених документів (інв № _ ) (при річній перевірці наявності примірників документів, які підшиті до справ, члени комісії, що проводять перевірку журналу обліку підготовлених документів, стверджують своїм підписом навпроти кожного документа) зареєстровано 25 документів, з них переобліковано у журналі розпорядчих документів – 2 документа (обл.№ _ за обл. № __, обл. № __за обл. № __ ).
Відправлено 25 – 2 = 23 примірника документів. Копії цих документів, включаючи надруковані в одному примірнику, є в наявності і підшиті до справ.
Облік підготовлених документів за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Самойленко А. Р.
Дата
У журналі обліку вхідних документів (інв. № __ ) зареєстровано 46 документів (згідно з пакетно-контрольним журналом) з них:
перереєстровано за журналами обліку:
– інвентарного – 2 ( вх. № _ за інв. № _ , вх. № _за інв. № _ )
–вхідних документів на 2002 рік –1 (вх. № __ за вх. № __ ) позначка про переоблік зроблена на супроводжувальному листі журналу обліку вхідних документів
–відправлено 2 (вх. № __ , вх. № __ ),
– знищено 1 (вх. № __ ) за актом №__ від ______
Разом знято з обліку 6 документів
–підшито до справ 46 – 6 = 40 документів, за винятком 1-го додатку, який переобліковано за інвентарним обліком при вх. №_за інв. №
Облік вхідних документів за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Космина П. О.
Дата
У журналі обліку розпорядчих документів (інв. № __ ) зареєстровано 2 наказу (реєструються після підпису керівника установи накази, розпорядження та інші розпорядчі документи, проекти яких перед друкуванням обліковуються у журналі обліку підготовлених документів. Річна перевірка наявності розпорядчих документів засвідчується підписом члена комісії, який їх перевірив, навпроти кожного документа).
Облік розпорядчих документів за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Ренковенко Л. І.
Дата
У журналі обліку видачі працівникам довідок про допуск (інв. №_ ) зареєстровано 10 довідок. Усі довідки повернені до РСО та знищені, що стверджується двома підписами працівників РСО.
Облік видачі працівникам довідок про допуск за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Кисіль В. О.
Дата
У журналі обліку осіб, які прибули у відрядження (інв. № ) зареєстровано 5 приписок, які є в наявності і підшиті у спеціальну справу за № _ .
На кожній приписці є дозвіл керівника установи на ознайомлення прибулих у відрядження з конкретними документами. З іншими документами вони не ознайомлені. Форма допуску до державної таємниці відряджених відповідає ступеню секретності інформації, з якою вони ознайомлені.
Облік осіб, які прибули у відрядження за 2004 рік припинено.
Посада (Підпис) Стасюк В. І.
Дата
Необхідно здійснити перевірку наявності документів у спецчемоданах (спецпапках). Перевірити наявність документів в спецчемоданах та спецпапках згідно з внутрішнім описом документів, які знаходяться у виконавця з перерахунком аркушів, та зазначити в описі виконавця проведення перевірки під підпис перевіряючого.
Провести звірку номенклатурних справ з журналом обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ та записати в номенклатурі справ про проведення звірки. (При перевірці справ комісія перевіряє, чи має місце видача справ працівникам, яким не надано право користуватись справою. Наприклад:
У номенклатурі справ (справа № __ ) на 2004 рік внесено 20 справ, включено журнал обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ, з них:
– не відкривалось – 3 (справа № _, справа № _, справа № )
– велось – 17 справ, з них:
закінчено та обліковано у журналі обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ – 16 справ (справа за строками зберігання: постійного строку зберігання № __ , №__ , тривалого строку зберігання (понад 10 років) № __ , № __ , тимчасового строку зберігання (до 10 років включно), № _ , № _ )
перехідних – 1 (інв №___) справу переобліковано на 2005 рік у номенклатурі справ.
( Виконати перерахунок аркушів у справах та журналах за рік. Завірити наявність аркушів підписом перевіряючого.)
Посада (Підпис) Куренко П. Г.
