ЧАСТЬ Ii. РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС

2.1. ПРИХОД НА РАБОТУ МЕНЕДЖЕРА ТТ.

Важной задачей менеджера по приходу на работу является проверка и подготовка рабочего места, что в дальнейшем обеспечит бесперебойную работу в течение рабочего дня. До того, как приступить к выполнению своих прямых задач, менеджер должен выполнить следующее:

Шаг 1. Проверка рабочего места

Осмотреть рабочее место, с целью обнаружения возможного проникновения на ТТ в нерабочее время посторонних лиц, отсутствие взлома/порчи ТМЦ, а именно:

целостность ТМЦ (мебель, МФУ, сейф, ящики шкафов и т.п.);

проверить целостность пломбировки сейфа (не нарушена ли пломба, соответствует ли пломба отметке менеджера сдавшего смену);

открыть сейф, пересчитать наличные денежные средства, сверить их количество с остатком в кассовом журнале;

проверить наличие и рабочее состояние ноутбука, модема, веб-камеры, розеток, детектора валют и рабочего телефона;

проверить наличие документов (договора займов, анкеты, ПКО и РКО), информационные документы об организации и т.п.;

Требуется КАЧЕСТВЕННЫЙ ОСМОТР рабочего места!!! Чтобы после начала рабочего дня - в обед, вечером или при закрытии не были обнаружены недостатки, которые нужно было выявлять утром по приходу на работу.

Шаг 2. Установление связи со службой безопасности

О своем приходе на рабочее место нужно сообщить в службу безопасности. Для этого нужно:

Включить ноутбук;

Подключится к интернету;

Включить программу обмена короткими сообщениями (аська, PSI) (чаще всего включается автоматически);

Отправить сообщение сотруднику службы безопасности, работающему в 1 смену (выявить просто – он отражается в окне программы отправки сообщений под статусом «Доступен»). Сообщение должно содержать следующую информацию:

- Приветствие;

- ФИО работника, приступающего к работе;

- Фактический остаток наличных средств в сейфе после проверки.

- Информацию о замечаниях и недостатках, выявленных при выполнении

пункта 1.1 (если недостатков нет – нужно указать об их отсутствии).

Пример сообщения для СБ:

«Доброе утро! На смене Васильева Агафия Никитична. Остаток по кассе 100 000р. Недостатков не выявлено!»;

«Здравствуйте! Работает Семенова Наталия. В кассе 123 000р, по отчету не сходится, не хватает 5000р. Не работает принтер. Сейф не был опломбирован!»

Подключиться через удаленный доступ к программе 1С по выдаче займов.

Важно учесть, что все недостатки, которые не были своевременно сообщены в СБ, устраняются менеджером, который не сообщил о недостатках вовремя либо устраняются за его счет!!!

Шаг 1 и Шаг 2 выполняются менеджером ОБЯЗАТЕЛЬНО, до того, как приступить к выполнению основных должностных обязанностей. Бывают ситуации, когда их своевременно выполнить невозможно или нет возможности выполнить их так, как указано выше.

Ситуации исключения:

«Опоздание или невозможность выйти на работу»

Действия:

- позвонить на «горячую линию» организации и сообщить об опоздании или о невыходе на работу сотруднику Call-центра (необходимо сообщить наименование ТП, ФИО сотрудника и примерное время прихода на работу);

- по приходу на ТП выполнить Шаг 1 и Шаг 2

«Отсутствие подключения к интернету»

Действия:

- позвонить на «горячую линию» организации и сообщить о невозможности установить связь через интернет сотруднику Call-центра (необходимо дополнительно сообщить наименование ТП, ФИО сотрудника, назвать возможные причины отсутствия подключения);

- если есть выявленные недостатки при выполнении Шага 1, попросить сотрудника Call-центра связать с сотрудником СБ, а ему сообщить о выявленных недостатках;

- по согласованию с сотрудником СБ принять меры по установлению подключения к интернету или по устранению выявленных недостатков;

- после установления подключения связаться с сотрудником СБ через программу обмена мгновенными сообщениями.

Рекомендация:

- выполнять Шаг 1 и Шаг 2 до начала установленного графиком работы время не менее чем за 5 минут.

Шаг 3. Начало работы:

После выполнения предыдущих пунктов можно приступить к выполнению основных должностных обязанностей.

2.2. ДЕЙСТВИЯ МЕНЕДЖЕРА ТТ В РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ.

