Перелік напрямків контрольно-перевірочної роботи

3.1. Усі напрямки (роботи) підлягають контролю, як правило вони складаються з двох частин. Перша – постійно здійснюється оперативний контроль за станом роботи начальником режимно-секретного органа або конкретним (закріпленим за напрямом) працівником режимно-секретного органу. Друга – періодична, організована заздалегідь відповідно до складеного графіку, цільова перевірка стану цієї роботи, яка виконується працівником режимно-секретного органу.

3.2.Організація роботи режимно-секретного органу по виконанню покладених на нього функцій:

− штатна укомплектованість режимно-секретного органу;

− наявність положення про режимно-секретний орган, посадові обов‘язки працівників режимно-секретного органа.

При вивченні цього питання необхідно уточнити:

− повноту викладення обов‘язків працівників режимно-секретного органу, наявність невластивих функцій покладених на режимно-секретний орган, встановлення персональної відповідальності працівників режимно-секретного органу за конкретну категорію документів чи роботу та практичне виконання цих вимог (порядок приймання-передачі документів на час відпустки, хвороби працівника, відповідального за документи тощо), відповідальність виконаної роботи працівниками режимно-секретного органу, положення про підрозділ і посадові інструкції, а також щодо вимог до інших нормативних документів;

− планування роботи режимно-секретного органу (перспективне, річне та квартальне). Структура та зміст планів. Ознайомлення з планами відповідальних виконавців. Виконання та наявність позначок про виконання;

− правомірність виплати в установленому нормативними актами порядку компенсації за роботу в умовах режимних обмежень;

− організація і планування навчання з працівниками та уповноваженими режимно-секретного органа, зміст планів, актуальність навчальних питань. Виконання плану індивідуальної підготовки вперше прийнятих в режимно-секретному органі;

− навчання та перевірка знань виконавців, вимог щодо документів, що регламентують порядок роботи з секретною інформацією;

− виконання наказів, вказівок та заходів з режиму секретності і вдосконалення секретного діловодства.

3.3. Створення умов для роботи та зберігання документів з грифом секретності:

− придатність та обладнання приміщень режимно-секретного органа згідно з вимогами нормативних документів. Наявність акта комісії про приймання приміщення РСО в експлуатацію;

− умови зберігання документів, що мають гриф секретності. Наявність металевих шаф, сейфів тощо. Порядок зберігання дублікатів ключів від усіх сховищ для документів з грифом секретності. Облік сейфів, металевих шаф та ключів від них. Порядок зберігання документів “літера М” тощо;

− забезпечення схоронності документів з грифом секретності при передачі їх між підрозділами режимно-секретного органа, при доповіді керівнику установи (підрозділу), при доставці в інші підрозділи установи.

3.4. Здійснення допуску та доступу виконавців до документів з грифом секретності:

− наявність номенклатури посад;

− система підготовки та навчання виконавців перед допуском та доступом до матеріальних носіїв секретної інформації (інструктаж, бесіди тощо);

− наявність наказів про допуск до державної таємниці та доступ до конкретної секретної інформації;

− ведення облікових карток громадянина, якому надано допуск до державної таємниці (заповнення та внесення змін);

− допуск та доступ до документів з “літерою М”. Наявність списку осіб, допущених до роботи з цими документами, стан режиму секретності на робочих місцях виконавців, що працюють з документами “літера М”, та відповідність його до встановлених вимог;

− доступ до роботи з справами з грифом секретності. Правомірність видачі справ виконавцям (порядок доповнення та виключення виконавців із списку осіб, допущених до роботи з справами в номенклатурі справ, на обкладинці справи. Ознайомлення виконавців з окремими документами, які підшиті до справи).

3.5. Доступ та робота з документами, що знаходяться на інвентарному обліку:

− доступ виконавців до документів з грифом секретності, що надходять поступають до режимно-секретного органу (система адресування документів);

− відповідність форм допуску до державної таємниці виконавців грифа секретності отриманих для роботи документів та відомостей;

− допуск відряджених осіб до документів і відомостей.

3.6. Забезпечення режиму секретності на робочих місцях працівників:

− наявність сейфів, металевих шаф для зберігання документів з грифом секретності;

− наявність затвердженого переліку приміщень, в яких дозволено працювати виконавцям з документами та справами з грифом секретності;

− зберігання виконавцями документів з грифом секретності під час обідньої перерви;

− з’ясування чи не ведуться виконавцями записи секретної інформації на необлікованих в режимно-секретному органі аркушах паперу;

− зберігання документів з грифом “Для службового користування”;

− зміст записів у журналах під час перевірки робочих місць працівників, які мають допуск та доступ до секретної інформації, наявність в них зауважень, пропозицій та заходів по усуненню недоліків.