Дата
Під час звірянняоблікових карток з журналом обліку облікових карток на допуск до державної таємниці за формами 1,2 та 3 перевіряють наявність :
− карток шляхом відповідності записів у журналі обліку облікових карток з аналогічними даними на самій обліковій картці;
− записів у обліковій картці із зазначенням номеру та дати наказу про допуск і наказу та дати про призначення (звільнення) на посаду;
− зобов’язання громадянина України у зв’язку з допуском до державної таємниці;
− зобов’язання громадянина України у зв’язку з допуском до державної таємниці, чия картка надіслана до іншої установи.
Необхідно звірити наявність одиниць зберігання (справ, журналів), їх облікових номерів, кількості аркушів із записами в журналі обліку журналів, картотек і завершених виробництвом справ. Проставити умовні відмітки про звірку в журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ. Переглянути аркуші в журналі, перевірити наявність зареєстрованих справ, журналів.
Звірити наявність печаток (гумових, металевих) та штампів за журналом обліку РСО, написів на печатках та штампах – з контрольним журналом. При цьому за одним номером обліковується тільки одна печатка (штамп).
Звірити кількість комплектів ключів, порядок обліку сховищ за журналом обліку сховищ (сейфів, металевих шаф, спецприміщень тощо) та ключів від них, у яких постійно або тільки у робочий час зберігаються документи, що мають гриф секретності і матеріальні носії секретної інформації. Окрім сейфів РСО у журналі обліку сховищ (сейфів, металевих шаф, спецприміщень тощо) матеріальних носіїв секретної інформації та ключів від них обліковуються приміщення, у яких у неробочий час зберігаються матеріальні носії секретної інформації ( РСО, 2 відділ тощо).
Сховища знімаються з обліку, якщо в ньому перестають зберігатися документи і вироби, що мають гриф секретності, про що у журналі робиться запис.
Звірити видачу ключів від сховищ матеріальних носіїв секретної інформації.
Річну перевірку наявності документів в РСО здійснюють з оформленням акта, у якому вказують:
− вид перевірки;
− назву підрозділу, де проводять перевірку;
− підставу для проведення перевірки;
− склад комісії з перевірки та термін проведення перевірки;
− коротку характеристику стану секретного діловодства та забезпечення режиму секретності у роботі виконавців з документами;
− загальну кількість взятих на облік документів з грифом секретеності за всіма видами обліку окремо і їх наявність;
− кількість та найменування документів з грифом секретно-сті, якщо не взяті на облік, у кого вони були виявлені і з якої причини не були зареєстровані;
− кількість та найменування документів з грифом секрет-ності, не пред`явлених під час перевірки, за ким вони значаться та причини не пред’явлення;
− інші виявлені порушення вимог Положення, вчинені працівниками РСО та його уповноваженими у підрозділах, із зазначенням прізвищ, посад і конкретних фактів порушення;
− висновки і пропозиції за результатами перевірки та заходи по усуненню виявлених порушень;
− облікові номери документів, які не виконані і не підшиті до справ, при їх значній кількості можливо їх перелік робити окремим додатком до акту.
Нестача документів з грифом секретності розглядається як надзвичайна подія, про яку негайно доповідається керівникові установи і начальнику РСО, а також повідомляється вищестоящій установі та Службі безпеки України.
Службове розслідування за фактами нестачі документів з грифом секретності здійснюється відповідно до вимог Положення.
Акт перевірки підписується членами комісії та затверджується керівником установи або його заступник. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника установи
(Підпис) Костик А. Р.
Дата
Найменування установи
АК Т №
(місце складання
Про річну перевірку наявності документів
з грифом секретності за 2007 рік.
Складений на підставі наказу від _________ № __________
комісією:
голова комісії начальник відділу _________ Ваврик Р. І.
члени комісії: провідний спеціаліст _________ Ступа П. В.,
провідний спеціаліст РСО _________ Стас Р.А.
У період з 10 по 28 січня 2008 року провела річну перевірку наявності, порядок обліку, зберігання та поводження з документами та іншими матеріалами, які є на обліку в РСО.
Перевіркою встановлено:
Дозвіл на здійснення діяльності, пов‘язаної з державною таємницею
“_____” __________200 р. №____ .
Дозвіл дійсний до “_____” ____________200 р.
2. Усього кількість взятих на облік документів за перевірочний період за всіма видами обліку (в тому числі не підшитих під час роботи попередньої комісії). В разі недостачі вказується номер акта, повна назва документа, причина недостатності, прізвища винних в цьому осіб.
