Составление коммерческих предложений

Коммерческое предложение – предложение компании или предпринимателя войти в экономические отношения с потенциальным партнером.

Условно можно выделить два типа коммерческих предложений:

1 коммерческое предложение для рассылки;

2 коммерческое предложение для фиксации звонков.

Коммерческое предложение состоит из следующих частей:

1. Шапка. Коммерческое предложение должно быть напечатано на фирменном бланке и содержать информацию о координатах компании, иметь исходящий номер и дату регистрации, должно быть указано кому и куда адресовано данное предложение.

2. Основная часть, которая состоит из введения, основной части и заключения.

3. Наименование и подпись того лица, которое отправляет (от чьего лица отправляется) коммерческое предложение.

Коммерческие предложения бывают письменные и устные. К каждому требуется предварительная подготовка, с учетом объективных и субъективных потребностей клиента, его мотивов и нужд. Коммерческое предложение лучше создавать поэтапно, т. е. разделяя его на начало, середину и концовку. Далее детально рассмотрим это процесс.

Очень трудно составить начало. Здесь необходимо придерживаться многих аспектов, чтобы грамотно представить свою фирму. Главное при этом – делать акцент на область деятельности и на сферу своей компетенции, имея в виду цель беседы. Прежде всего, необходимо выделить то общее, что объединяет предприятие с клиентом. Не стоит начинать со слов «предлагаем вам», упоминать про «широкий ассортимент» и «гибкую систему скидок» и «цены ниже рыночных», не нужно упоминать также титулов и заслуг, которые явно не интересуют партнеров. Вообще очень трудно не начинать про себя. Поэтому лучше всего придумать привлекательную для клиента «приманку», с помощью которой легче начать или завязать разговор.

Нужно воздержаться от категоричных утверждений: это дает повод для возражений. Старайтесь выказывать свои мысли в форме вопроса. Для этого лучше употреблять открытые вопросы, отвечая на которые собеседник должен высказывать свое мнение.

Не стоит использовать слова-раздражители, т.е. слова, при восприятии которых в воображении собеседника возникают образы и картины, связанные с отрицательными эмоциями. К таким словам-раздражителям относятся, например: несмотря на то, что, мешать, возражать, наоборот, отговорка, неправильно и т.п.

Никогда не следует говорить того, чего не хотите, вместо того, чтобы сказать, что хорошего и полезного хотите сделать для клиента. Это напоминает психологический прием: «Не думайте о розовом слоне!»

Конечно, можно начать с таких аргументов, как «повышение рентабельности», «совершенствование результатов» и « сохранение конкурентоспособности». Однако эти формулировки являются такими общими и безликими, что с их помощью нельзя вызвать действительно жгучий интерес со стороны собеседника и безраздельно завоевать его внимание. Поэтому для того, чтобы составить коммерческое предложение в характерно новом стиле, следует хорошо узнать партнера, а также сложившуюся на его фирме ситуацию на данный момент. Аргумент, учитывающий индивидуальные запросы клиента, глубоко затрагивает его интересы, однако использование этого аргумента эффективно только применительно к конкретному клиенту и непригоден для налаживания деловых связей с другими.

Для написание основной частинеобходимо найти те ключевые отличия, которые будут выделять фирму среди остальных. Отличиями могут быть не только цены, ассортимент и качество, но и нюансы приема, оформления и выполнения заявок, технологии изготовления, монтажа, обслуживания, оперативность решения текущих вопросов и др. для этого следует раздробить бизнес-процесс на составляющие. И тогда уже отличия найдутся сами собой.

Вторым шагом является приведение аргументов, которые используются для привлечения клиентов. Для этого следует помнить, что важно не то, сколько говорить, а то, как говорить. Поэтому стоит ограничиться изложением главных преимуществ и добиться их одобрения партнером. Не нужно перечислять партнеру свойства продукта, лучше преобразовать их в особые преимущества для него. Объясняя специфические преимущества продукта, лучше выбирать подходящие и понятные партнеру формулировки, а также использовать только известные специальные термины и сокращения.

Очень полезно пользоваться сравнениям и примерами, чтобы сделать доводы более наглядными. Таким образом, можно сообщить новую информацию или растолковать понятие. Нужно стараться приводить примеры применительно к ситуации партнера.

Можно употреблять обороты речи, обладающие силой внушения. Успешный процесс коммуникации является своего рода погружением в состояние легкого транса, воздействием на воображение. Так и описание продукта должно отражать у клиента приятные ощущения. Следует помнить, что клиенты покупают не продукты, а представления о них.

Окончание коммерческого предложение не должно содержать «ударных слов». Поэтому здесь все будет без риторик и по существу.

Главное, что захочет увидеть клиент в конце коммерческого предложения, это справки по дальнейшим коммуникациям. Здесь можно поступить по-разному, например:

– «Если у Вас будут вопросы, охотно на них ответим. Мы всегда на линии: тел. … . Звонок бесплатный…»;

– «Охотно ответим на Ваши вопросы – по работе в целом и по любому интересующему Вас этапу. Можно просто нам обратно это письмо, и мы перезвоним Вам в указанный Вами день»;

–«Сообщите нам, пожалуйста, какой вариант из вышеперечисленных Вас устроит, и мы согласуем с Вами удобные сроки… . звонок нам по номеру ….. бесплатный».

Этим можно и закончить, ведь длинная концовка дополнительной информации не дает, это только отвлечет внимание клиента.

После того, как коммерческое предложение написано, необходимо его проверить. Это лучше сделать по следующим пунктам:

1. Разбить текст на абзацы. Сплошной текст газами воспринимается тяжелее. Даже при беглом просмотре должна быть понятна структура текста.

2. Убрать лишние пробелы между словами и лишние интервалы между строками.

3. Дать кому-нибудь прочитать коммерческое предложение. Попросить пометить непонятные слова, сложные предложения, многократные повторы слов и словосочетаний. Внести исправления; сложносочиненные и сложноподчиненные разбить на отдельные предложения.

4. Прочитать текст вслух, проверьте текст на ритмичность. Чтение вслух выявляет и излишнюю тезисность, и «перегруз оборотами», и рассогласование окончаний.

После выполнения этих пунктов коммерческое предложение возможно изменится.

Следование этапам составления коммерческого предложения благоприятствует его успешному созданию. Когда оно составлено правильно и грамотно, предприятие может рассчитывать на хорошее привлечение клиентов. Но следует также помнить: для того, чтобы эта деятельность привела к успеху, нужно самому верить в успешность своего предложения. Следует быть уверенным в самом товаре, в своей фирме и в собственных силах. Не нужно отступать перед возможными преградами, ведь в противостоянии трудностям и состоит суть работы продавца.