3.7. Надходження документів з грифом секретності в РСО та контроль за їх виконанням:

− наявність спеціально призначеного працівника в РСО, відповідального за контроль надходження документів та їх виконання;

− оперативність проходження в РСО документів чи видів документів (вибірково).

3.8. Визначення грифа секретності документів, які розробляються:

− правильність надання грифу секретності документам, наявність у виконавців галузевих або відомчих розгорнутих переліків відомостей, що становлять державну таємницю (міжгалузеві або міжвідомчі переліки);

− дотримання режимних вимог при підготовці документів з грифом секретності.

3.9. Попередження включення секретної інформації до несекретної:

− наявність документів, відповідно до яких покладається контроль щодо попередженням включення секретної інформації в не секретну на відповідних керівників. Інструктаж керівників установи та проведення цієї роботи;

− можлива наявність секретної інформації в документаційному фонді канцелярії чи підрозділах не секретного діловодства установи (вибірково);

− можлива наявність секретної інформації в науково-технічних звітах (вибірково);

− виконання встановлених режимних вимог при складанні і передачі телеграм, текстів службових факсових переговорів працівників підрозділів тощо.

3.10. Виконання встановлених вимог при користуванні документами з грифом “Для службового користування”:

− організація та контроль за роботою виконавців підрозділів з документами, що мають гриф “Для службового користування”;

− проведення вибіркової перевірки виконання режиму секретності при роботі з документами, що мають гриф “Для службового користування” на робочих місцях виконавців;

− правильність проставлення грифа “Для службового користування” на документах, наявність у виконавців переліку відомостей, що мають гриф “Для службового користування” по тематиці установи.

3.11. Забезпечення режиму секретності при використанні автоматизованої системи:

− облік автоматизованих систем, які використовуються при опрацюванні секретної інформації;

− наявність організаційно-розпорядчих документів встановленої форми на функціонування автоматизованої системи та фактичне виконання їх вимог (відповідальні та доступ до автоматизованої системи, режим роботи тощо);

− виконання вимог з охорони та внутрішньооб‘єктовому режиму приміщень, де знаходиться автоматизована система;

− порядок обробки, зберігання, передачі та знищення секретної інформації;

− забезпечення умов, що виключають несанкціонований доступ до автоматизованої системи.

3.12. Забезпечення режиму секретності в місцях з цілодобовим зберіганням секретної

інформації:

− обладнання робочих місць згідно з вимогами режиму секретності, наявність сейфів (металевих шаф), спецчемоданів (спецпапок) для зберігання секретної інформації;

− наявність на робочому місці затвердженого переліку секретної інформації, яка підлягає цілодобовому зберіганню, відповідність її грифу секретності і фактичні строки її зберігання;

− наявність затвердженого списку на доступ виконавців до секретної інформації, яка зберігається на робочому місці, відповідність фактичної видачі секретної інформації;

− забезпечення умов надійної фізичної схоронності цілодобового зберігання секретної інформації на робочому місці, забезпечення персональної відповідальності за схоронність цих документів;

− правильність обліку наявної секретної інформації, система передачі її по зміні, порядок перевірок наявності секретної інформації, її якість та надійність;

− знання відповідальними за схоронність секретної інформації встановлених вимог щодо при обліку, зберігання і видачі матеріальних носіїв секретної інформації.

3.13. Організація проведення закритих нарад:

− наявність затвердженого керівником установи переліку приміщень, де дозволено проведення закритої наради, їх категорійності та відповідальних, а також висновки про їх придатність і приймання в експлуатацію;

− забезпечення режиму секретності в цих приміщеннях в період між проведенням закритих нарад, контроль за користуванням цими приміщенями;

− охорона приміщень в робочий і не робочий час та під час проведення закритих нарад;

− складання, погодження та затвердження списку осіб запрошених для обговорення конкретних засекречених питань на нараді;

− організація перевірки робочих зошитів учасників закритої наради перед їх розсилкою.

3.14. Забезпечення фізичної схоронності документів з грифом секретності в режимно-

секретному органі:

− відповідність приміщень, де зберігаються документи з грифом секретності згідно з Інструкцією, наявність актів їх атестації (паспортів), забезпеченість сховищами (сейфами, металевими шафами), надійність замків, засобів опечатування, виключення відвідування РСО сторонніми особами;

− надійність системи обліку документів з грифом секретності в режимно-секретному органі, фіксація в облікових матеріалах всіх операцій щодо переміщення документів, відсутність зайвих операцій, підчисток, незавірених виправлень тощо;

− надійність системи та фактичного забезпечення підготовки і знищення документів з грифом секретності в РСО, якість поаркушної перевірки матеріалів, які підлягають знищенню, надійність зберігання макулатури;

− надійність системи та практичне здійснення перевірок наявності документів з грифом секретності та щоденних операцій щодо їх переміщення, відсутність зайвих операцій в цій роботі;

− забезпечення вірної та своєчасної здачі виконавцями документів з грифом секретності в РСО, обов’язковість підпису за отримання документів.