Стан обліку та правильність ведення справ, журналів. Порядок розробки і розмноження документів.
2.1. У журналі обліку журналів, карток і завершених справ (інв. № ) зареєстровано 115 справ і журналів, із них:
знято з обліку – 74. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. № ___ від 20.12.04;
знищено – 6 (спр. № № ___________ ), акт № ___ від 22.12.04;
усього знято з обліку – 74 + 6 = 80.
В наявності 115 – 80 = 35 (спр. № ____ № _____ ) .
2.2. У номенклатурі справ (обл № __ ) на 2004 рік внесено 20 справ, включаючи журнал обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ, із них:
– не відкривалось – 3 (спр. № __ , спр. № __ , спр. № __ );
– велось 20 – 3 = 17 справ, 18 томів, із них закінчено та обліковано у журналі за формою 43 – 16 справ, 17 томів (спр. № № _______ ), перехідних 17 – 16 = 1 (спр. № __ ). Закінчена справа переоблікована у номенклатурі справ на 2005 рік.
Номенклатуру справ за 2004 рік закрито.
2.3. У пакетно-контрольному журналі (інв. № __ ) зареєстровано 50 пакетів із них відправлено 5 за реєстрами №_ , №_ , №__ у залишених 50 – 5 = 45 пакетах знаходилось 60 документів, які обліковані в журналах обліку:
– вхідних документів – 56 документів;
– робочих зошитів – 2 робочих зошити і зареєстровані за вх. № № ;
– “ДСК” – 2 документи передані до канцелярії та зареєстровані за вх. № __ “ДСК”. Гриф “ДСК” на документах комісія стверджує.
Облік пакетів за 2004 рік припинено.
2.4. У журналі обліку вхідних документів (інв. №__ ) зареєстровано 46 документів (згідно з пакетно-контрольним журналом) з них перереєстровано за журналами обліку:
– інвентарних – 2 ( вх. № _ за інв. № _ , вх. №_ за інв. № __ );
– вхідних документів на 2005 рік – 1 (вх. № __ за вх. № _ ) переоблікований документ є в наявності;
– відправлено 2 (вх. №__ , вх. №__ );
– знищено 1 (вх. №__ ) за актом №__ від ______ ;
разом 6 документів.
В наявності 46 – 6 = 40, які підшито до справ, за винятком двох додатків, які переобліковано за інвентарним обліком при вх. № __ за інв. № __ , вх. № __ за інв. № _ . Відмітки про переоблік зроблені на супроводжувальному листі та у журналі обліку вхідних документів.
Облік вхідних документів за 2004 рік припинено.
2.5.У журналі обліку робочих зошитів (інв. №__ ) зареєстровано 2 робочих зошити та 4 спецблокноти з них:
– знято з обліку 1 робочий зошит та 2 спецблокноти. Підтверджено актом річної перевірки обл. № __ від 20.02.01.
– за 2004 рік закінчено 1 спецблокнот (обл. № __ ). У цьому спецблокноті усі аркуші з 1 по 55 вилучені, переобліковані у журналі за формою 45 та знищені, що стверджено двома підписами у журналі обліку підготовлених документів. Спецблокнот обл. № __ підлягає знятттю з обліку.
В наявності 1 робочий зошит (обл. № ) та 1 спецблокнот (обл. № ), в якому з 1 по 21 аркуш вилучені, переобліковані у журналі обліку підготовлених документів та знищені, що стверджено двома підписами у журналі обліку підготовлених документів.
2.6. У журналі обліку облікових карток (інв. № __ ) зареєстровано 20 облікових карток громадян яким надано допуск до державної таємниці із записом номера та дати наказу про допуск та наказу і дати про призначення (звільнення) на посаду з додатком зобов’язання громадянина України у зв‘язку з допуском до державної таємниці за формою 12, із них за 2004 рік:
– знято з обліку – 5. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. № __ від 20.12.04;
– відправлено 1 облікову картку (обл. № __ ). Документ, який стверджує відправку, комісії пред’явлено;
– усього знято з обліку 5 + 1 = 6.
В наявності 20 – 6 = 14 (обл. № ____ ) та 1 зобов’язання громадянина України у зв’язку з допуском до державної таємниці (особи чия картка надіслана до іншої установи).
