Організація автоматизованого обліку основних засобів. 5. Ведення обліку основних засобів за допомогою програми “1С: Бухгалтерія7.7”

5. Ведення обліку основних засобів за допомогою програми “1С: Бухгалтерія7.7”

1. Загальна характеристика інформаційної системи „1С: Підприємство”

„1С: Підприємство” – це універсальна комп’ютерна система, яка призначена для автоматизації діяльності підприємств різних видів і форм. Вона використовується для автоматизації функцій оперативного управління і господарського обліку. Цю систему від інших відрізняє:

1) конкретний набір об’єктів;

2) структури інформаційних масивів;

3) алгоритми оброблення облікової інформації.

ІС „1С: Підприємство” має компонентну структуру. Кожна компонента має свій механізм оброблення інформації. Компонентами системи є:

- „Бухгалтерський облік для України”

- „Оперативний облік”

- „Розрахунок”.

Компонента „Бухгалтерський облік для України” призначена для відображення господарських операцій, які здійснюються на підприємстві. Вона маніпулює такими поняттями, як бухгалтерські рахунки, операції і проведення, і дає змогу здійснювати на об’єкті:

- синтетичний облік з використанням кількох планів рахунків паралельно;

- багатовимірний і багаторівневий кількісно-вартісний аналітичний облік:

- валютний облік.

Крім того, в компоненті можна організувати ведення бухгалтерського обліку для кількох підприємств на базі спільного інформаційного забезпечення.

Компонента „Оперативний облік” призначена для автоматизації оперативного обліку наявності та руху засобів (товарних, матеріальних, грошових й інших). Однією з головних областей застосування цієї компоненти є автоматизація обліку складських і товарних операцій на підприємствах з великою номенклатурою виробничих запасів (понад 100000 назв).

Компонента „Розрахунок” призначена для автоматизації складних розрахунків, які здійснюються періодично. Однією з головних областей застосування такої компоненти є автоматизація обліку праці і заробітної плати (у разі чисельності персоналу понад 50 осіб).

Працюючи з ІС користувач (бухгалтер) формує інформаційну базу і здійснює всі необхідні для виконання його професійної діяльності розрахунки. При цьому оперують базовими об’єктами, які мають назву:

- константи (довідкові дані, які змінюються зрідка: назва фірми, ідентифікаційний код, адреса, ставка ПДВ тощо);

- довідники (для описання даних з деякою множиною значень);

- перерахування (список можливих значень реквізиту);

- документи (за їх допомогою організується введення в систему інформації про здійснювані на об’єкті господарські операції, її перегляд і коригування; це своєрідні електронні аналоги звичайних паперових документів, що використовуються на об’єкті управління і призначені для збереження основної інформації про всі господарські події, здійснювані на ньому в певному періоді; крім формування, важливою особливістю документа є його проведення);

- журнали (використовуються для роботи з документами(формувати, переглядати, редагувати, знищувати), дозволяють групувати документи для перегляду і швидкого доступу до них);

- звіти і обробки (для отримання звітної інформації за алгоритмом оброблення економічної інформації на вмонтованій об’єктно-орієнтованій мові системи).

Синтетичний облік в компоненті Бухгалтерський облік для України здійснюється за планом рахунків. Для ведення аналітичного обліку за певним бухгалтерським рахунком в компоненті Бухгалтерський облік для України використовується набір значень – субконто(назви основних засобів, виробничих запасів, товарів, контрагентів, прізвища співробітників і інші набори об’єктів).

Відображення руху засобів по рахунках (як у вартісному, так і кількісному вимірі) здійснюється у вигляді операцій і проведень. Операцією вважається будь-яка господарська дія,, яка спроможна викликати зміни стану засобів підприємства.

Операція в ІС „1С: Підприємство” формується, як правило, автоматично під час заповнення і проведення певного документа.

Для ручного введення операцій в ІС створено спеціальний вид документа Операція, який використовується лише як „носій” інформації, введеної вручну.

Для того, щоб уведена операція викликала зміни в бухгалтерських підсумках, вона обов’язково має містити проведення. Проведення – це єдиний елемент даних в компоненті, спроможний змінити стан засобів, які відображаються в бухгалтерському обліку.

Операція містить одне чи декілька проведень. Однак проведення не існують окремо від операцій. Кожне проведення належить одній і тільки одній операції.

Інформаційна база компоненти (ІБ) „Бухгалтерський облік для України” побудована на методологічних принципах створення АІС в економіці і являє собою сукупність упорядкованої облікової інформації, що використовується в компоненті у процесі її функціонування.

ІБ поділяється на дві частини: позамашинну та машинну. Основою позамашинної ІБ компоненти є документи. За призначенням, способом формування та використання розрізняють документи первинні (вхідні) та результатні (вихідні, звітні).

За бухгалтерським змістом первинні документи в компоненті відповідають однойменним паперовим бухгалтерським документам.

Другою складовою поза машинної ІБ компоненти є звітні документи (звіти). Усі звіти, формування яких передбачено в 1С, за функціональним призначенням поділяються на групи:

- стандартні звіти

- оперативні звіти

- регламентовані звіти

- спеціалізовані звіти.

Машинна ІБ компоненти складається з масивів нормативно-довідкової та оперативної інформації.

Масиви оперативної інформації формуються автоматично в процесі введення первинних документів.

Нормативно-довідкову інформацію в компоненті подано константами та довідниками.