II. Определение «целей» и «предметов» переговоров.

Скорость принятия решения зависит от того, устанавливаете ли вы для себя пределы еще до начала переговоров. Предел – это максимальная жертва, на которую вы готовы пойти для достижения целей (минимальная стоимость перевозки, отсрочка платежа). Установит пределы – означает определить точку, по достижении которой вы прекращаете переговоры либо будете добиваться целей альтернативным способом.

Как установить пределы переговоров:

1. Составить максимальный список альтернативных вариантов.

2. Составить список альтернатив оппонента (другие варианты доставки, список конкурентов).

3. Определить «точку сопротивления», т.е. уровень цены, достаточно близкий к «пределам», но такой, при котором еще остается «пространство» для переговоров, в котором еще можно совершить сделку, не выходя за рамки.

4. «Никогда не загоняйте себя в угол», т.е. никогда не заявляйте о пределах сразу после начала переговоров. Не занимайте жесткую, бескомпромиссную позицию и всегда оставляйте себе альтернативу.

5. Иногда лучшая сделка – это отказ от нее.

Постановка целей

Цель в переговорах представляет максимальный результат, который вы хотели бы получить от сделки (максимально возможная стоимость перевозки):

Первая встреча на переговорах

Место проведения переговоров. Предпочтительно проводить переговоры в своем офисе (комфортность, доступ к информации).

Как правильно сидеть за столом переговоров:

1. Предпочтительно садиться рядом с тем, с кем нужно будет оперативно консультироваться.

2. Садиться напротив того, чье внимание необходимо привлечь.

3. Обеспечить доступ к телефону, к записям, к интернету.

4. Необходимо учитывать направленность освещения (в летнее время – солнечных лучей).

Количество участников на переговорах должно быть минимальным (1-2 человека).

Повестка дня переговоров. Повестка дня – это отличный способ управления ходом переговоров. Наличие повестки дня вносит ясность в процедуру проведения заседания и стимулирует людей готовиться по запланированным к обсуждению вопросам. Повестку дня необходимо заранее предложить оппоненту для изучения.

Продолжительность заседания. Желательно выделить для переговоров немного больше времени, чем реально необходимо.

Начало переговоров:

1. Убедитесь в том, что все участники в сборе и готовы слушать.

2. Сформулируйте причину, по которой проводится встреча.

3. Перечислите пункты повестки дня и предложите регламент для их обсуждения.

4. Выясните, все ли присутствующие согласны с предложенным регламентом.

5. Сформулируйте позиции участников в той мере, в какой они совпадают с вашей целью.

6. Кратко сформулируйте, на какой результат вы рассчитываете по итогу переговоров.

Часто в профессиональной деятельности приходится вести переговоры определенных типов. Для таких переговоров могут быть разработаны типовые повестки (шаблоны):

- переговоры с новыми клиентами;

- переговоры с подрядчиками (с судоходными линиями, с операторами ж/д подвижного состава, с автомобильными перевозчиками, с терминальными комплексами и т.д.).

Проформа повестки дня для переговоров с клиентами (грузовладельцами). Типовая повестка дня может включать следующие разделы:

1. Презентация транспортной компании:

- направления деятельности;

- структура управления компанией и наличие аффилированных компаний;

- наличие активов и численность персонала;

- обзор клиентской базы;

- цифры и факты, касающиеся основной деятельности (статистика).

2. Вопросы кооперации с будущими/ действующими клиентами:

- объемы внешнеторговых перевозок по направлениям и периодам;

- процентное соотношение внешнеторговых и внутренних перевозок;

- текущая схема организации перевозок с действующими партнерами компании (с конкурентами);

- перечень операций, выполняемых компанией самостоятельно, и перечень операций, требующих участия внешнего подрядчика;

- перечень операций, которые может выполнять ваша компания;

- тенденции рынка перевозок в текущий период по направлениям (например, среднерыночный уровень фрахтовых ставок на те или иные направления, изменение ж/д тарифа, уровень ставок автотранспорта).

3. Заключение:

- направление перевозок, которое клиент хотел бы рассматривать с участием вашей компании;

- пункты, требующие улучшения в вашем предложении;

- планы перевозок в будущем периоде.