Засоби структуризації і первинної обробки даних

Раніше уже відзначалося, що до принципових переваг електронних таблиць як форми організації даних відноситься гнучке сполучення можливостей, що дає прив'язка інформації до комірок таблиці, з волею прийняття рішень про те, яку саме комірку вибрати для розміщення інформації. Однак дана «воля» має і зворотну сторону: найчастіше за неї приходиться платити на подальших етапах роботи, коли виникають проблеми з виконанням тих або інших операцій по автоматизованій обробці даних. Не секрет, що логіка таких операцій припускає наявність твердо формалізованої структури у вихідної інформації. Одним зі способів рішення цієї проблеми в Excel є списки.

Список — це таблиця, яка міститься на робочому листі Excel, дані в рядках якої мають однорідну структуру, тобто в кожнім стовпці списку розташовуються дані одного типу (число, текст, дата і т.п.). Для найменування комірки, що відноситься до деякого рядка списку й утримуючі дані відповідного типу, використовується термін поле. Поля списку можуть мати імена, що повинні розташовуватися в першому рядку таблиці.

До традиційних задач первинної (попередньої) логічної обробки даних відносяться сортування і вибірка за заданим критерієм (фільтрація).

У Excel можливе сортування по одному або декільком ключовим полям, у тому числі з підведенням загальних підсумків і проміжних підсумків по групах записів. Для того щоб відсортувати дані, слід:

· виконати команду меню Дані - Сортування;

· у діалоговому вікні, що з'явилося, вибрати параметри сортування. З їхньою допомогою можна задати три рівні ключів, що будуть використовуватися при упорядкуванні даних, напрямку упорядкування для кожного рівня (зростання/спадання), а також указати наявність (відсутність) у полів списку імен.

Якщо з загального списку необхідно вибрати лише частину інформації, що відповідає деяким умовам, то варто провести фільтрацію даних. Для простих умов фільтрації часто буває досить засобів Автофільтру.

Обмежимося коротким описом послідовності дій:

1. Виділити всю область списку (включаючи заголовок).

2. Виконати команду меню Дані - Фільтр - Автофільтр, після чого в рядку заголовків з'являться кнопки зі списками значень, що розкриваються.

3. За допомогою елементів керування, що з'явилися, кнопок можуть бути задані стандартні критерії добору (Усі, Перші 10..., усі рядки з конкретним значенням).

Для добору рядків списку за складними критеріями, наприклад таким, котрі містять вираження, що обчислюються, а також для розміщення результатів фільтрації в довільному місці робочого листа служить команда меню Дані - Розширений фільтр.

Зведені таблиці — засіб обробки і представлення даних, що набагато перевершує по можливостях і зручності використання традиційні списки з проміжними підсумками. Це інтерактивна таблиця на робочому листі, що дозволяє підсумувати великі обсяги даних, вибравши підходящий метод обчислень (а не тільки підсумовування!). Для побудови зведеної таблиці використовуються запити до зовнішніх баз даних. Для цього застосовується техніка запитів за зразком, і в даному випадку списки обов'язково повинні містити імена полів у першому рядку.

Зведена таблиця створюється за допомогою Майстра зведених таблиць (команда меню Дані - Зведена таблиця...). Режим майстра складається з чотирьох послідовних етапів, у ході яких користувач у режимі діалогу задає параметри побудови зведеної таблиці:

1) перший і другий кроки — вибір джерела даних,

2) третій — створення макета зведеної таблиці визначення полів зведеної таблиці і їхньої орієнтації, вибір функції підсумовування (зведення) для полів даних;

3) четвертий — визначення розміщення зведеної таблиці.

Підсумки в таблицях. Підсумки підводять з метою визначення кращих, гірших, сумарних, середніх показників діяльності фірми в деяких країнах, містах, підрозділах тощо. Для цього спочатку рядки в таблиці сортують з метою групування (розташування поруч) даних, що стосуються кожної країни, міста чи підрозділу. Для отримання підсумків до впорядкованої таблиці застосовують команду Дані – Підсумки, де задають: 1) назву поля, що містить об’єкти, для яких створюють підсумки, наприклад, Країна; 2) операцію підсумовування і 3) назву поля, що містить дані, які підлягають підсумовуванню (наприклад, Всього або/і Березень). Операції підсумовування є різні: сума, максимум, мінімум, середнє значення, відхилення від норми тощо.