2.7. У журналі обліку документів видрукованих у друкувальному підрозділі (інв. № __ ) зареєстровано 25 документів, які разом з чернетками переобліковані у журналі обліку підготовлених документів.
Облік документів віддрукованих у друкувальному підрозділі за 2004 рік припинено.
2.8. У журналі обліку підготовлених документів (інв. №__) зареєстровано 25 документів з них:
– переобліковано у журналі обліку розпорядчих документів – 2 документи (обл. № __ за обл. № __, обл. № __ за обл. № __ ).
Відправлено 25 – 2 = 23 примірники документів.
Копії цих документів, включаючи надруковані в одному примірнику, є в наявності і підшито до справ.
Облік підготовлених документів за 2001 рік припинено.
2.9.У журналі інвентарного обліку письмових сброшурованих матеріалів (інв. № _) зареєстровано 10 інвентарних примірників, із них:
– знято з обліку – 4. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. №___ від 20.12.04;
– знищено – 2 (інв. № № _______ ), акт № ___ від 22.12.04;
усього знято з обліку – 4 + 2 = 6.
В наявності 10 – 6 = 4 (інв. № № _____ ).
2.10. У журналі обліку розпорядчих документів (інв. №__ ) зареєстровано 2 накази ( № __ від ____ , № __ від ___).
Облік розпорядчих документів за 2004 рік припинено.
2.11. У журналі обліку видачі працівникам довідок про допуск (інв. №__ ) зареєстровано 10 довідок. Усі довідки своєчасно повернені до РСО та знищені, що стверджується двома підписами працівників РСО.
Облік видачі працівникам довідок про допуск за 2004 рік припинено.
2.12. У журналі обліку осіб, які прибули у відрядження (інв. №__ ) зареєстровано 5 приписок, які є в наявності і підшиті у справу № _ .
На кожній приписці є дозвіл керівника установи на ознайомлення прибулих у відрядження з конкретними документами. З іншими документами вони не ознайомлені. Форма допуску до державної таємниці відряджених відповідає ступеню секретності інформації, з якою вони ознайомлені.
Облік осіб, які прибули у відрядження за 2004 рік припинено.
2.13. У журналі обліку печаток і штампів (інв. №___ ) зареєстровано 10 печаток і 10 штампів, із них:
– знято з обліку – 5 печаток і 5 штампів. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. №___ від 20.12.04.
В наявності 5 печаток (інв № №_) і 5 штампів (інв. № №_).
2.14. У журналі обліку сховищ (сейфів, металевих шаф, спецприміщень тощо) носіїв секретної інформації та ключів від них (інв. № __ ) зареєстровано 10 сховищ, із них:
– знято з обліку 4 сховища (обл. №№ ___ );
– від кожного з 10 – 4 = 6 сховищ є по 2 комплекти ключів. Перший комплект ключів виданий за підписом у журналі за формою 6 користувачам і є в наявності. Другий комплект ключів в опечатаних користувачем сховищах – пакетах зберігаються у сейфі начальника РСО і є в наявності. Окрім другого комплекту від приміщення РСО та сейфа начальника РСО, у якому зберігаються усі ключі – вони передані під підпис керівнику установи і зберігаються у його сейфі, що комісія перевірила.
2.15. У журналі (картці) обліку машинних носіїв, на які виводиться секретна інформація (інв. № __ ) зареєстровано 5 машинних носіїв (дискет), на які виводиться секретна інформація із них:
– знято з обліку 1 машинний носів, на який виводиться секретна інформація. Підтверджено актом минулорічної перевірки обл. №___ від 20.12.04;
в наявності 5 – 1 = 4 машинних носії, на які виводиться секретна інформація, які є в наявності ( обл. №№ ___ ).
3. Розміщення обладнання, охорона і прибирання приміщень, забезпеченість сейфами (металевими шафами), порядок зберігання документів.
4. Порядок передачі документів на виконання, ознайомлення, повернення та стан персональної відповідальності за збереження документів їх виконання. укомплектованість РСО.
5. Порядок доступу до робіт і документів, що мають гриф секретності. Якість проведення квартальних перевірок наявності документів.