Менеджер в установленное графиком рабочее время должен находится на точке продаж и выполнять должностные обязанности.

На столе у менеджера не должно быть посторонних предметов, а также документов на клиентов. Все документы и печать компании хранятся строго в сейфе. Печать применяется только по мере необходимости.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте.

Все случаи отсутствия на рабочем месте более 5 минут должны быть обоснованы и согласованы со службой безопасности.

Уважительные причины:

- обед по графику работы;

- выполнение поручений администрации организации;

- временная нетрудоспособность по причине болезни;

- «отпросились» - согласованный с непосредственным руководителем уход с рабочего места;

- форс-мажор (ЧП и т.п.).

Все остальные ситуации признаются неуважительными и оцениваются, как отсутствие на рабочем месте и невыполнение своих прямых обязанностей.

Обязанности сотрудника перед оставлением своего рабочего места:

- согласовать уход с сотрудником СБ через программу обмена мгновенными сообщениями, в крайнем случае - по телефону;

- убрать с рабочего места ТМЦ, которые могут быть похищены за время отсутствия, опломбировать сейф;

- оставить на ТТ информацию о времени своего отсутствия и о способе мгновенной связи для предоставления ответов на возникающие вопросы (рабочий телефонный номер ТП и номер «горячей линии);

- вернуться на ТТ в указанное время, при невозможности - сообщить в СБ через «горячую линию» либо позвонить на рабочий номер сотрудника СБ;

- сообщить о своем приходе сотруднику службы безопасности через программу обмена сообщениями.

Переводы денег между ТТ.

Переводы денежных средств между подразделениями осуществляются для пополнения касс точек для выдачи займов, а также для недопущения превышения лимита.

- Переводы денежных средств выполняются исключительно по требованию СБ или бухгалтерии организации;
- При требовании перевода сотрудниками бухгалтерии, менеджер согласует его со службой безопасности;

Менеджеру запрещено:
- передавать без согласования с СБ другим лицам любую информацию о переводе (способ, сумма, время, реквизиты);
- осуществлять переводы по поручению сотрудников организации и других лиц, если они не являются сотрудниками СБ, либо бухгалтерии;
- самостоятельно принимать решения об изменении реквизитов перевода(суммы, способа и времени).

Менеджер имеет право:
- просить изменение реквизитов либо отмены перевода, если его осуществление может угрожать безопасности жизни и здоровья.

Задачи менеджера по осуществлению перевода:
- после получения требования осуществить перевод, сообщить в СБ о готовности совершить перевод;
- при уходе с ТП выполнить общие обязанности менеджера по оставлению рабочего места;
- совершить перевод;
- вернуться на ТП, сообщить о совершении перевода сотруднику СБ;
- провести в кратчайшие сроки в программе отметку о переводе;
- предоставить в бухгалтерию документы о переводе.

Менеджеру ЗАПРЕЩЕНО.

Менеджеру при выполнении должностных обязанностей на рабочем месте ЗАПРЕЩЕНО:

- находится в нетрезвом виде;

- распивать спиртные напитки, курить, употреблять наркотические и психотропные средства;

- допускать на рабочее место посторонних лиц (это все лица, не работающие в организации);

- предоставлять информацию, составляющую коммерческую тайну об организации, посторонним лицам, без наличия юридических оснований;

- использовать ТМЦ организации в личных целях, не связанных с деятельностью организации;

- оставлять рабочее место без уважительных причин;

- отвлекаться от выполнения рабочего процесса.

Обязанности менеджера.

Менеджер на рабочем месте ОБЯЗАН:

- выполнять свои непосредственные обязанности согласно Должностной инструкции и поручениям администрации;

- следить за сохранностью ТМЦ, денежных средств и документов;

- незамедлительно сообщать о возникновении экстренных, нестандартных ситуаций, форс-мажорных обстоятельств сотруднику службы безопасности или на «горячую линию» организации, и/или непосредственному руководителю.

2.3. ОКОНЧАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ ТТ. ОТЧЕТЫ МЕНЕДЖЕРА ТТ.

Шаг 1. Отчет в СБ по итогам рабочего дня:

Перед закрытием точки продаж, менеджер предоставляет отчет по итогам работы за день сотруднику службы безопасности. Отчет предоставляется не ранее чем за 15 минут до конца рабочего дня.

