Приведенный подсчет имеет ряд недостатков.

Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться выше в несколько раз – в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему.

Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя 20% экономии усилий – вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться гораздо ниже.

СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур – возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.

В информационной сети банка постоянно хранится и циркулирует большой объем ценной информации - отчетность по финансовым сделкам, информация об объемах операций, юридическая информация, данные клиентов и т. д. Поэтому рассмотрим более подробно реализацию защищенного хранения информации. Для обеспечения защиты хранящейся на сервере или локальной машине информации, как правило, используются программные средства шифрования. Такие программы создают файл-шифроконтейнер, в котором и хранится вся ценная информация.

Одной из наиболее удачных на сегодня является программа Best Crypt финской компании Jetico. Программа позволяет создавать зашифрованные контейнеры большого объема (десятки и сотни гигабайт) с использованием стойких криптоалгоритмов (в том числе и отечественный ГОСТ 28147-89). Открытый контейнер выглядит для пользователя как дополнительный (съемный) диск со всеми особенностями и возможностями обычного логического диска (файловая система может быть FAT, FAT32, NTFS).

Шифрование информации при работе с открытым контейнером происходит "на лету", практически не сказываясь на быстродействии компьютера даже при больших объемах информации. При необходимости контейнер можно быстро закрыть (в том числе с использованием "горячих клавиш"). Закрытый контейнер представляет собой файл, в котором и содержится зашифрованная информация. Получить доступ к нему можно только зная пароль (кодовую фразу), а он может быть весьма сложным и длинным (сотни символов). При этом можно изменить расширение файла-контейнера, представив его в виде JPEG или AVI (картинка или видео). На работе с контейнером это никак не отразится, а обнаружить контейнер становится весьма непросто. В контейнерах может храниться как достаточно статичная информация – документы, архивы, так и динамическая – базы данных (в том числе 1С, база документов АСДД "Дело", базы данных банковских программ и т. д.).