6. Порядок обліку, зберігання та користування штампами, печатками, ключами, а також іншими матеріалами, які зберігаються в РСО.
7. Перевірка наявності документів у виконавців.
Недоліки, якщо вони є, викладаються в окремому розділі.
В кінці акта комісія викладає свої висновки та пропозиції по усуненню відмічених недоліків і наведенню порядку в роботі.
До акта додається перелік вхідних і вихідних документів не підшитих до справ, а також розмножених документів, якщо вони не були взяті на облік з тим щоб вони були перевірені наступною комісією.
Рішення начальника РСО за результатами перевірки _____
Голова комісії (Підпис) Журавель М. А.
Члени комісії (Підпис) Савка Р. А.
(Підпис) Чепіль С. В.
У разі зміни начальника РСО або спеціально призначеного наказом керівника установи працівника, який веде облік і зберігання документів, що мають гриф секретності, а також забезпечує заходи з режиму секретності, керівником установи призначається комісія для приймання і передачі матеріальних носіїв секретної інформації у складі не менше трьох осіб (кількість осіб залежить від обсягу матеріальних носіїв секретної інформації, взятих на облік, та обсягу робіт для перевірки їх наявності) з числа працівників, які мають відповідну форму допуску до державної таємниці і безпосереднє відношення до роботи з матеріальними носіями секретної інформації. Комісія контролює повноту і правильність приймання-передачі матеріальних носіїв секретної інформації особами, що здійснюють приймання та передачу.
Перевірка раніше знятих з обліку (знищених, відправлених, переоблікованих тощо) документів не проводиться, якщо їх зняття підтверджено проведеними раніше перевірками (річними або при прийманні-передачі). При цьому в акті робиться посилання на обліковий номер і дату цього акта перевірки.
При зміні начальника РСО проводиться повна перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації, але новий начальник РСО, не приймає їх у повному обсязі під особисту відповідальність. Матеріальні носії секретної інформації приймаються під особисту відповідальність згідно з функціональними обов’язками.
Якщо звільняється один з працівників РСО, то проводиться перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації, які були під особистою відповідальністю. Повна перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації у РСО в цьому випадку не проводиться.
У акті приймання-передачі зазначається:
− період проведення передачі;
− кількість переданих та прийнятих матеріальних носіїв секретної інформації за одиницями зберігання (справи, альбоми, спецблокноти, робочі зошити, документи інвентарного зберігання, вироби, облікові картки тощо) за кожен рік окремо, а за період, що минув після останньої річної перевірки, за всіма видами обліку (вхідних, вихідних, внутрішніх, друкованих, інвентарного зберігання тощо);
− печатки, штампи та ключі від сховищ матеріальних носіїв секретної інформації;
− розміщення обладнання і охорона приміщень, забезпеченість сейфами (металевими шафами), порядок зберігання документів з грифом секретності;
− порядок обліку, зберігання та користування штампами, печатками, ключами, а також іншими матеріалами, які зберігаються в РСО;
− виявлені факти порушення режиму секретності, недоліки та інші дані про стан роботи РСО.
У кінці акту комісія викладає свої висновки та пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і наведення порядку в роботі.
Акт підписують члени комісії й особи, які здають та приймають справи.
Наприклад 1
| Найменування установи АКТ __________№___________ _______________________ (місце складання) | ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи (Підпис) Настич О. В. Дата |
Про приймання-передачу
справ режимно-секретного
органу
Складений на підставі наказу від __________ № __________
комісією:
голова комісії начальник відділу ________ Парин Л. Д.
члени комісії: провідний спеціаліст ______ Сніп В. І.,
провідний спеціаліст _____ Кірик А. В.
(кількість осіб комісії залежить від обсягу робіт для перевірки наявності матеріальних носіїв секретної інформації).
У період з 10 по 28 січня 2005 р. комісія провела контроль повноти і правильність приймання (прізвище, ім`я, по батькові) передачі (прізвище, ім`я, по батькові) матеріальних носіїв секретної інформації в режимно-секретному органі.
Під час приймання-передачі виявлено:
1. Дозвіл на здійснення діяльності, пов`язаної з державною таємницею “ __ ” ________ 200__ р. № ______ .
Дозвіл дійсний до “_____” ____________200__ р.