Формирование отчета:

Для удобства предоставления отчета в СБ и бухгалтерию создан единый стандарт для всех точек продаж. Для этого используется файл «Шаблон ежедневного отчета» в формате Exel.

Инструкция по заполнению:

1. Заполняются пункты (писать именно в поле светло-бирюзового цвета):

- «наименование точки» - ваша точка продаж и название города расположения точки;

- «дата» - дата дня, за который формируется отчет;

- «ответственный» - ФИО работника торговой точки полностью

2. Заполняются столбцы таблицы в следующем порядке:

А) «остаток на конец предыдущего дня в сейфе» - записывается сумма наличных средств, которые находились в сейфе по приходу на работу;

Б) «Пополнение оборотных средств» - записывается сумма средств, которые вы получили от администрации или от других ТП переводом в течении дня;

В) «Выдача займов» и «ФИО заемщика» - записываются сумма выданного займа по договору и ФИО клиента соответственно, по отдельности. Пример:

Г) «Возврат займа», «Госпошлина» и «ФИО заемщика» - записывается информация о каждом поступлении от заемщиков(1 строка – 1 заемщик), столбец «Госпошлина» заполняется, поступление от заемщика следует в рамках исполнения судебного решения. Пример:

Д) «Страховка» и ФИО страхователя – в настоящее время не используется;

Е) «Перевод(расход) денежных средств (сумма)» и «Реквизиты перевода
(Город,способ и последние четыре цифры карты)» - записывается каждый перевод денег отдельной строчкой. Пример:

Ж) «Прочие расходы», «Наименование расхода, цель использования» и «Документ подтверждающий расход» - записываются все расходы, кроме выдачи займов и сведений о переводах. Пример:

4. Все итоговые суммы по отчету высчитываются автоматически, поэтому требуется аккуратное заполнение приходов, расходов и переводов, а также суммы кассы утром (первый столбец таблицы).

5. Важно, чтобы сумма в столбце «Остаток на конец дня внесен в сейф» должна совпадать с фактическим наличием денег в сейфе (кассе) в конце рабочего дня, как и первая графа «Остаток на конец предыдущего дня в сейфе» в начале рабочего дня. Нужно проверять сведения до отправления отчета, чтобы не тратить время на пересчет.

6. После того, как все заполнено на листе 1, нужно открыть «лист 2» того же файла. Там будет маленькая табличка с информацией – в дальнейшем - это сформированный отчет для СБ, который нужно отправлять. В эту таблице все уже внесено, ничего изменять не нужно. Необходимо выделить область ячеек внутри (рамку не копировать) бледно-голубой рамки и скопировать сведения (нажать правую кнопку мышки и выбрать «копировать»

Потом эти сведения нужно отправить через программу мгновенных сообщений сотруднику СБ. Пример:

После проверки отчета сотрудником СБ, сохраняете файл с отчетом в папку «Ежедневные отчеты» на рабочем столе 1С, имя файла «дд.мм.гг» (дата формирования отчета) и ТП.

Далее этот файл отправляется в бухгалтерию по электронной почте (нужно написать эти почты!)

Отчеты сохраняются ежедневно в папку и не редактируются, чтобы можно было посмотреть в любое время отчет за любой день. Для создания нового отчета всегда используется файл «шаблон ежедневного отчета менеджера».

Шаг 2. Окончание рабочего дня.

После проверки ежедневного отчета сотрудником СБ, менеджер готовит точку продаж к закрытию.

Основные задачи:

- выключить ноутбук и убрать его в сейф,

- сложить все документы, печати и штампы организации и убрать в сейф;

- отключить питание МФО и других приборов;

- закрыть и опечатать сейф;

- с точки продаж можно уходить после окончания рабочего времени.

2.4. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ ЗАЁМЩИКАМ.

Подать заявку на получение займа в «ЭКСПРЕСС ФИНАНС» может физическое лицо, удовлетворяющее следующим требованиям:

Гражданин Российской Федерации (согласно паспорту гражданина РФ).

Возраст – от 18 до 70 лет.

Постоянная прописка (регистрация по месту жительства, не регистрация по месту пребывания!) в ХМАО, ЯНАО, Тюменской обл., респ. Коми, Красноярский край, НАО.

Временная регистрация на основании Свидетельства о регистрации по месту пребывания по форме №3 Приложения №3 к Приказу Федеральной миграционной службы (ФМС России) от 20.09.2007 №208.