3.15. Робота РСО при аварійних ситуаціях:

− наявність інструкції про врятування документів та майна РСО на випадок пожежі, стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо, засобів протипожежної безпеки в РСО та виконання її вимог;

− знання співробітниками режимно-секретного органа інструкцій та дій на випадок пожежі, стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо.

3.16. Друкування документів з грифом секретності:

− відповідність приміщення встановленим нормам та вимогам організації робочого місця друкарок, оргтехніка, меблі;

− наявність списку осіб, які мають право візувати документи до друку;

− правильність приймання від виконавців чернеток, виконаних в блокнотах з відривними аркушами, в робочих зошитах та на окремих аркушах, взятих на попередній облік в РСО;

− реєстрація чернеток в журналі обліку документів видрукованих у друкувальному підрозділі ( обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів, обліку підготовлених документів);

− дотримання вимог нормативних документів при друкуванні документів з грифом секретності;

− зберігання документів з грифом секретності та чернеток під час обідньої перерви та по закінченні робочого часу;

− взяття бланків на облік;

− видача друкованих документів та їх чернеток виконавцям, відсутність в облікових матеріалах зайвої секретної інформації та відсутність у журналах (картках) підчисток та незавірених виправлень;

− передрукування окремих аркушів документа без зміни загальної кількості аркушів в документі та зі зміною загальної кількості аркушів в документі;

− наявність в журналі відміток про знищення браку та передрукування аркушів із зазначенням їх номерів та загальної кількості аркушів;

− правильність виконання витягів, зняття копій;

− облік повністю передрукованого документа. Зняття копій, витягів, додатково розмножених примірників документа;

− проведення щоденної перевірки наявності документів;

− зберігання та знищення макулатури, що має гриф секретності.

3.17. Робота з вхідними документами:

− організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;

− приймання та реєстрація отриманих пакетів та документів. Наявність відміток про відправку документів та передачу їх іншому підрозділу безпосередньо через пакетно-контрольний журнал. Закриття пакетно-контрольного журналу;

− реєстрація отриманих документів з грифом секретності. Ведення журналу (карток) вхідних документів. Відсутність підчисток, незавірених виправлень;

− зберігання, розмноження та передача в інші підрозділи документів з грифом секретності;

− зберігання та знищення макулатури;

− ознайомлення виконавців з вхідними документами, приймання документів від виконавців, попередження несвоєчасності здачі документів;

− перевірка наявності документів з грифом секретності, якість проведення перевірок;

− система пошуку вхідних документів ;

− порядок роботи з отриманими документами.

3.18. Відправка документів з грифом секретності:

− організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;

− приймання віддрукованих матеріалів та їх реєстрація, знищення чернеток віддрукованих документів з грифом секретності;

− зберігання, розмноження, знищення документів та передача документів на інші дільниці;

− відправка документів, наявність відміток про рух документів, обґрунтованість відправки, облік реквізитів установ;

− наявність довідника реквізитів установ та порядок коректування реквізитів;

− перевірка наявності документів, проведення щоденної перевірки, якість цієї роботи;

− видача документів виконавцям, попередження про несвоєчасне повернення документів з грифом секретності;

− зберігання та знищення макулатури, що має гриф секретності;

− ознайомлення працівників підрозділів та відряджених осіб з документами, що мають гриф секретності;

− відповідність грифа секретності відправлених документів їх змісту та виключення в них зайвої секретної інформації.

3.19. Попередній облік документів з грифом секретності:

− організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;

− реєстрація документів попереднього обліку, відсутність підчисток та незавірених виправлень;

− зберігання, розмноження, відправка, знищення та передача документів попереднього обліку в інші підрозділи;

− видача документів попереднього обліку виконавцям;

− проведення перевірок наявності документів попереднього обліку в режимно-секретному органі та виконавців, щоденна перевірка, якість перевірок;

− ведення карток попереднього обліку документів;

− знищення карток попереднього обліку документів;

− зберігання та знищення макулатури;

− оцінка ефективності та якості праці.

3.20. Зберігання та видача спецчемоданів, спецпапок виконавцям:

− організація обліку та зберігання спецчемоданів, спецпапок;

− організація приймання та видачі спецчемоданів, спецпапок виконавцям, виключення можливості несанкціонованого доступу до спецчемоданів, спецпапок;

− доброякісність та надійність спецчемоданів, спецпапок, якими користуються виконавці;

− попередження про недопущення залишення документів з грифом секретності на робочих місцях виконавців та несвоєчасне повернення їх до режимно-секретного органа;

− перевірка наявності документів в спецчемоданах, спецпапках виконавців;

− порядок видачі виконавцям нових спецчемоданів, спецпапок, порядок списання непридатних спецчемоданів, спецпапок;

− оцінка ефективності та якості праці.

3.21. Реєстрація та зберігання справ і документів інвентарного обліку:

− організація робочого місця працівника, оргтехніка, меблі;

− порядок складання та оформлення номенклатури справ;

− приймання документів з грифом секретності для підшивки до справ або взяття на інвентарний облік;

− відкриття та закриття справ, їх реєстрація (своєчасність та правильність проставлення відміток в номенклатурі справ та журналі обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ) відсутність підчисток та незавірених виправлень;

− вилучення із справ підшитих документів;

− видача справ виконавцям, наявність на зворотній стороні обкладинки справи списків осіб, які мають право користуватися справою, відповідність списків осіб, які мають доступ до справи зазначених в номенклатурі справ, на зворотній стороні обкладинки справи;

− організація системи пошуку підшитих до справи документів;

− перевірка наявності справ, а також щоденних операцій щодо підшиття документів до справи;

− розмноження документів, підшитих до справи;

− внесення змін до текстової чи креслярсько-технічної документації. Заміна окремих аркушів документів. Знищення замінених аркушів. Перевірка вірності внесення змін в документацію;

− підготовка та знищення справ і документів інвентарного обліку, зберігання і знищення макулатури.

3.22. Облік, зберігання та користування печатками, штампами і дублікатами ключів від сейфів, металевих шаф виконавців, в яких зберігаються документи з грифом секретності:

− правильність обліку та видачі печаток, штампів та дублікатів ключів;

− порядок зберігання печаток, штампів та дублікатів ключів від сейфів, металевих шаф виконавців;

− організація системи оперативного пошуку дублікатів ключів виконавців;

− перевірка наявності печаток, штампів та ключів;

− наявність та правильність відміток в облікових матеріалах про знищення печаток та штампів.

3.23. Розмноження документів з грифом секретності:

− наявність організаційно-розпорядчих документів на право функціонування розмножувальної техніки;

− обґрунтованість розмноження документів з грифом секретності, правильність оформлення нарядів;

− правильність реєстрації нарядів, їх зберігання та перевірка наявності в РСО;

− облік розмножених документів;

− своєчасність оформлення відміток про розмноження на оригіналі та в облікових формах;

− перевірка наявності розмножених документів;

− облік браку при розмноженні документів з грифом секретності і грифом “Для службового користування” та його знищення;

− зберігання документів з грифом секретності та їх копій при відлученнях і під час обідньої перерви.

3.24. Перевірка наявності документів з грифом секретності та правильність щоденних операцій:

− наявність, своєчасність та якість проведення квартальних та річних перевірок наявності документів з грифом секретності;

− якість проведення щоденних перевірок, записів щодо руху документів з грифом секретності (вибірково) та відсутність зайвих операцій при проведенні перевірок;

− своєчасність і якість проведення перевірок наявності документів з грифом секретності у виконавців (вибірково);

− перевірка облікових журналів як завершених, так і незавершених в попередньому році.

3.25. Підготовка та знищення документів з грифом секретності і макулатури в режимно-секретного органа:

− організація відбору матеріальних носіїв секретної інформації на знищення;

− виконання встановлених вимог під час зберігання матеріальних носіїв секретної інформації, які підлягають знищенню, формування актів на їх знищення;

− правильність оформлення та затвердження актів на знищення матеріальних носіїв секретної інформації;

− умови зберігання матеріальних носіїв секретної інформації, відібраних на знищення;

− наявність наказу (вказівки) керівника установи про визначення місця знищення матеріальних носіїв секретної інформації. Обладнання місця знищення;

− виконання встановлених вимог під час транспортування матеріальних носіїв секретної інформації та макулатури до місця знищення і під час знищення;

− знищення матеріальних носіїв секретної інформації без оформлення акту;

− своєчасність внесення відміток про знищення в облікових журналах та картках;

− вилучення та знищення макулатури режимно-секретного органа, наявність відміток про знищення макулатури під час квартальних перевірок документів з грифом секретності.

3.26. Готовність режимно-секретного органа до роботи в особливих умовах:

− наявність керівних документів про роботу режимно-секретного органа в особливих умовах, дія працівників режимно-секретного органа під час евакуації матеріальних носіїв секретної інформації;

− наявність переліку документів режимно-секретного органа, які вивозяться, залишаються на місці, знищуються;

− наявність тари (мішків), засобів для опечатування та упаковки матеріальних носіїв секретної інформації;

− своєчасність коректування схем оповіщення.