2. Номеклатура справ поточного року, спр. № ___від ___ 200__ р. на __ арк.
Номенклатура справ 200___ – 200___ років належним чином опрацьована, має відмітки про дати заведення, закінчення всіх облікованих томів справ, взяття їх на інвентарний облік або перенесення до номенклатури наступного року, кількість аркушів у закінчених справах, підсумкові записи про кількість заведених справ.
3. Документи, що мають гриф секретності зареєстровані в журналах обліку вхідної кореспонденції поточного року (інв. № № __ ) і не підшиті до закінчених провадженням справ:
| Вхідний обліковий номер | Гриф секретності | Кількість примірників | Номер примірника | Кількість аркушів разом з додатком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Облік одержаних пакетів з грифами секретності у 200 _ – 200_ роках ( за п’ять років ) здійснювася у пакетно-контрольних журналах (інв. №_ , № _ ). Всі обліковані у пакетно-контрольних журналах документи пройшли подальшу реєстрацію за журналами обліку вхідної кореспонденції, нормативних документів та спеціальних видань взятих на інвентарний облік, робочих зошитів тощо ( в інших випадках зазначаються номери матеріальних носіїв секретної інформації та їх місцезнаходження на час передачі).
Згідно з записами у журналах реєстрації вхідної кореспонденції за попередні 5 років (інв. №__ №___) всі отримані документи з грифом секретності підшиті до справ або перереєстровано за журналами наступних років про що є відмітка працівника режимно-секретного органу у журналах обліку (в інших випадках зазначаються номери документів, відносно яких не має записів у журналах обліку про підшиття, повернення адресатам або подальшу перереєстрацію, зазначається їх місцезнаходження на час передачі).
В разі недостачі вказується номер акта, повна назва документа, причина недостачі, прізвище винних в цьому осіб.
4. Документи з грифом секретності, зареєстровані в журналах обліку кореспонденції вихідної та внутрішнього обігу поточного року (інв. №__ №__) і не підшиті до закінчених провадженням справ:
| Вхідний обліковий номер | Гриф секретності | Кількість примірників | Номер примірника | Кількість аркушів разом з додатком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Відносно інших примірників документів, зареєстрованих в цих журналах є відмітка про номери реєстрів, розносних книг, за якими документи надіслано адресатам.
Згідно з записами у журналах обліку надрукованих документів за останні п’ять років (інв. № _ № _ ) всі примірники надрукованих документів пройшли подальшу реєстрацію за журналами обліку вихідної кореспонденції чи інвентарного обліку.
У разі недостачі вказується номер акта, повна назва документа, причина недостачі, прізвища винних в цьому осіб.
5. Журнали і картотеки, що перебувають на інвентарному обліку
За книгами обліку журналів і картотек (№___ №___) обліковано___ журналів та ____ картотек, з них ______ передано на заберігання до архіву (назва архіву) за описами №__ від ______ , №____ від _____ знищено за актами №____ від _____ , №______ від ______ .
Перебувають на обліку і передаються журналів та картотек, а саме:
| Наймену-вання журналу, картки | Дата заведення та закриття | Гриф секретності | Інвентарний номер | Кількість аркушів | При-мітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
6. Закінчені діловодством справи та інші матеріали, що перебувають на інвентариному обліку.
За журналами обліку закінчених справ (№___ том ___) інших матеріалів, з них ____ передано на зберігання до архіву (назва) за описами № _____ від _____ , №___ від ____ знищено за актами № ___ від ____ . №____ від ____.
На час перевірки перебуває на обліку і передаються справ, інших матеріалів, а саме:
| Найме-нування справи, іншого матеріалу | Дата заведення та закриття | Гриф секрет-ності | Інвентарний номер | Кількість аркушів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
7. Облік машинних носіїв, на які виводиться секретна інформація за журналом (карткою) обліку машинних носіїв інформації, а саме:
| Наймену-вання машинного носія | Дата заведення та закриття | Гриф секрет-ності | Інвентарний номер | Облікові номери документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
8. Розміщення обладнання, охорона і прибирання приміщень, забезпеченість сейфами (металевими шафами), порядок зберігання документів.
9. Порядок передачі документів на виконання, ознайомлення, повернення та стан персональної відповідальності за збереження документів, їх виконання, укомплектованість режимно-секретного органу.
