Автоматизированная обработка электронного документооборота

В системе ОДБ реализована автоматизированная обработка электронного документооборота, для чего разным типам документов определен порядок их движения по службам банка. В частности, для работы с платежными поручениями реализована схема их движения, включающая несколько этапов. Рассмотрим их.

Первый этап – первичный ввод необходимых параметров документа, осуществляемый операционистом по платежным поручениям. При этом в систему вводятся лицевой счет клиента-плательщика, счет РКЦ, счета банка и клиента-получателя. На этом этапе документ проходит первичный контроль: выявляется наличие счета плательщика и состояние лицевого счета. В силу того, что регистрация документа допускается лишь при открытом счете, устанавливается открыт, закрыт, арестован или блокирован счет. Проверяется также наличие средств на счете клиента с учетом уже зарегистрированных, но еще не проведенных документов на списание, правильность заполнения полей счета-получателя. После прохождения всех степеней контроля документ регистрируется в системе, а в электронном документе автоматически проставляется код операциониста, зарегистрировавшего его. Система разрешает операционисту работать со своими документами, т.е. в случае необходимости исправлять или удалять информацию, такая возможность предоставляется ему только до момента, пока документ не поступит на обработку в следующую службу. В дальнейшем документ для операциониста недоступен.

На втором этапе обработки документ проходит операции последующего контроля. Возможно совмещение этого этапа операционистом с первым этапом, но при этом возрастает вероятность ошибки и задержка при обслуживании клиентов. Поэтому рекомендуется эти этапы разделять. После поступления бумажных документов в соответствующую службу происходит их повторный ввод в систему, теперь уже в полном виде, т.е. с указанием назначения платежа и т.п. При совпадении по параметрам, введенным на первом этапе, документ считается прошедшим последующий контроль. При несовпадении контрольных параметров выявляется, когда была допущена ошибка, и вносятся соответствующие коррективы. В случае ошибки на первом этапе служба последующего контроля аннулирует неверный документ и вводит по бумажному документу исправленный вариант. Код ответственного исполнителя при этом остается в электронном документе.

На основании всех введенных в систему документов формируется их опись (сводное платежное поручение) и файл по макету для отправки в РКЦ. После получения выписки из РКЦ в электронном виде и ее автоматизированной обработки документы, прошедшие через корреспондирующий счет, разносятся по счетам. Важен при этом тот факт, что каждый зарегистрированный документ уже до разноски меняет плановые обороты по лицевым счетам. Это позволяет при правильной работе с программой, которая обеспечивает регистрацию первичных документов сразу при их приеме, не допускать образования дебетового сальдо по расчетным счетам клиентов. Аналогичный контроль осуществляется и по всем пассивным лицевым счетам, независимо от того, расчетный ли это счет клиента или просто внутрибанковский счет. Поэтому работе со всеми лицевыми счетами уделяется особое внимание.

Движение кассовых документов имеет свои существенные особенности, главной из которых является связь кассы с другими службами банка. После вызова кассиром документа и подтверждения им факта проведения операции может выполняться разноска по счетам, при этом изменяются не плановые обороты по счету, а непосредственно сальдо. Эта же особенность технологии характерна и для внутренних проводок.

Для максимально полного использования возможностей электронного документооборота требуется соблюдение некоторых формальных требований:

· должен быть создан специальный план счетов и назначен ответственный по его ведению;

· кроме каталога лицевых счетов банка, должен вестись каталог клиентов (в системе это реализовано через дополнительный каталог). Его корректное ведение позволяет установить, не открывались ли клиенту в банке другие лицевые счета, и отслеживать финансовую деятельность клиента по всем его счетам (расчетным, ссудным, депозитным, паевым и т.п.);

· счета в системе должны открываться сразу после регистрации юристом;

· действия операционистов системы, по возможности, должны отслеживаться на уровне каждого документа, поскольку во всех документах коды регистрируются и на этапе приема данных и при разноске по счетам.

При разделении действий с документами может вводиться режим разноски части документов в реальном времени, что дает более полную картину по лицевым счетам и ускоряет процесс закрытия операционного дня. Кроме того, это позволяет выдавать клиенту оперативную информацию по счетам с оговоркой о том, что возможны дополнительные операции по незакрытому дню.

Бурное развитие компьютерных технологий и сетевых коммуникаций стимулирует переход от бумажных носителей документов к электронным. Резко возрастает роль электронного документа, и именно поэтому все большее внимание уделяется вопросам создания, хранения и передачи электронных документов. Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.

5.2 Проблемы внедрения систем электронного документооборота.

Придание электронному документу юридической силы. Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря принятию закона, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Надо понимать, что целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, предполагается распечатка только конечных продуктов работы – конкретных, уже полностью подготовленных бумажных документов и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

Взаимодействие с внешним миром. При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В особенности это касается обмена документами с параллельными структурами в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная «плотная» работа. Чаще всего информация от них поступает на бумаге.

Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер.

Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров.

Распознавание текстов входных документов и хранение текста документа одновременно с изображением не является необходимым. Но наличие распознанного текста позволяет использовать одни и те же механизмы полнотекстового поиска, создания рефератов и автоматического выделения ключевых слов как для документов, созданных на компьютере, так и для тех, которые были отсканированы. Кроме того, распознавание изображений позволяет сразу конвертировать документы в формат PDF, который в последнее время стал очень популярен. Еще одна полезная возможность: пользователи могут использовать существующие документы для создания новых, вырезая из них части или просто модифицируя их. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, лучше предусмотреть и серверное распознавание для целей полнотекстового поиска, и установленные на рабочих местах пользователей и интегрированные с клиентской частью СЭД копии программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять текст в нужном ему формате.

Миграция существующих документов. Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива – дело безнадежное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования.

Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы.