Організація автоматизованого обліку основних засобів

Облік основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НМА) здійснюється протягом усього життєвого циклу, від надходження на підприємство і до моменту їх ліквідації чи реалізації.

Типовими формами первинної документації, якими оформлюють операції з обліку основних засобів, є такі уніфіковані форми документів:

· ОЗ-1 - акт приймання-передавання основних засобів (для внутрішнього переміщення);

· ОЗ-2 - акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів;

· ОЗ-3 - акт на списання основних засобів;

· ОЗ-4 - акт на списання автотранспортних засобів;

· ОЗ-5 - акт про установлення, пуск та демонтаж будівельної машини;

· ОЗ-6 - інвентарна катка обліку основних засобів;

· ОЗ-7 - опис інвентарних карток з обліку основних засобів;

· ОЗ-8 - картка обліку руху основних засобів;

· ОЗ-9 - інвентарний список основних засобів;

· ОЗ-14, ОЗ-15, ОЗ-16 – розрахунок амортизації основних засобів.

Із первинних документів формується вхідна інформація під час автоматизованого розв’язання задач з обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.

Основні завдання організації обліку й контролю наявності та руху основних засобів:

ü правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в регістрах обліку надходження, внутрішнього переміщення і вибуття об’єктів основних засобів;

ü контроль за збереженням основних засобів;

ü контроль за витратами на ремонт основних засобів, а також за ефективністю використання основних засобів;

ü правильне обчислення та відображення в обліку сум амортизації;

ü отримання документально обґрунтованих даних про наявність та рух основних засобів за місцем їх експлуатації, а також у розрізі осіб, відповідальних за їх збереження;

ü виявлення результатів від реалізації об’єктів основних засобів або іншого їх вибуття.

Ефективного результату можна досягнути з використанням інформаційних систем і комп’ютерних технологій в обліку.

Задачі можна розв’язувати по-різному:

Ø із застосуванням електронних таблиць;

Ø із застосуванням власних програмних продуктів, розроблених силами підприємства;

Ø із застосуванням універсального програмного забезпечення, запропонованого фірмами-розробниками для проведення розрахунків із планування, обліку, контролю та аналізу.

Так, для виконання облікових робіт широкого використання набули такі програмні комплекси, як „1С : Підприємництво”, „Парус”, „БЕСТ”, „Галактика” тощо. Крім того, користувач може скористатися окремими їх модулями, які, наприклад, забезпечують облік основних засобів, складський облік, торгівлю, заробітну плату тощо.

5. Ведення обліку основних засобів за допомогою програми “1С: Бухгалтерія7.7”

Облік основних засобів ведеться в розрізі двох видів субконто: номенклатури основних засобів та місць зберігання. Їм відповідають довідники: „Необоротні активи” та „Місця зберігання”.

Довідник „Необоротні активи” призначений для зберігання списку необоротних матеріальних і нематеріальних активів.

Довідник „Місця зберігання” призначений для зберігання інформації про місця зберігання ТМЦ і необоротних активів. Існує два типи місць зберігання:

- Склад – приміщення, площадка і т.д.

- МВО – матеріально-відповідальна особа (працівник підприємства, назву якого вибирають з довідника Співробітники).

При реалізації комп’ютерного обліку необоротних активів можуть здійснюватися такі господарські операції:

- ввід в експлуатацію

- списання

- ліквідація

- ремонт

- нарахування амортизації тощо.

Найпоширенішою є операція придбання основного засобу у постачальника та введення його в експлуатацію. Для автоматизації процесу відображення цих операцій в комп’ютерному обліку призначені такі документи:

1. Банківська виписка, платіжне доручення та видатковий касовий ордер використовується для здійснення оплати основного засобу, отриманого від постачальника з розрахункового рахунку чи каси підприємства (не розглядається в цьому комплексі задач).

2. Прибуткова накладна використовується для оприбуткування основного засобу на баланс підприємства.

3. Акт введення в експлуатацію використовується для оформлення введення в експлуатацію об’єкта основного засобу.

Діалогова форма документа Прибуткова накладназаповнюється на основі супровідних документів постачальника (накладної). Екранна форма документа має основні реквізити та реквізити табличної форми. Документ автоматично генерує проведення з надходження основних засобів.

Для відображення вводу основного засобу в експлуатацію в програмі передбачено використання документа Ввід в експлуатацію, який можна одержати наступним чином: Журнали - Необоротні активи і МШП - Ввід в експлуатацію. Документ автоматично генерує проведення, яким відображається введення в експлуатацію основних засобів в журналі проведень.

Для нарахування амортизації використовується документ Нарахування зносу. Документ автоматично формує проведення в дебет рахунків витрат і кредит рахунку 13 „Знос необоротних активів” по кожному об’єкту основних засобів та виконує розрахунок сум амортизаційних відрахувань. Також документ забезпечує контроль залишкової вартості по кожному інвентарному об’єкту, а також контроль за проставленням необоротних активів на облік.

Перед введенням документа Нарахування зносу всі реквізити вкладки Додатково довідника Необоротні активи мають бути повністю заповнені.

Операції щодо ремонту та модернізації основних засобів відображаються в обліку за допомогою документа Модернізація необоротних активів.

При ліквідації необоротних активів використовують документ Ліквідація необоротних активів.

Також в типовій конфігурації програми можна реалізовувати облік внутрішнього переміщення основних засобів, переоцінку основних засобів та оренду основних засобів.

Контрольні запитання

1. Основні задачі обліку основних засобів.

2. Особливості автоматизованого обліку основних засобів.

3. Особливості автоматизованого обліку необоротних матеріальних активів.

4. Вихідні звіти, що формуються в процесі розв’язання задач з обліку основних засобів.

5. Вихідні звіти, що формуються в процесі розв’язання задач зі необоротних матеріальних активів.

6. Дайте визначення основних засобів, нематеріальних активів та назвіть особливості їх класифікації, як вони вливають на автоматизоване оброблення.

7. Назвіть, які рахунки з плану рахунків забезпечуватимуть на прикладі програмного комплексу, розкрийте особливості ведення синтетичного та аналітичного обліку.

8. Охарактеризуйте нормативно-довідкову інформацію з обліку НМА, назвіть особливості формування довідників.

9. Охарактеризуйте особливості формування електронних первинних документів, що описують господарські операції наявності та руху основних засобів.

10. Назвіть особливості коригування облікових даних.

11. Розкрийте особливості ведення електронної картотеки основних засобів.

12. Охарактеризуйте основні форми вихідної інформації, періодичність формування та назвіть її користувачів.

13. Охарактеризуйте інформаційні потоки з обліку основних засобів.