10. Порядок обліку, зберігання та користування штампами, печатками, ключами, а також іншими матеріалами, які зберігаються в режимно-секретному органі.
11. Перевірка наявності документів у виконавців.
Недоліки, якщо вони є, викладаються в окремому розділі.
У кінці акта комісія викладає свої висновки та пропозиції щодо усунення відмічених недоліків і наведення порядку в роботі.
До акта додається перелік вхідних і вихідних документів не підшитих до справ.
Рішення керівника установи за результатами перевірки ________
| ЗДАВ: (Підпис) Курпіль В. О. | ПРИЙНЯВ: (Підпис) Рудий К. Р. |
Голова комісії (Підпис) Кварта С. В.
Члени комісії (Підпис) Сопрун В. І.
(Підпис) Крутень Б. В.
Наприклад 2
| Найменування установи АКТ __________№___________ _______________________ (місце складання) | ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи (Підпис) Котів М. В. Дата |
Про приймання-передачу
справ режимно-секретного органу
Складений на підставі наказу від __________ № _________
комісією:
голова комісії начальник відділу _______ Орнат Л. Д.
члени комісії: провідний спеціаліст _____ Станик В. І.
провідний спеціаліст _____ Козик У. В.
(кількість осіб комісії залежить від обсягу робіт для перевірки наявності матеріальних носіїв секретної інформації).
У період з 10 по 28 січня 2005 р. комісія провела контроль повноти і правильність приймання-передачу та перевірки наявності справ, видань, окремих документів з грифом секретності та інших матеріальних носіїв секретної інформації в режимно-секретному органі _(назва установи).
Під час приймання-передачі виявлено:
1. Дозвіл на здійснення діяльності, пов`язаної з державною таємницею “ ___ ” __________ 200 __ р. № _________
Дозвіл дійсний до “ ___ ” ________ 200 __ р.
2. Номеклатура справ поточного року, спр. № __ від ____ 200 __ р. на _____ арк.
Номенклатура справ 200___ – 200___ років належним чином опрацьовані, мають відмітки про дати заведення, закінчення всіх облікованих томів справ, взяття їх на інвентарний облік або перенесення до номенклатури наступного року, кількість аркушів у закінчених справах, підсумкові записи про кількість заведених справ.
| П/п | Обліковий номер,дата документа чи справи, дата заведення і відкриття | Гриф сек ретності | Найменування справи, документа | К-сть прим., томів | № пр., том | К-сть арк. в прим. томі | Всьго аркушів словами | Прим. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 3 | Інв. №32 01.03.01 12.12.01 | Т | Справи (обл. ф.), переписка з Справа №1 | 1 | 1 | 140 | Сто- сорок | |
| 4 | Інв. №5 01.04.01 | Т | Видання (облік. По ф. ) інструкція | 2 | 003 004 | 1 брошура | 1 брошура | |
| 5 | Обл. №10 14.08.00 | Т | Зброшур. (облік. По ф.), план | 1 | 1 | 5 | п‘ять |
9. Розміщення обладнання, охорона і прибирання приміщень, забезпеченість сейфами (металевими шафами), порядок зберігання документів.
10. Порядок передачі документів на виконання, ознайомлення, повернення та стан персональної відповідальності за збереження документів їх виконання. укомплектованість режимно-секретного органу..
11. Порядок обліку, зберігання та користування штампами, печатками, ключами, а також іншими матеріалами, які зберігаються в режимно-секретному органі.
12. Перевірка наявності документів у виконавців.
Недоліки, якщо вони є, викладаються в окремому розділі.
У кінці акта комісія викладає свої висновки та пропозиції щодо усунення відмічених недоліків і наведення порядку в роботі.
До акта додається перелік вхідних і вихідних документів не підшитих до справ.
Рішення керівника установи за результатами перевірки_______
| ЗДАВ: (Підпис) Павлів А. В. | ПРИЙНЯВ: (Підпис) Гринів І. В. |
Голова комісії (Підпис) Сумний В. І.
Члени комісії (Підпис) Ремінь Т. Г.
(Підпис) Стисло В. С.
Лекція на тему:
Дата добавления: 2015-08-14; просмотров: 2387;